パソコンの時間設定が狂っていると、発信日時が実際の日時とは異なってしまいます。経由するサーバーによっては、メールの送受信に遅れが出る場合もあります。パソコンの日付はタスクバーの端、時刻の表示されているところをダブルクリックして[日付と時刻]タブで正確な日時にあわせておきましょう。下の図にある[タイムゾーン]タブもクリックし、日本の設定になっているかを確認します。
メールの形式には、HTML形式、リッチ テキスト形式、テキスト形式の3種類があります。カラフルなHTML形式のメールはそのとおりに受信できない場合もあり、ビジネスではほとんど利用されていません。また、リッチ テキスト形式は、受け取る相手側がこの形式に対応するメールソフトを使用していない場合にうまく表示されないことがあります。メールの形式はテキスト形式にしておくのがよいでしょう。
テキスト形式に変える場合は、[ツール]-[オプション]-[メール形式]タブを選び[このメッセージで形式を作成する]のプルダウンメニューで[テキスト形式]を選びます。 また、横に長いメールは読みづらく、意識して改行するだけでなく、30~最大38文字程度で自動的に改行する設定にしておきます。
改行する文字数を指定する場合は、[ツール]-[オプション]-[メール形式]タブを選び、[インターネットメールの形式]のボタンをクリックします。表示されたウィンドウの中にある、[自動的に文字列を折り返す]に半角で数えた文字数を指定します。ここに60から最大76文字までの数字を指定すれば、1行30~35文字で改行して送信することができます。
<誰に送っているのかを明確に>
CCやBCCを使う場合は、本文中に誰宛のメールなのかがわかるような一言を入れておくと、よりわかりやすくなります。例えば、冒頭に「このメールは、○○プロジェクトのメンバー全員にお送りしています」といった一言が加えられるだけで、そのメールの目的がぐんと明確に。
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