反省文の書き方と例文！ 始末書との違いや書く際の注意点もチェックしよう

反省文は、企業に勤めるようになったあとも書く機会があります。

学生時代とは異なり、 会社員の反省文は給与の査定にもつながる恐れがあるため、軽く考えてはいけません。

反省文を書くことなく過ごすことが一番ですが、もしも書かなければならない場面に遭遇した際、焦らずに書けるようになったほうがよいでしょう。

そこで、この記事では反省文の書き方や、反省文以外の始末書や顛末書について説明しています。

反省文とはなに？いつ書くの？

反省文とは、業務上のミスが発生した時に、その失敗に基づいた反省の気持ちを記した文章のことを指します。

社会人だけではなく、たとえば校則違反をした中高生なども書く機会はあるでしょう。

会社の場合、ミスの程度によって「顛末書」や「始末書」を求められることもありまず。

たとえば、自分の書いた伝票による誤配送、取引先とトラブルを起こした場合など、ミスの内容もさまざまです。

従業員がミスを犯した場合、会社は当人にその責任を自覚させ、記録として残すために「反省文」「顛末書」「始末書」といった書類を作成させます。

そのため、はからずしも書くことになってしまった際は、しっかりと反省の気持ちを込めて書くようにしましょう。

「反省文」「顛末書」「始末書」の違いとは？

「反省文」「顛末書」「始末書」はどれもミスやトラブルを記録するもの、という意図は同じですが、文書の重みによって使い分けをする必要があります。

それぞれの違いについて、以下の表にまとめました。

	内容	ミスの程度
反省文	自分が犯したミスの内容を記し、謝罪するための文書	小
顛末書	事実関係・因果関係を明確にし、謝罪するための文書	中
始末書	重大な失態を犯してしまい、自分の進退について会社に指示を仰ぐために作成する文書	大

「始末書」の先まで行くと「進退伺」と呼ばれる「辞表」一歩手前の文書になります。

さらに 「始末書」からは給与査定にも大きく影響するため、より気を付けなければなりません。

また、取引先に迷惑を掛けた場合は、社内用の書類と、取引先にも経緯を説明する書類を提出すべきです。

反省文の基本的な構造

反省文で書くべき内容は、以下3つです。

• ・事実と原因
• ・反省と謝罪
• ・今後の対策

まず最初に、 何に対する反省文であるかという事実の認識と説明や原因などを書きます。

次にその事実に対して、自分がどう考えているかという反省と謝罪を、最後に今後どのようにしていくかという対策を記載しましょう。

【具体例】実際の反省文の例文が見たい！

反省文を実際に書く前に、まずは具体例を確認してみましょう。

反省文は社会人のみが書くものではなく、学生でも書くことがあります。

具体的に以下4つについて説明します。

• ・基礎的な反省文
• ・業務ミスの反省文
• ・中学生、高校生が書く反省文
• ・大学生が書く反省文

基礎的な反省文

反省文は、 A4用紙1枚以内にすべてがおさまるように書きます。

基本的には横書きで、手書きで書きましょう。

会社によってはパソコンで作成しても問題ない場合がありますが、手書きかパソコンかは上司に確認をとるようにしてください。

業務ミスの反省文

業務ミスの場合、書くべき項目は以下のとおりです。

• ・宛名…左上に書きます。上司の名前と部署、役職名を書く場所です。
• ・日付…右上に書きます。西暦ではなく元号で書きましょう。
• ・タイトル…真ん中に、大きめのフォントで「反省文」と書きます。
• ・作成者の所属と名前…タイトルの右上、もしくは本文後の右下に、自身の部署と氏名を書きます。
• ・本文と締め…上述した3つの構造で本文を書きます。最後に締めの文章を入れることを忘れないようにしましょう。
• ・捺印…印鑑をつけるべきかどうかは会社によって異なるため、聞きましょう。

本文の内容としては、具体的には以下のとおりです。

「私は平成○年△月×日に自らの不注意により商品を破損いたしました。 これにより、お客様および当社スタッフに多大なるご迷惑をお掛けしましたことを心からお詫び申し上げます。 今後は、このようなミスを二度と起こすことのないよう、細心の注意を払って業務に当たる所存です。 」

