ビジネス文書の書き方講座 - 文書作成の際のマナーを知ろう【ビジネスマナー辞典】第6回

社外文書の書き方

社外文書には、見積書や依頼状など事務的な 「連絡文書」と、あいさつ状・案内状・お礼状など、儀礼的な文章を駆使する「社交文書」の大きく分けて二つがあります。ビジネス文書と呼ばれるもののほとんどは社外文書を示します。社外文書はどんな種類のものでも、会社を代表して作成するものであることを忘れないようにしましょう。

社外へのビジネス文書の基本フォーマット

社外文書のフォーマットについて、大切な点を確認してみましょう。

(1)文書番号
文書を管理するために、それぞれの会社のルールに基づいた文書番号を付けます。後日、検索するときにも便利。

(2)発信日時
原則として文書を発送する日を記入。いつ伝えたのかを明確にすることであとあとのトラブルを防ぎます。

(3)宛名
社名、部署名、役職名、氏名、敬称の順に記入。発信者名より下の位置に来ないよう気を付けましょう。
相手の社名は略さず、正確に。

(4)発信者名
社名と部署名、氏名を記入。必要に応じて住所や電話番号などを入れたり、押印する場合もあります。

(5)件名
文書の内容が一目でわかるように件名を付けます。
紙面の左右中央に本文より大きめの文字で書くと、バランスよく、分かりやすいです。

(6)前文
冒頭のあいさつ。｢拝啓｣などの頭語で始め、1字分あけて時候のあいさつや慶賀、日頃の感謝の言葉などを続けます。

(7)主文
｢さて｣、｢ついては｣など、本題に入ることを示す起辞(起こし言葉)のあとに、用件を記入。

(8)末文
結びのあいさつで文章を締め、｢敬具｣などの結語で結びます。結語とは頭語と対になる言葉をいいます。

(9)別記
日時など、主文の内容で箇条書きにしたほうが分かりやすい情報は、本文の下に別途に書きます。

(10)追記
本文に付記したほうがよい事項がある場合は、｢追伸｣としてつけ加えます。
＊添付書類がある場合は書類名と部数を箇条書きにします。

(11)最終結語
別記がある場合は、最後は必ず｢以上｣で結びます。