新社会人必見！ 訪問＆来客応対のマナー＜前編＞【ビジネスマナー辞典】第10回

会社の一員として、必ず身に付けたい訪問・来客のマナー

仕事をしていると、お客様が訪問してきたり、また自分自身が営業やお使いなどで他社を訪問することもあります。「私は受付じゃないし」などの自分勝手で傲慢な考え方から、フロアに来客があってもそのお客様に気がつかなかったり、気がついていても無視したり......。

このような態度は、会社に属しその会社の一員として仕事をしているビジネスパーソンとして『失格』のレッテルを貼られてしまいます。あなたのお給料にはあなたが任されている仕事の他にも、お客様や宅配便の方や誰かが訪問をしてきたら、会社を代表していい表情であいさつをし、相手の用件を伺い、何かできることがあればお手伝いをさせていただくという気持ちと行動をとることも含まれています。

これから複数回にわたり、あなたが お客様を訪問するときと、来客を応対するとき、両方の場面において、どのような所作をすればいいのかをお伝えします。

会社の一員として、お客様のため、自社のため、そして自分のために360度、周囲を見渡し心ある気配り、目配りをして人様に喜んでいただき、「ありがとう」と感謝の言葉をもらえるあなたでいてください。

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他社訪問の準備

他社を訪問するときは、『会社を代表して他社を訪問している』という意識を忘れないように。そのためにもっとも必要なものは 名刺です。

●必要なもの
名刺、訪問先の住所、電話番号、地図・会社案内・打ち合わせ資料・その他、会社のノベルティーグッズなど。

また、会社を代表して訪問するということは、自分＝会社です。会社や上司、先輩などに恥をかかすことのないように、第一印象で高得点をもらえるような心配りも大切です。 本連載の第2回で学んだ身だしなみも整えましょう。

訪問のマナー1．訪問時間

約束時間の 15分前には訪問先のビルへ到着するようにします。その理由は次のとおりです。

【1】.早めの行動により、あなたは『余裕』を得ます。余裕があれば、すれ違いさまに人とぶつかっても「申し訳ございません！」と頭を下げることができます。
【2】.特に大きなビルの場合、朝やお昼の時間帯のエレベーターはかなり混み合います。従ってエレベーターに乗り、目的の階数へ行くまでに10分かかることもしばしば。先手の行動をとれるマナーのある人は、エレベーターの時間までも計算し、早め、早めの行動をとります。
【3】.時間に余裕があれば、お化粧室で身だしなみの確認などもできます。

それでは、ここから実際に訪問したときのやりとりをみてみましょう。

訪問のマナー2．建物の前で

コートや手袋、マフラー類は、その会社の建物の中に入る前に脱ぎます。
コートは裏表三つ折りにして左の腕にかけます。
マフラーや手袋はカバンの中にしまいます。
傘はしずくを落とし、きちんとまとめます。折りたたみの傘であれば、袋にいれてカバンの中にしまうと良いでしょう。