「顛末書」とは？ ビジネスシーンで使える書き方をチェック（例文あり）

ビジネスにおいて、 何かミスがおきたり問題が生じた場合は「顛末書（てんまつしょ）」を作成する必要 があります。

顛末書は反省文とは違い、状況の報告や是正対策などのこまかな事を書く資料であり、 企業との信頼を再構築するために重要な書類 です。

しかしながら、顛末書を書く事態が発生したところで、実際に書ける方も少ないでしょう。

この記事では、顛末書についてや顛末書の書き方などくわしく説明しています。

「顛末書」は何のために作成するもの？

顛末書は、 なぜそのようなことが起きたのかの一部始終を報告するための文書 です。

顛末書と似たような書類に「始末書」がありますが、始末書は反省文的な意味合いがあります。

顛末書を作成する主な目的は、 発生したトラブルの原因や対応について分析し、再発防止につなげること です。

始末書とは違い、顛末書は反省文ではありません。

個人的な謝罪をするのではなく、どのようにしてトラブルやミスが生じる経緯に陥ったかを客観的に記す必要があります。

顛末書を書くポイント4選

顛末書を書く際には、以下の4つのポイントがあります。

1. 1.事実を正しく記載する
2. 2.事実を客観的に、簡潔に書く
3. 3.トラブル解決のための対策
4. 4.謝罪・反省的な内容

反省文のような始末書とは違い、顛末書は細かく記す必要 があります。

一つひとつ確認していきましょう。

1.事実を正しく記載する

顛末書を書く際は、 まずは事実を正しく記載 しましょう。

どのようなトラブルが発生し、どのような結果になったのか。

また、トラブルが発生した日時、場所、関わった人員、どのような状況でトラブルが発生したか、詳しく正確に記載します。

顛末書で事実は隠さず、ありのままをわかりやすく記載するようにしましょう。

2.事実を客観的に、簡潔に書く

顛末書に求められているのは、 トラブルの事実関係のみ です。

反省文的な意味合いの強い始末書の場合、主観的な書き方で謝罪の意を示す文も入れますが、顛末書には必要ありません。

また、内容がわかりにくいのでは意味がありませんので、わかりやすく簡潔な文章である必要があります。

「いつ（When）、どこで（Where）、誰が（Who）、何を（What）、なぜ（Why）、どのように（How）」の5W1Hを意識して、以下3つのポイントを抑えながら顛末書を書いていきましょう。

• ・いつ（When）、どこで（Where）、誰が（Who）、何（What）をしたのか？
• ・なぜ（Why）ミスやトラブルが起こったのか？
• ・どのような（How）ミスやトラブルが起きたのか？

