新社会人必見！ 訪問＆来客応対のマナー＜前編＞【ビジネスマナー辞典】第10回

訪問のマナー3．受付で

受付では、つぎのようなやりとりがあります。訪問者のあなたは、良い表情と態度でハキハキと受付と接しましょう。同時に、受付のやりとりも学んでみてくださいね。

<受付> 受付の人はお客様がお見えになったら笑顔で立ち上がって対応する。(お客様は立ち、受付が座っているのは失礼。)

<訪問者> 「おはようございます。(第一声は挨拶) わたくし、○○会社の伊藤と申します。いつもお世話になっております。(お辞儀)」(自分の会社名と名前を名乗る)

<受付> 「こちらこそ、お世話になっております。(お辞儀)」(挨拶を返す)

<訪問者> 「本日、午後2時に営業部 部長の吉村様とお約束をいただいております」
(いつ、何時に、どこの部署と誰と、約束をしているのか告げる)
※役職のある方の呼び方 部署名+肩書き+名前＋様 吉村部長様 などと言いません。

<受付> 「○○会社の伊藤様でいらっしゃいますね。お待ち致しておりました。(お辞儀)」
(訪問者の会社名と名前を確認。事前に約束をしていたのだから「お待ち致しておりました」の一言は必須！ このひとことがないと、社内コミュニケーションができていない会社と評価されるので要注意！)

■受付記録をとっている会社の場合----------------------------
<受付>「こちらに必要事項をご記入くださいますか」と言って、訪問者に記入していただく。

<訪問者>「はい」と言って、用紙のフォームに従い、会社名と氏名、連絡先、訪問先（セクション、氏名）などを記入します。（複数で訪問したときは職階が下の者が記入します）

☆ワンランク上の記帳術☆
多くの企業の場合、訪問者記帳用紙は開かれたままになっているため、先に記入した人の会社名や名前などが見えてします。個人情報の問題もあるので、一人の記帳が終わったら、そこまでは隠すようにして、その次の行に続けて記帳してもらう配慮をしている会社は5つ星です。

<受付>「ただ今、吉村へ連絡を致しますので、少々お待ちいただけますでしょうか？」
※会話をおこなっている相手が社外の人のときは、自社の役職や肩書きの付いている人でも、身内なので呼び捨てにする。

<訪問者>「はい」

<受付>(内線で、営業部 吉村部長へ連絡をとる)
「こちら受付でございます。吉村部長宛に本日、2時のお約束で○○会社の伊藤様がお見えになっております」

(指示を受け) 「はい。かしこまりました」

「伊藤様、大変お待たせ致しました。(お辞儀) ただ今、吉村の秘書の田中が迎えにまいりますので、恐れ入りますが、あちらのソファでお待ちいただけますでしょうか？」

<訪問者>「はい。ありがとうございます。(お辞儀)」
と言って、待ちます。

■訪問者に直接応接室へ行っていただく場合----------------------------
<受付>「伊藤様、大変お待たせ致しました。(お辞儀) 吉村は営業部のある○階のエレベーター前でお待ちするとのことでございます。恐れ入りますが、あちらのエレベータから○階までご足労いただけますでしょうか？」

<訪問者>「はい。ありがとうございます」
と必ず、返事とお礼を忘れずに伝えましょう。