ビジネスメールの書き方と基本マナー 【ビジネスマナー辞典】第8回

社外メールの基本の書き方

社外の人にメールを送信するときは、一定のフォーマットがあるので、それに従います。しかし、そのフォーマットに、 一滴のマナーを注ぎ込むことにより、そのメールを受信した人は、数多く受信するメールの中で、あなたのメールに一目おき、あなたに気を留めてくれることでしょう。特に新人のときは、まずはあなたの存在を覚えてもらうことも仕事の一つ。では、一滴のマナーとはどのようなことなのか、具体的にお伝えします。

1.宛先には、メールアドレスだけではなく、相手の社名と名前、敬称を入れる。
面倒と思う人もいるかもしれませんが、 マナーとは相手の立場に立つことです。メールを受信した人が、自分を呼び捨てにされていることに不快を感じることのないよう、念には念をいれて、敬称まで書き入れることをお勧めします。

このような細かい点にまで、意識を及ぼすことのできる人は、必ず年を重ねるごとに確実に成長します。しかし、これは強要することではありません。敬称を入れる必要はない、と思えば入れなくても間違いではありません。中には自分に対して敬称がなくても、不快に思わない人もいます。
人は千差万別。それを前提に、一人でも不快に感じることのないよう、念を入れることは大切です。

また、アドレス帳に登録をするときに、敬称をつけて登録すれば、自動的に表示されるようになりますが、会社のシステムによっては、そのようなことができない場合もありますので、自分の会社のシステムに従いましょう。

2.件名は本文の見出し
件名は、本文の見出し扱いとします。ビジネスメールでは「こんにちは」などの件名にはしません。本文の内容がわかるような件名にしましょう。

3.添付書類を確認
メールの内容を、受信した人が理解しやすく、わかりやすくするために、必要だと思われる資料などを添付します。

4.5.6相手の社名・部署名・肩書き・名前を書く。
本文を書く欄のスタートは、 相手の社名・部署名・肩書き・氏名＋敬称からスタートさせます。1行目に社名。2行目に部署名を。3行目に肩書きと名前を書くのが正式なスタイルです。
もちろん、メールは簡易さを目的としているので、これらを削除しても構いませんが、若手のビジネスメールでは、最低、相手の社名と氏名(フルネーム)は書きましょう。これも相手に対する敬意の表現の一種です。

7.本文の書き出しは、相手の名前から。
一般的には「お世話になっております」と書きます。しかし、一滴のマナーを加えるならば、まずは、相手の名前を呼びかけるメールにします。受信者は、自分の名前が冒頭にあることで、嬉しい気持ちになります。人は、自分の名前を呼ばれることで、特別感を感じるからです。ここにも、他のメールとは異なるものを感じとり、あなたからのメールをしっかりと読んでくれることでしょう。

8.社名と名前を名乗る
自分の社名と名前を名乗り、相手に覚えてもらうようにします。

9.読みやすくデザインする
日時などを、一目で理解しやすいように、 箇条書きにして差し上げるのも、マナーです。このとき、文字化けをしない文字や記号を使用します。

10.自分の名前はフルネームで
文章を書き終えたら、自分の名前をフルネームで書きます。

11.署名を入れる
住所や電話番号、URL情報などを記します。受信者があなたに郵便物を発送するときや、電話をしたいときなど、わざわざ住所録を開かなくてもすぐに情報を知ることができ、相手にとって便利です。