3.トラブル解決のための対策

顛末書には 「今後、同じような失敗を繰り返さないために活用する」目的があります 。

単に「このようなことがありました」という報告書ではありません。

トラブルに対して具体的にどのような対応をしたのか、再発防止のためにどのような対策をするのか、といったことも求められます。

そのため、トラブル解決のための対策や、今後の是正対策についてもしっかりと記入しましょう。

4.謝罪・反省的な内容

始末書と顛末書は違うという説明をしましたが、 企業によっては顛末書にも反省的な内容を求める場合 があります。

このような場合には、適切な謝罪・反省の言葉を盛り込む必要があります。

ただ、顛末書についてはトラブルの当事者ではなく、トラブルを客観的に判断できる者が書くこともあります。

そのような場合、不自然にならないように顛末書にまとめましょう。

顛末書を書くタイミング

顛末書を書くのは、トラブルが発生してすぐではありません。

トラブルにどのように対応したのか、今後どのような対策をするのかという内容が必要になるため、 事態がある程度収束してから書くことになります 。

顛末書のフォーマットを確認しよう

各種書類のフォーマットを用意している企業もありますが、フォーマットがない場合には必要な要素を記載して書類を作成します。

顛末書に書く内容は以下の8つです。それぞれについて確認しておきましょう。

• ・日付……書類を作成した日付です。
• ・宛名……社長宛てに書くことが多いですが、宛名は上司に確認しましょう。
• ・作成者名……顛末書を書く人の名前を書きます。
• ・顛末書……「顛末書」という記載が必要です。左右の中央に書きます。
• ・概要……いつ発生し、どのようなトラブルの顛末書なのかを記載します。
• ・記……顛末書の概要に続き、本題に入る前に「記」と書く場合があります。フォーマットによっては必須ではありません。
• ・顛末書本文……トラブルの概要、対応、対策など、顛末書の中心となる部分です。
• ・以上……最後は「以上」でまとめます。手紙ではないので「敬具」などとは書きません。

手書きかパソコン作成かは、企業によって異なりますので、確認をしておきましょう。

顛末書の例文

顛末書の例文をご紹介します。

上記で述べたポイントやフォーマットについて確認しましょう。

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令和2年5月10日　

田中太郎様　

人事部人事課

作成太郎　

顛末書　

令和2年3月10日に発生しました商品の誤発注につきまして、その原因と対応、今後の対策の詳細を下記の通りご報告いたします。　

記　

1.発生の経緯

・令和2年3月10日10時15分、アルバイトスタッフAがB社に「シュークリーム」をインターネットのフォームより発注。

・令和2年3月15日14時00分、B社より発注した商品が納品。

この時点で、発注個数に誤りがあり、10個入荷するところを40個発注していたことが判明。

・商品はそのまま納品し、倉庫に保管。

2.事後の経緯

対象商品は消費期限に余裕があったため、倉庫で引き続き管理。

次回の発注は在庫を確認してから行うことを通達。

3.本件における損害

今回の誤発注において、金銭的な損害は発生していない。

ただし、過剰に仕入れた商品が倉庫のスペースを圧迫しており、他の商品の仕入れや倉庫内での作業に若干の影響を及ぼしていると考えられる。

4.誤発注の原因

今回の誤発注は、アルバイトスタッフのデータ入力時におけるキー入力ミスおよび、入力内容の確認を怠ったことが原因と結論付けた。

また、誤差が少なかったため、B社でも誤発注に気付かなかったのも災いした。

通常、B社への発注の操作はアルバイトでもリーダー以上のランクの者が行っているが、このときはシフトの責任者が他の業務に当たっており、Aに代わりに操作をさせていたということが判明した。

5.今後の対策

・いかなる状況であれ、業務は担当者が責任を持って行うことを徹底するよう通達。

・商品の仕入れについては、商品名、数量など、発注確定前の確認を徹底するよう通達。

・研修目的など担当者以外が業務を行うに当たっては、その時点での現場責任者が付き添い、確認しながら行うよう指示。

以上　

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顛末書の提出の仕方

顛末書は基本的には社内向けの書類なので、 提出の際には封筒に入れる必要はありません 。

クリアファイル等に挟んで提出すると良いでしょう。

社外に送る顛末書はどうする？

顛末書は原則社内に提出する書類なので、 社外に顛末書は送付しません 。

しかし、何か取引先でも迷惑をかけてしまった場合は、謝罪文を提出すると良いでしょう。

顛末書は人事評価に影響を与える？

必ずしも人事評価に影響を与えるとは言えません 。

会社によっては給与の変化も人事異動への影響に及ばないこともありますし、逆に人事評価に多大な影響を及ぼすこともあります。

しかし、失敗は誰でも犯すものです。

顛末書を書くことになっても、その後の対応が最も大切になるでしょう。

顛末書を書く事態になっても冷静に対処しよう！

顛末書を書くのは、ミスをしたことへの謝罪のためではなく、 これから同じようなトラブルが起きないようにすることや、トラブルが起きたときの対処法を考えるため です。

もちろん、顛末書を書かないようにすることも大切ですが、顛末書を書く事態になっても冷静に対処することが何よりも重要となります。

失敗は誰にでもあることです。

次から同じことを繰り返さないよう、しっかり顛末書にまとめましょう。

(藤野晶＠ｄｃｐ)