仕事を断るとき、相手を嫌な気分にさせない方法

会社の先輩や同僚に、仕事の依頼をされたとき。普段はよろこんで引き受けていても、別の仕事が立て込んでいたり、「今日は早く帰りたい」と思っていたりすると、つい「できることなら断りたい」と思ってしまうものです。相手を嫌な気分にさせず、上手に断る方法ってないのでしょうか？　誰か、教えて！

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今回のちょいたつ(ちょい達人の略)は、キャリア教育プロデューサーの新田龍さん。『「伸びる社員」と「ダメ社員」の習慣』(明日香出版社)や『ドリル式 明日会社に行きたくないときに読む本』(主婦の友社)など、仕事術に関するさまざまな著書を執筆している彼に、上手な仕事の断り方を聞きました。

■断るために必要な五箇条とは？

−仕事を断るとき、どんなことに気をつかえばいいのでしょうか。

「断るために必要な五箇条を守ることで、失礼なく断れます。

1.はっきりと、誤解のないように断る
2.相手が納得できる理由を説明する
3.興味がないわけではないことを伝える
4.相手の期待に応えられなかったことを謝る
5.代替案を出す

例えば、先輩に急な仕事を依頼された場合。『すみません、今課長に依頼された会議の資料を作っていまして、その仕事をできそうにありません。せっかくご依頼いただいたのに申し訳ありません......。会議の資料作成は本日中に終わりそうなので、もし明日になってもよいのであればぜひやらせてください』と言えれば、失礼にあたることはありません」

逆に、やってくれるかどうかはっきり答えないまま、「俺がやるんですかぁ〜？」なんて言われた日には、もうこの後輩に仕事を頼みたくないと思いますよね。

■ひと言かけるだけでデキる社員に！

−失礼はなかったとはいえ、仕事を断る社員などと悪い印象を持って欲しくないもの。どうすれば好印象に転じることができますか？

「仕事を断ってしまった後にアフターフォローをします。『あの件、大丈夫でしたか？』とひと声かけるだけで、相手からすると『仕事を断られた』という印象から『マメで気遣いができる人』となるでしょう」

なるほど！　これなら一度断っても、次回から気軽に依頼してもらえますね。

仕事を依頼されたとき、「断ると相手に嫌な印象を持たれてしまうんじゃないか」と不安になってつい仕事を引き受けてしまうという人もいるのではないでしょうか。だけど引き受けすぎてキャパシティオーバーになってしまい、全部が中途半端になってしまっては本末転倒。ぜひ正しいオトナの断り方を身につけてくださいね！

(山本莉会／プレスラボ)