英文ビジネスメールの状況別使えるフレーズ集

【添付資料を送付する】

メールのやり取りの中でも、特に多いのはこの添付資料送付ではないでしょうか。そんな場合は下記のような表現が便利です。

The attached is the minutes for our last meeting for your record.

添付は前回の打合せの議事録です。保存用としてお送りします。

I attached the invoice #1010.

請求書No.1010を添付いたしました。

The monthly sales report is attached to this email. Please feel free to distribute among your team.

月次営業報告書がこのメールに添付してあります。是非そちらのチームで共有してください。

【日時を提案する】

会議やテレカンファレンスの日程をメール上で提案してみましょう。最初の部分の「......を提案したいのですが」という書き出しと、「follow」という単語を使った「下記の」という表現に注目しましょう。また、文の後に箇条書きがくる場合、文章のピリオドは、コロン「：」に置き換えます。

I would like to suggest the next teleconference dates as follows:

次のテレカンファレンスですが、下記の日程をご提案したいと思います。

May I suggest the following dates for our next teleconference?

次のテレカンファレンスに日程を、下記のようにご提案したいと思いますがいかがですか。

日程は下記のように記載するとよいでしょう。曜日は括弧に入れません。曜日と日にちの間にはカンマを入れます。また、数字の後には「th」、123で終わる数字はそれぞれ「1st」、「2nd」、「3rd」と書きます。

Monday, May 10th

Tuesday, January 23rd

Friday, April 1st

曜日や月は最初の3文字で省略することもできます。省略した場合には、ピリオドを打つのを忘れないようにしましょうね。

Mon. / Tue . / Fri.

Jan. / Apr.

時間表記は24時間でも、「a.m./p.m.」表記でもどちらでもかまいません。また「am/pm」と「a.m./p.m.」があり、ピリオドがついているほうが正式ではありますが、ピリオドが使われていないものも広く使われています。実際の現場でよく使われているほうに統一するとわかりやすいですね。また国が異なると時差もあるので、実際に使う場合には相手の国の時間にも注意しましょう。