インターンシップを辞退したい! 電話・メールでの連絡方法とは?

学生の窓口編集部
2018/05/08
インターン
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書類審査、面接が通り、内定を得ることができたインターシップも急な講義や家族の用事などの外せない予定ができれば、泣く泣く辞退をしないといけません。そんなときに、企業に何も連絡せずに当日無断欠席は絶対NG。受け入れの準備をしている企業に対して大変失礼ですし、今後の選考に支障をきたすこともあります。必ず企業にはインターンシップを辞退する旨を電話またはメールで連絡をするようにしましょう。そこで今回はインターンシップを辞退する場合のマナーを紹介します。

インターンシップを辞退したい!

インターン辞退の連絡はメール? 電話?

インターンへの参加を辞退する際、その連絡を電話でするかメールでするかで迷うでしょう。この場合は「電話で断りを入れるのがよい」とされています。

その理由としては「直接話をすることが誠意を示すことになる」からです。ただし、企業によっては「メールで」と指定していることもあるので、その場合はメールで辞退の旨の報告をするようにします。

また、電話・メールにかかわらず、できるだけ早くインターンシップの辞退の連絡をすることも重要。もし電話をして担当者が不在だった場合はメールで連絡をしておき、後ほど時間を改めて直接電話し、辞退の旨の連絡をするといいでしょう。

電話でインターンシップ辞退の連絡をする場合の注意点は?

電話でインターンシップを辞退する際は、例えば、

●平日の昼休みの時間帯(12時-13時)や18時以降の夜間を避ける
●お互いの声が聞き取りやすい静かな場所でかける
●話す内容をあらかじめまとめておく
●元気よくはきはきと話す

といった電話をする際の「基本的なマナー」にまず注意しましょう。また「言葉遣い」にも注意しましょう。以下に電話で断る際の例文をご紹介します。

【電話でインターンシップ辞退を伝える場合】
----------------------------------------------

お忙しいところ失礼いたします。
□□大学の××と申します。

恐れ入りますが、人事課の△△様でいらっしゃいますでしょうか?

先日はインターンシップの選考につきまして、
ご案内いただきありがとうございました。

実はご連絡をいただいた直後に外せない講義の予定が入ってしまい、
誠に申し訳ありませんが、今回は辞退させていただきたいと思いお電話いたしました。

内定いただいたにもかかわらず申し訳ありません。

----------------------------------------------

相手との会話ですので、全てこのとおりになるとは限りませんが、基本的にはインターンシップを辞退しないといけない理由をしっかりと伝えて謝罪するようにしましょう。誠意を持ってはきはきと話すことがポイントです。

メールでインターンシップ辞退の連絡をする場合の注意点は?

次に、メールでインターンシップの辞退を申し出る場合の注意点です。これも基本的には相手に失礼のないようにすることが重要。部署名や名前を間違えたり、誤字脱字がないように注意してメールを作成しましょう。下にメールの文例をまとめてみました。

【メールでインターンシップ辞退を伝える場合】
------------------------------------------------------
件名:【インターンシップ辞退のお願い】□□大学 ××××

株式会社○○
人事課
△△ 様

お世話になっております。
□□大学の××××と申します。

先日は貴社インターンシップの選考につきまして、
ご案内いただきありがとうございました。

今回のインターンシップでございますが、
家庭の事情のため参加することができなくなり
辞退させていただきたくご連絡いたしました。

せっかくの機会をいただいたにもかかわらず大変申し訳ありません。
何卒ご容赦いただけますと幸いです。
末筆ながら貴社のますますのご発展とご活躍を祈念しております。

------------------------------------------------------

メールの場合も、このように辞退の理由と謝罪をすることが大事です。また、電話連絡をしていない場合は、

------------------------------------------------------

直接おわびすべきところ、メールでのご連絡になりましたこと、おわび申し上げます。

------------------------------------------------------

など、断りの文言を入れておくといいですね。

「インターンを辞退する際の電話マナーと適切な連絡手段」についてご紹介しました。いずれにしても、断りを入れる際に重要なのは「誠意」ですから、できるだけ真摯(しんし)な姿勢で断りを入れるようにしましょう。

(中田ボンベ@dcp)

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