リマインドの意味とは? 使い方とリマインドメールの書き方をチェック!

2018/03/20

電話・メール

社会人になるとさまざまなビジネス用語を耳にするようになりますよね。社会人になるとなんとなくよく耳にする「リマインド」というビジネス用語ですが、正しく使えている自信はありますか? 今回は、社会人の間でも多用されている「リマインド」の意味と正しい使い方、そして「リマインドメール」の書き方を例文付きでご紹介します。スマートに使いこなして、みんなから信頼されるビジネスパーソンを目指しましょう。

リマインドの意味とは

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■リマインドの意味とは?

「リマインド」とは、「思い出させる」「思い起こさせる」といった意味を持ちます。「リマインド」は、英単語の他動詞remindを語源とする英語から来たビジネス用語で、日本語で言う「念押しの確認」や「再確認」とほぼ同義と捉えるとわかりやすいでしょう。例えば、少し先の会議日程について連絡した取引先に対して、会議の数日前に再度、予定通り会議に出席できるかどうか確かめるために、リマインドのための電話やリマインドメールをすることがあります。リマインドは、できるビジネスパーソンのスキルの1つと言えるでしょう。

■リマインドはどういうシチュエーションで使えばいいの?

「リマインド」の意味が分かったところで、次に、「リマインド」が使われるビジネスでのシチュエーションをご紹介しましょう。

【リマインドするシチュエーション】

・飲み会の会費の徴収日が迫ってきたとき
・忘年会の出欠連絡が迫ってきたとき
・重要な会議の日が迫ってきたとき
・資料の提出の締切日が迫ってきたとき……など

重要性の高い日程やアポイントメントについてリマインドする習慣は、ビジネスでは一般的。さらに、締切の期日が過ぎても、回答や出欠連絡をもらっていない人々に対して、催促と確認の意味を込めて、リマインドメールや電話をすることがあります。多忙な中で、情報自体を確認できていない人がいるかもしれませんので、リマインドすることで、スムーズに仕事を進めることができるのです。

■「リマインド」の使い方とリマインドメールの書き方を例文でチェックしよう

「思い出させる」といった意味があったリマインドですが、実際のビジネスではどのような使い方がされるのでしょうか。具体的な会話例を挙げてご紹介していきます。また、ビジネスで役立つリマインドメールの書き方も例文つきでご紹介します。
リマインドメールは、先方が期日を忘れてしまわないように、事前に送るもので、催促のメールとは異なります。相手に失礼のないように、「お忙しいとこと恐縮ですが」「恐れ入りますが」などのクッション言葉を入れるといいでしょう。

ケース1.出欠を確認したい場合

上司:「○○さんの送別会の出欠を改めてリマインドしてもらえるかな」
部下:「かしこまりました。本日中に、リマインドメールをしておきます」

<リマインドメール例文>

お疲れ様です。 ○○部××です。
先日ご案内しました○○さん送別会の出欠確認のため、 再度ご連絡させていただきます。

日時:○月○日(金)19時~
場所:○駅近辺
出欠締め切り:△月△(金)

恐れ入りますが、期日までに××まで出欠をご連絡いただければと思います。
お手数をおかけしますが、何卒よろしくお願いいたします。

ケース2.日程を確認したい場合

上司:「先月お知らせしておいた恒例の食事会が近づいてきたから、出席者全員にリマインドをお願いできるかな」
部下:「はい、かしこまりました。社内のオールメールで、皆様にリマインドいたします」

<リマインドメール例文>

お疲れ様です。○○部××です。
先日告知いたしました○○恒例の食事会の開催日が迫ってまいりましたので改めてその旨をご連絡差し上げます。

日時:○月○日(金)19時~
場所:ホテル○○
参加費:4,000円

万が一ご都合が悪くなってしまった場合は、お手数ですが本日中に××までご連絡ください。
○日以降の欠席連絡はキャンセル料が発生します。
ご了承くださいませ。
お手数をおかけしますが、何卒よろしくお願い致します。

次は、飲み会などの会費を徴収する際の利マインドメールの書き方をご紹介します。

次のページ会費徴収する際のリマインドメールの書き方は?

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