「顛末書」とは? ビジネスシーンで使える書き方をチェック(例文あり)

2018/05/17

仕事全般

顛末書(てんまつしょ)とは、業務上のトラブル、ミス、不祥事などがあったときに、自らの会社(社内)や、職場、勤務先に対して、その問題やトラブルの一部始終を報告するために作成する書類です。社会人になると、様々な必要書類を作成する機会が出てきます。「顛末書」もそんな書類の一つです。この顛末書はどのようなタイミングで書く書類なのでしょうか。またその意味は? 今回は「顛末書の書き方」を例文付きで詳しくご紹介します。

「顛末書」とは? ビジネスシーンで使える書き方をチェック(例文あり)

「顛末書」は何のために作成するもの?

顛末書と似たような書類に「始末書」がありますが、始末書は反省文的な意味合いがあるのに対し、顛末書はなぜそのようなことが起きたのかの一部始終を報告するための文書です。顛末書を作成する主な目的は、発生したトラブルの原因や対応について分析し、再発防止につなげることです。

始末書とは違い、顛末書は反省文ではありません。個人的な謝罪をするのではなく、どのようにしてトラブルやミスが生じる経緯に陥ったかを客観的に記す必要があります。顛末書を書く際には、以下のような点を押さえておきましょう。

顛末書を書くポイント1 事実を正しく記載する

どのようなトラブルが発生し、どのような結果になったのか。また、トラブルが発生した日時、場所、関わった人員、どのような状況でトラブルが発生したか、詳しく正確に記載します。顛末書では事実は隠さず、ありのままをわかりやすく記載するようにしましょう。

顛末書を書くポイント2 事実を客観的に、簡潔に書く

反省文的な意味合いの強い始末書の場合、主観的な書き方で謝罪の意を示す文も入れます。しかし、顛末書に求められているのは、トラブルの事実関係のみです。また、内容がわかりにくいのでは意味がありませんので、わかりやすく簡潔な文章である必要があります。

「いつ(When)、どこで(Where)、誰が(Who)、何を(What)、なぜ(Why)、どのように(How)」の5W1Hを意識して、以下ポイントを抑えながら顛末書を書いていきましょう。

・いつ(When)、どこで(Where)、誰が(Who)、何(What)をしたのか?
・なぜ(Why)ミスやトラブルが起こったのか?
・どのような(How)ミスやトラブルが起きたのか?

顛末書を書くポイント3 トラブル解決のための対策

顛末書は、単に「このようなことがありました」という報告書ではありません。今後、同じような失敗を繰り返さないために活用する目的がありますので、トラブルに対して具体的にどのような対応をしたのか、再発防止のためにどのような対策をするのか、といったことも求められます。

顛末書を書くポイント4 謝罪・反省的な内容

始末書と顛末書は違うという説明をしましたが、企業によっては顛末書にも反省的な内容を求める場合があります。このような場合には、適切な謝罪・反省の言葉を盛り込む必要があります。

ただ、顛末書についてはトラブルの当事者ではなく、トラブルを客観的に判断できる者が書くこともあります。そのような場合、不自然にならないように考えて顛末書にまとめましょう。

顛末書を書くタイミング

顛末書を書くのは、トラブルが発生してすぐではありません。トラブルにどのように対応したのか、今後どのような対策をするのかという内容が必要になるため、事態がある程度収束してから書くことになります。

顛末書のフォーマットを確認する

各種書類のフォーマットを用意している企業もありますが、フォーマットがない場合には必要な要素を記載して書類を作成します。

・日付……書類を作成した日付です。
・宛名……社長宛てに書くことが多いですが宛名は上司に確認しましょう。
・作成者名……顛末書を書く人の名前を書きます。
・顛末書……「顛末書」という記載が必要です。左右の中央に書きます。
・概要……いつ発生したどのようなトラブルの顛末書なのかを記載します。
・記……顛末書の概要に続き、本題に入る前に「記」と書く場合があります。フォーマットによっては必須ではありません。
・顛末書本文……トラブルの概要、対応、対策など、顛末書の中心となる部分です。
・以上……最後は「以上」でまとめます。手紙ではないので「敬具」などとは書きません。

顛末書の提出の仕方

顛末書は基本的には社内向けの書類です。提出の際にも封筒に入れる必要はありません。クリアファイル等に挟んで出すといいでしょう。

上記の説明を踏まえた顛末書の例文をご紹介します。

顛末書の例文

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平成〇〇年〇〇月〇〇日

〇〇〇〇様

〇〇部〇〇課

〇〇〇〇

顛末書

平成〇〇年〇〇月〇〇日に発生しました商品の誤発注につきまして、その原因と対応、今後の対策の詳細を下記の通りご報告いたします。

1.発生の経緯

・平成〇〇年〇〇月〇〇日〇〇時〇〇分、アルバイトスタッフ〇〇〇〇が〇〇〇〇社に「〇〇〇〇〇」をインターネットのフォームより発注。
・平成〇〇年〇〇月〇〇日〇〇時〇〇分、〇〇〇〇社より、発注した商品を納品。この時点で、発注個数に誤りがあり、10個入荷するところを40個発注していたことが判明。
・商品はそのまま納品し、倉庫に保管。

2.事後の経緯

・対象商品は消費期限に余裕があったため、倉庫で引き続き管理。次回の発注は在庫を確認してから行うことを通達。

3.本件における損害

今回の誤発注において、金銭的な損害は発生していない。ただし、過剰に仕入れた商品が倉庫のスペースを圧迫しており、他の商品の仕入れや倉庫内での作業に若干の影響を及ぼしていると考えられる。

4.誤発注の原因

今回の誤発注は、アルバイトスタッフのデータ入力時におけるキー入力ミスおよび、入力内容の確認を怠ったことが原因と結論付けた。また、誤差が少なかったため、〇〇〇〇社でも誤発注に気付かなかったのも災いした。

通常、〇〇〇〇社への発注の操作はアルバイトでもリーダー以上のランクの者が行っており、このときはシフトの責任者が他の業務に当たっており、〇〇〇〇には代わりに操作をさせていたということが判明した。

5.今後の対策

・いかなる状況であれ、業務は担当者が責任を持って行うことを徹底するよう通達。
・商品の仕入れについては、商品名、数量など、発注確定前の確認を徹底するよう通達。
・研修目的など、担当者以外が業務を行うに当たっては、その時点での現場責任者が付き添い、確認しながら行うよう指示。

以上

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顛末書とは何か、顛末書の書き方をご紹介しました。顛末書を書くのは、ミスをしたことへの謝罪のためではなく、これから同じようなトラブルが起きないようにすることや、トラブルが起きたときの対処法を考えるためです。失敗は誰にでもあることですが、次から同じことを繰り返さないよう、しっかり顛末書にまとめましょう。

(藤野晶@dcp)

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