できる人の仕事術【vol.1】時間の使い方

2011/09/24

対人マナー

時間の使い方

仕事ができる人、できない人の差が出てくる理由は何だと思いますか?

「はやく仕事ができる人になりたいなぁ」と思っていても、入社1年目は自分の仕事をこなすことで精一杯。これが2年目になってくると、「もっと仕事を効率的に、 そして発展的に」と、自分なりのやり方や工夫を考える人と、それに気づかずに無駄な時間を過ごす人とに分かれてくるのです。

あなたの周りにも、先輩や友達、同期の中に、「あの人は仕事ができそうだ」という人が1人や2人、いませんか? 人より多くのことをしているわけでもなく、遊びもバッチリ楽しんでいるのに、周囲の評価は抜群。彼らは決して難しいことをしているわけではありません。 物事のポイントを捉える"カンどころ"が、少しだけ優れているだけ、なのです。
今回は、今から意識していくことで仕事に活きる、スケジューリング、コミュニケーション術、発想法といった、できる人が日頃から行っている「仕事のコツ」を紹介します。

できる人はスケジューリングが上手い

どのような会社、業種、職種に関わらずよほどのことがない限り、入社早々、会社帰りにプライベートな約束をするのはやめておきましょう。その時間に帰れるかどうかわからず相手にも迷惑を掛ける場合もありますし、自分もイライラしてしまいます。

仕事がもっともはかどる時間を見つける

1日の中で、もっとも仕事がはかどる時間帯は人それぞれ。朝からやる気満々の人、夜中じゃないと集中できない人など、自分のピークタイムといえる時間帯は、生活習慣や職種などによって様々です。このピークタイムを無視して単に仕事を進めていても、なかなか思ったような成果を上ることは難しいもの。
そこで、まず自分の生活習慣を洗い出し、1日の中でもっとも集中し力を発揮できる時間帯を探し出してみましょう。そして、そのピークタイムには重要な仕事を、逆に集中しづらい時間帯は単純な事務作業を行うなど、自分の生活リズムに合わせたスケジュールを組み、実行してみます。
新入社員のうちは、仕事に対する意欲や緊張感が続きますが、仕事に慣れてくるとついついだらだらとしてしまいがち。こうすることで、仕事の効率性が一段と増し、スムーズな仕事の流れを作り出すことができるようになります。

週に半日だけ空白時間を作る

綿密なスケジュールを立てておくことも大切ですが、なかなか計画通りに進まないのが仕事というものです。思ってもいなかったトラブルの発生、突然のアポなし来客、上司からの急な命令など、予定していなかった出来事が起こるのは、仕事上よくあること。
このような事態に備え、調整が図れる空白時間を予め作っておくとベター。突発事項により進行が遅れてしまった作業を、この時間帯で取り戻すことが可能となり、後々あたふたとしてしまうことも少なくなります。週単位で仕事を進めている会社の場合は、空白時間の設定は週の後半にしておくのが望ましいです。 また、あらゆるトラブルに対処できるよう、半日くらいの余裕をもたせておきましょう。 仕事が始まると「忙しくて空白時間なんて作れない!」と言いたくなりますが、諦めないで時間を作ろうとする意識を持って、仕事に取り組んでみてくださいね。

終業前に翌日の仕事内容を書き出す

翌日の仕事を効率よくスタートさせるために、帰宅前の数分間、明日やらなければいけない仕事の内容をその場で箇条書きにしておきましょう。
その日のうちに翌日のスケジュールを組んでおくことで、次の日は万全な体制でスムーズに仕事を進めることができるようになります。
また、今までの仕事内容を一度整理することで、現在の進行状況が客観的によく分かり、今後どのようなペースで仕事を仕上げればよいかも把握できるようになります。
さらに、現状の問題点や疑問点なども浮かび上がり、より正確な仕事を遂行することができるようにもなります。浮かび上がった問題点については、帰宅途中の電車内などの時間を有効に使い、もう一度考えてみるのも良い方法です。

時間が来たら必ず次の仕事に切り替える

いくつかの仕事を平行し同時進行している場合、ひとつの仕事に行き詰まり、その仕事に時間を取られているうちに、他の仕事に支障をきたしてしまうなんてこともありえます。そのような事態に陥らないためには、1日の仕事を時間で区切り、今取りかかっている仕事がたとえ中途半端な状態でも、時間がきたら次の仕事に切り替えること。

強制的に仕事を変えることにより、頭の中も切り替わり、新たな発想が生まれることもあります。また、切り替え時には、問題点などモヤモヤした気持ちを引きずらないためにも、お茶を飲む、軽い運動をするなどちょっとした休憩時間を設け、気持ちをリフレッシュさせて新たな仕事に取りかかるようにするのも効果的です。

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