反省文の書き方と例文! 始末書との違いや書く際の注意点もチェックしよう

2018/02/16

仕事全般

反省文の書き方と例文! 始末書との違いや書く際の注意点

小中学校で「反省文」を書かされた経験のある人もいらっしゃるでしょう。校則に違反する髪形だったなど、その理由はさまざまでしょうが、実は会社に勤めてからも「反省文」の提出を求められることがあるのです。反省文など書きたい人はいませんが、いざというときのために書き方を知っておいた方がいいでしょう。また、反省文と同じく反省の意を表す文章として「始末書」「顛末書」などもありますが、これらにはどのような違いがあるのでしょうか。

今回は、反省文の書き方を例文つきでご紹介します。反省文と始末書の違いや、反省文を書く際の注意点も記載していますので、ぜひチェックしてみましょう!

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■反省文はどのようなときに書くのか

「反省文」はどのようなときに書く必要があるのでしょうか? 会社でミスをした場合には、そのミスの程度によって「反省文」「顛末(てんまつ)書」「始末書」などの提出を求められることがあります。ミスの中身もいろいろですが、例えば自分の書いた伝票による「誤配送」、取引先とトラブルを起こしたといった場合、また何度も無断欠勤をするといった就業規則違反に当てはまる場合など、です。これらの場合に会社は、当人にその責任を自覚させ、記録として残すために「反省文」「顛末書」「始末書」といった書類を作成させます。

■「反省文」「顛末書」「始末書」の違いとは?

「反省文」「顛末書」「始末書」はどれもミスやトラブルを記録するもの、という意図は同じですが、文書の重みによって使い分けをする必要があります。軽いものから順番に次のように分類できます。

●反省文
自分が犯したミスの内容を記し、謝罪するための文書
●顛末書
事実関係・因果関係を明確にし、謝罪するための文書 「理由書」とも呼ばれます
●始末書
責任の所在を明確にし、謝罪するための文書
●進退伺
重大な失態を犯した場合に、自分の進退について会社に指示を仰ぐために作成する文書

下になるほど深刻なミス・トラブルが発生した場合のものとなり、「進退伺」までいくと「辞表」一歩手前です。また、進退伺のひとつ手前にある「始末書」も重大な文書で、これは給与査定に大きく影響します。

また取引先に迷惑を掛けた場合には、社内用の書類以外に、その取引先にも経緯を説明する書類を提出しなければならないことがあります。ただし「進退伺」は他社に提出するものではありません。これはあくまでも勤務している会社に提出します。

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