リマインドの意味とは? 使い方とリマインドメールの書き方をチェック!

2021/09/19

ビジネス用語

ビジネスシーンでのリマインドは、何か重要な事柄に対する再確認をするという意味で使われます。

相手もわかっている可能性のあることを再確認するのですから、ビジネス現場での慣習になっているとはいえ、きちんとマナーを守らないと失礼にあたります。

リマインドの意味と使い方をシチュエーションと例文付きで紹介します。

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リマインドの意味とは?

「リマインド」とは、「思い出させる」「思い起こさせる」といった意味を持ちます。

「リマインド」は、英単語の他動詞「remind」を語源とする英語から来たビジネス用語で、日本語で言う「念押しの確認」や「再確認」とほぼ同義と捉えるとわかりやすいでしょう。

たとえば、少し先の会議日程について連絡した取引先に対して、会議の数日前に予定通り会議に出席できるかどうか確かめるために、リマインドのための電話やリマインドメールをすることがあります。

リマインドは、できるビジネスパーソンのスキルの1つです。

リマインドは日本語に言い換えると「再確認する」「催促する」

リマインドを日本語に言い換えると「再確認する」「催促する」になります。

実質的な催促としてリマインドメールを送ることもあるため「催促する」という言い換えになっていますが、ビジネスの現場では失礼にあたる可能性が高いので、

  • ・念の為の確認ですが〜〜
  • ・日程が近づいている関係で再度確認を〜

のように、「再確認」「再度の確認」と言い換えるのが無難でしょう。

リマインドはどういうシチュエーションで使えばいいの?

「リマインド」の意味が分かったところで、次に、「リマインド」が使われるビジネスでのシチュエーションをご紹介しましょう。

リマインドするシチュエーション

  • ・飲み会の会費の徴収日が迫ってきたとき
  • ・忘年会の出欠連絡が迫ってきたとき
  • ・重要な会議の日が迫ってきたとき
  • ・資料の提出の締切日が迫ってきたとき など

重要性の高い日程やアポイントメントについてリマインドする習慣は、ビジネスでは一般的です。

さらに、締切の期日が過ぎても、回答や出欠連絡をもらっていない人々に対して、催促と確認の意味を込めて、リマインドメールや電話をすることがあります。

多忙な中で、情報自体を確認できていない人がいるかもしれませんので、リマインドすることで、スムーズに仕事を進めることができるのです。

「リマインド」の使い方とリマインドメールの書き方を例文でチェックしよう

「思い出させる」といった意味もあったリマインドですが、実際のビジネスではどのような使い方がされるのでしょうか。具体的な会話例を挙げてご紹介していきます。また、ビジネスで役立つリマインドメールの書き方も例文つきでご紹介します。

リマインドメールは、先方が期日を忘れてしまわないように事前に送るもので、催促のメールとは異なります。

相手に失礼のないように、

  • ・「お忙しいとこと恐縮ですが」
  • ・「恐れ入りますが」

などのクッション言葉を入れるといいでしょう。

ケース1.出欠を確認したい場合

上司:「○○さんの送別会の出欠を改めてリマインドしてもらえるかな」
部下:「かしこまりました。本日中に、リマインドメールをしておきます」

リマインドメール例文

お疲れ様です。 ○○部××です。
先日ご案内しました○○さん送別会の出欠確認のため、 再度ご連絡させていただきます。

日時:○月○日(金)19時~
場所:○駅近辺
出欠締め切り:△月△(金)

恐れ入りますが、期日までに××まで出欠をご連絡いただければと思います。
お手数をおかけしますが、何卒よろしくお願いいたします。

ケース2.日程を確認したい場合

上司:「先月お知らせしておいた恒例の食事会が近づいてきたから、出席者全員にリマインドをお願いできるかな」
部下:「はい、かしこまりました。社内のオールメールで、皆様にリマインドいたします」

リマインドメール例文

お疲れ様です。○○部××です。
先日告知いたしました○○恒例の食事会の開催日が迫ってまいりましたので改めてその旨をご連絡差し上げます。

日時:○月○日(金)19時~
場所:ホテル○○
参加費:4,000円

万が一ご都合が悪くなってしまった場合は、お手数ですが本日中に××までご連絡ください。
○日以降の欠席連絡はキャンセル料が発生します。
ご了承くださいませ。
お手数をおかけしますが、何卒よろしくお願い致します。

