挨拶メールの書き出しは「初めまして」で始めていい？ 初めてメールするときの書き方とビジネスマナー

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挨拶メールの書き出しはどうする？

「初めまして」は、文字通り、「初めてお目にかかります」という意味です。なぜ「始めまして」という文字ではなくて「初めまして」なのでしょうか。それは、「何かを始める」からではなくて、「お初にお目にかかります」という意味の「初めまして」だからです。

初めて送る挨拶メールでは「お世話になっております」というメールの書きだしでは不自然となります。ただし、社内で業務の担当を引き継いだ場合には、同じ業務を継続するので「お世話になっております」でもよいケースがあります。担当者が変わったことを知らせる挨拶では「初めまして、この度、担当を引き継ぐことになりました○○と申します。何卒よろしくお願い申し上げます。」という書き出しで挨拶を交わすようにしましょう。

「初めまして」ほかの言い回しは？

挨拶メールでより丁寧な印象を与えたい場合は、以下の言い換えもすることができます。

・初めてメールを送らせていただきます。
「初めてメールを送らせていただきます」という言い方にすると、「初めまして」よりも丁寧な印象になります。

例）○○株式会社○○部○○様
初めてメールを送らせていただきます。
私は、○○株式会社で商品開発を担当しております○○○○と申します。
何卒よろしくお願い申し上げます。
今回は、当社で開発した新商品のご案内でご連絡させていただきました。

宛先を先に書いて、はじめましての挨拶、自己紹介の順となります。はじめての相手なので、自己紹介はできるだけ丁寧にしたほうがいいでしょう。相手に素性を理解してもらい、警戒心を取り除くことが重要です。

・突然メールをお送りして大変失礼いたします。
この挨拶文も初めての相手にメールを送る際の代表的な挨拶です。

例）○○株式会社○○部課長○○様
突然のメール失礼いたします。
私は、○○株式会社で営業を担当しております○○○○と申します。
何卒よろしくお願い申し上げます。
この度は、弊社で扱っております新商品についてご紹介させていただきたく
ご連絡をさせていただいた次第です。

営業で挨拶メールを送る際のポイント

新規の会社へ挨拶メールを送る際には、怪しいメールやスパムと勘違いされないように件名（メールタイトル）に一工夫する必要があります。また、受け取った相手が、「自分に関係しているメールかもしれない」と、思うような工夫も欠かせません。例えば、相手の会社が扱っている商材に関連したキーワードを盛り込むなどの工夫をすると、開封率がアップするかもしれません。

・件名に用件をはっきり明記する

例）件名：○○株式会社の○○常務よりご紹介いただきました【新しい経理システムのご紹介】

例）件名：○○株式会社の営業担当○○様よりご紹介いただいた○○株式会社の○○○○と申します。

・「初めまして」はスパムと間違えられる恐れがあるので控える
「初めまして」は、スパムメールなどでもよく使われる典型的な件名です。開封率を上げるカギは件名がにぎっているので、不審に思われない工夫が必要です。

例）件名：○○の件に関してご連絡させていただきました。○○株式会社の○○○○と申します。

例）件名：貴社ポータルサイトの◯◯サービスを拝見し、ご連絡させていただきました。

「初めまして」のような典型的な挨拶ではなく、できるだけ具体性のある件名にすることが大切です。上記の例文では、「○○の件」「○○株式会社の○○○○」「貴社ポータルサイト」「○○サービス」などが具体的な内容になっています。

挨拶メールの結びは？

例）今後ともよろしくお願い申し上げます。

例）ご検討のほどよろしくお願いいたします。

例）引き続きよろしくお願い申し上げます。

初めましてメールの場合も、普段からやり取りのある相手へのメールも、結びの言葉にそれほどの違いはありません。結びはメール内容にあわせて変化します。例えば、新商品の案内であれば、「ご検討のほどよろしくお願いいたします。」という結びになります。

まとめ

今回は、初めての相手に送信する挨拶メールについて解説してきました。初めての相手に挨拶をするためのメールであれば、一般的に使われている「初めまして」という件名や挨拶でかまわないでしょう。しかし、目上の人や大切な取引相手などへ挨拶をする場合は、「初めまして」ではなくて「初めてメールをさせていただきます。○○株式会社の○○○○と申します」のような丁寧で具体性のある文面が適当です。

営業のメールの場合は、開封してもらえるような工夫が必要です。開封のカギを握っているのはメールの件名なので、より簡潔に要件と不審な者でないことを伝えるように工夫しましょう。

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・執筆：山下ユキマル
デザイン事務所などでクリエイターを務めた後、現在はフリーライターとして活動中。毎週水曜日の夜にひらかれていたH賞詩人の現代詩教室に10年ほど通い、現代詩手帖やユリイカなどへの寄稿経験を持つ。趣味は料理とランニング。