ビジネス文書であるため、時候のあいさつや頭語などは省きます。

大切なことは、本文内に反省と謝罪、そして今後の対策について書くことです。

中学生、高校生が書く反省文

学生が反省文を書く際は、学校指定の作文用紙が配布される場合が多いです。

ほとんどの場合、縦書きかつ手書きのことが多いでしょう。

書くべき項目は以下のとおりです。

• ・タイトル…作文用紙の一行目に書きます。中央に寄せて「反省文」とかいてください。
• ・所属と氏名…「〇年▼組〇〇　〇〇」と書きます。
• ・本文…本文の内容は、原稿用紙が1枚であれば3/4以上、2枚の場合は2枚半以上書きましょう。
• ・日付…本文が終わった後に書きます。

学生の反省文も、会社の反省文と同じです。

• ・事実と原因
• ・反省と謝罪
• ・今後の対策

これらの構成で書き、しっかりと反省の気持ちをあらわしてください。

大学生が書く反省文

大学は担任という制度もないため、中高生でいわれたような「遅刻」や「授業態度」が理由の反省文を書くことはありません。

しかし、 大学生は大人に近づいている身分でもあるため、以下のような場合書くことを求められることがあるでしょう。

• ・サークルの迷惑行為
• ・書類の不備

社会人と同じ対応を求められるのが大学生であるため、しっかりと書くことで真摯な態度を証明してください。

大学に提出を求められる反省文の書く項目は、以下のとおりです。

• ・宛名…左上に大学名と学長の氏名を書きます。
• ・タイトル…中央に寄せて「〇〇へのおわび」などとかいてください。
• ・所属と氏名…「〇〇学部▼年生　〇〇」と書きます。
• ・本文と締め…3つの構造で本文を書きます。最後に締めの文章を入れることを忘れないようにしましょう。
• ・日付…本文が終わった後に書きます。

反省文を書くときの注意点

反省文を書くときには、以下の点に注意してください。

• ・正しい敬語で書く
• ・謝罪の言葉が型どおり、事務的にならないように
• ・決意や対策は断言した文章で書く
• ・期日より早めに提出する

「申し訳ございません」「失礼いたしました」などは謝罪としてよく使いますが、 使いすぎると気持ちこもっていないように思われてしまい、反省文の意味がありません。

 「弁解の余地がありません」や「不徳の致すところです」など自分のミスを全面的に認め、謝罪することが大切です。

なによりも、反省の気持ちを伝えることが大切なので、期日より早めに提出することで誠実な対応を示すことを心がけましょう。

反省文以外の書き方は？

反省文以外にも、始末書や顛末書を書くこともあります。

書き方を確認し、正しい対応をおこなうようにしてください。

始末書の書き方

反省文よりも大事な謝罪と反省の意を伝えるため、「始末書」の作成を求められることがあります。

反省文は反省の意を示すものですが、始末書は反省文の色合いがより強くなり、正式な形で謝罪の気持ちと経緯を示すものです。

始末書は、社外の取引先やクライアントへの謝罪と経緯報告の目的で作成される場合もあります。

そのため、より素早く提出することを心がけましょう。

▼もっと詳しく「始末書」をチェック！ 失敗したらこれ！ 評価を取り返す始末書の書き方講座

顛末書の書き方

反省文より一段階重みがあるものとして「顛末書」があります。

顛末書は、なぜそのようなことが起きたのかを報告するための文書です。

顛末書を作成する主な目的は、発生したトラブルの原因や対応について分析し、再発防止につなげることであるため、対策や原因を詳細に書くようにしましょう。

▼もっと詳しく「顛末書」をチェック！ 「顛末書」とは？ 書き方と例文をチェック

反省文でよく使う言葉「自分の甘さのせいです」のほかは？

反省文を書く際は、「申し訳ありませんでした」などといった反省の言葉を多用することは推奨できません。

できる限り多くの言葉を使い、反省の意思を伝えるようにしましょう。

具体的には、以下のような文章を使いこなし、多用を避けるべきです。

• ・自分の甘さが招いたことです。
• ・二度と同様のミスを起こさぬよう業務に精励する証しとして本書を提出いたします。
• ・多大なご迷惑を与えましたことは不徳の致すところです。

反省の意味をしっかりと込めて、書いてください。

まとめ

反省文は誰も書きたくはありませんが、自らのミスで会社の業務を阻害したとなれば書かざるを得ません。

きちんとした反省文を書いて提出し、自らの戒めとするのが良いでしょう。

「始末書」までいくと給与査定に影響し、減給もあり得ます。

 会社に提出を求められる謝罪文書の類いを軽く考えず、 しっかりと書き謝罪や反省の気持ちを証明してください。

(高橋モータース＠ｄｃｐ)