次は、飲み会などの会費を徴収する際の利マインドメールの書き方をご紹介します。

ケース3.会費の徴収をしたい場合

リマインドメール例文

お疲れ様です。○○部××です。
先日告知いたしました○○事業部の飲み会の開催日が迫ってまいりましたので改めてご連絡差し上げます。

先日ご連絡いたしましたとおり、会費は事前に徴収させていただきます。
まだの方はお声掛けいたしますので、恐れ入りますがご用意をお願いいたします。

日時:○月○日(金)19時~
場所:○○屋 ○店
参加費:4,000円

万が一ご都合が悪くなってしまった場合は、お手数ですが本日中に××までご連絡ください。

お手数をおかけしますが、何卒よろしくお願い致します。   

リマインドメールへ返信するときのマナーとは

自分宛のリマインドメールに返信するときは、リマインドメールを送ってくれた相手への感謝の気持ちを忘れないようにしましょう。

  • ・お忙しい中、ご連絡をいただきありがとうございます
  • ・ご連絡ありがとうございます。お忙しい中、お手数をおかけし申し訳ございません。
  • ・お忙しい中、ご連絡ありがとうございます。当日は楽しみにしております。

のように、「忙しい中、自分のためにメールを送る時間を作ってくれてありがとう」という気持ちが伝わる文面にします。

リマインドメールへの返信例文

お疲れ様です。○○部××です。
お忙しい中、ご連絡ありがとうございます。

食事会の件、こちらの日程で予定通り出席させていただきます。

>日時:○月○日(金)19時~
>場所:ホテル○○
>参加費:4,000円

当日、楽しみにしております。

どうぞよろしくお願いいたします。

リマインドメールへの返信例文

「ご連絡ありがとうございます」では少し固く感じる場合は、「リマインドありがとうございます」でも大丈夫です。

お疲れ様です。○○部××です。
業務がお忙しい中、リマインドありがとうございます。

食事会の件、出席で連絡させていただいておりましたが、予定通り出席させていただきます。

どうぞよろしくお願いいたします。

スマホのリマインド機能は自分宛の再確認機能として活用しよう

スマホやメールにはリマインダーと呼ばれるリマインド機能がついています。

スマホについているリマインダーは、「時間と場所の管理もできるToDoリスト」であることが多く、たとえばiPhoneの「リマインダー」ではこのようなことができます。

  • ・プライベートと仕事のタスクを分けて管理する
  • ・ルーチンになっているタスクの繰り返し設定
  • ・タスクのフラグ付け
  • ・主タスクにサブタスクを割り当てる
  • ・タスクの共有
  • ・タスクが発生する時間と場所の指定

使いこなせば、スマホ1つで自分の仕事管理が可能になりますよ。

■リマインド以外にもたくさんある! 社会人が知っておくべきビジネス用語

リマインドの意味と使い方は理解できましたでしょうか。社会に出ると、リマインドのように聞きなれないビジネス用語を聞く機会も多くなります。意味を勘違いして行き違いが起こることのないように、今のうちからよく聞くビジネス用語は意味をしっかり憶えておきましょう。

●ペンディング
ビジネスシーンでよく聞くペンディングという言葉。 何気なく使っている言葉ですが、本当の意味を理解して使っていますか? ここでは、意味と使い方を例文つきでご紹介します。この機会に改めて意味を確認してみましょう!
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●報連相(ほうれんそう)
社会人になると、よく聞くようになるのが「報連相(ほうれんそう)」という言葉。聞いたことがあるけど、意味がよくわからないという人や、意味はわかるけど実践の方法がわからない……なんて人もいるのではないでしょうか。そこでここでは、よく聞く報連相(ほうれんそう)を実践するコツをご紹介します。
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リマインドを使いこなして効率よく仕事をこなそう

リマインドの意味と使い方、そしてリマインドメールの書き方を例文つきでご紹介しました。

実際のビジネスシーンで、「リマインド」という言葉を適切に使い、リマインドメールを正しく実践することによって、仕事をスムーズに進めることができます。

確実に物事を進めたいときこそ、「リマインド」することが大切だと覚えておきましょう。

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