ビジネスメールの書き方と基本マナー 【ビジネスマナー辞典】第8回

2016/11/10

電話・メール


CcとBccの書き方

複数の相手に同じ内容を送信する際に便利なシステムです。 Cc(カーボンコピー)は、すべての受信者に送信先アドレスがわかります。一方、Bcc(ブラインドカーボンコピー)は受信者に受信者以外の送信先のアドレスがわかりません。 そのメールの内容を関係者に共有させたいときに使用します。

返信の仕方

こちらのメールサンプル(PDF)と合わせてご覧ください。
●社外メールで返信する場合

件名「Re:」の使い方
返信時の件名はできるだけ書き直した方が好ましいです。手抜きをしていない印象を与えるからです。ただし、どのメールに対しての返信かを明らかにするためにも相手が書いた件名は削除せずに、自分の件名を書き加えると良いでしょう。

また、返信メールの場合は、自動的に件名に「Re:」のマークがつきます。返信が続いて「Re:」が多くなりすぎると見にくいので、これらは毎回整理をして 「Re:」は一つだけにしておきます。同じ人に対して別の用件で連絡する場合は「Re:」は削除し、新たな件名を書きます。

引用の書き方
「引用」とは返信する際に、元のメールの一部分をそのままコピーし、返事の一部として利用する機能です。使用すeメールソフトや設定の仕方にもよりますが、受信したメールから「返信」をクリックすると、自動的に受信済みの文章に「>」「>>」などの引用マークがつきます。

引用は相手の文章を適切に利用することで、元のメールにどのような内容が書かれていたかを、その都度参照しなくてすむうえ、相手の文章のポイントごとに返事を書くのにも適しています。

ただし、すべて引用してしまうと、全体が無駄に長くなり、読みにくいメールになってしまうので、必要な箇所のみ引用して返信するのが効率的です。引用部分や返事がどうしても長くなってしまう場合はいくつかに分散させるのも一法。元の文章の内容は変えないのがルールです。

メールの返信はなるべく早く
メールはもらいっぱなしでも失礼。受信したらできるだけ早く返事を送信しましょう。
すぐに返事が書けない場合は、連絡してくれたことへの感謝と「のちほど改めてお返事します」の一文を添えて、取り急ぎeメールを受信したことだけでも伝えるのがマナーです。

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