【記入例あり】身元保証書の書き方と提出時の注意点を解説!

更新:2023/02/08

入社準備

就職内定後、入社時に企業から身元保証書の提出を求められることがあります。この身元保証書とは一体どんな書類で、何に注意したらいいのでしょうか。

今回は、入社時に求められる身元保証書について詳しく解説。具体的な書き方や、注意したいポイントについてもお伝えしていきます。

身元保証書とは?

身元保証書とは、会社に入社しようとする従業員の「身元」を、家族・親族などの第三者が「保証」するための書類です。

多くの会社(個人事業も含む)で入社時の提出が義務付けられている、一種の契約書面です。

具体的な内容はあらかじめ会社側で書面作成されていることがほとんど。主旨としては、次のような内容を「保証します」という内容となっています。

・入社する本人が誠実に勤務すること。
・万一会社に損害を与えた場合に連帯して責任を負うこと。

保証人になってもらう人に内容確認の上署名・捺印をしてもらい、従業員を通して会社側へ提出する、という流れになります。

そもそも身元保証書の目的は?

会社が身元保証書の提出を求める目的は、次の4つです。特に最初の1つ目に挙げる内容が、最大の目的とされています。

1:従業員が何らかのトラブルで会社に損害を与えた際、本人と連帯して損害賠償に応じてもらうため

今後、従業員が不正行為をはたらくなどして会社に損害を与えることがあるかもしれません。そんな時に、従業員1人の資力では損害賠償に対応しきれない可能性も。そのため、第三者にも保証人になっておいてもらうわけです。


2:入社する従業員の身元に不審な点がないことの確認

従業員の採用にあたっては面接はもちろんのこと、履歴書や住民票など各種書類をもって「入社するに相応しい人物かどうか」を判断しています。それに加えて、家族・親族など周辺に実在する人物にも署名・捺印してもらうことで、あなたの身元確認を強化しているのです。

もしも履歴書の内容が虚偽(うそ)で、実は逃亡の身だったとしたら、署名・捺印してもらえる保証人はあらわれないでしょう。


3:第三者に署名してもらうことで、本人に不正行為をしないなど自覚を持ってもらうため

自分のためにわざわざ親族に保証人になってもらったとしたら、「今後迷惑はかけられない」という意識が芽生える人は多いはず。このように、今後不正行為をすることのないよう、1つの歯止めとする目的もあります。


4:万一、本人に何かあったときの緊急連絡先の取り付け

例えば本人が急に会社に来なくなった、急病で倒れたなど、従業員の実家や親族に至急連絡を取らなければならないことがあります。そういった場合に備えて、緊急連絡先を取り付けておくという目的を兼ねる場合もあります。

身元保証書は会社への入社時に必要となる

身元保証書はどんな時に必要になるかというと、

・会社への入社時(新卒・中途にかかわらず)
・提出済みの身元保証書の期限切れによる更新時

が挙げられます。
一般的には入社時に出したらそれで終わるケースが多いですが、企業によっては1年〜5年ごとに書面の更新が行われることもあります。

そのほか、外国人の短期滞在ビザ申請でも身元保証書が必要になります。今回の記事では、会社へ提出する身元保証書に絞って解説を進めていきます。

身元保証書を誰に書いてもらうか

身元保証書を誰に書いてもらうか

「身元保証人が2人必要、誰に書いてもらおうか…」

身元保証書を誰に書いてもらうかは、一番の悩みどころでしょう。「誰にすべき」というのは法律で決められている訳ではないため、基本的には自由です。

ですが会社の方から「このような方に」と指示されるケースがありますので、その場合は従うようにしてください。

身元保証書にサインしてもらう相手は、まず頼みやすい親からが基本です。

◆身元保証書を誰に書いてもらうか

・親
・配偶者(妻・夫)
・成人している兄弟姉妹
・祖父・祖母
・おじ・おば
・成人しているいとこなどの親族
・昔から付き合いのある友人・知人など

注意点として、会社の方から「年金収入だけの人」「無職の人」は避けるよう言われることがあります。あるいは、保証人2名を両親で埋めるのはNG、片方は生計を別にする人にして欲しいなどのオーダーもあります。

会社側から明確に指示された内容は守らなければなりませんが、とはいえ「祖父母は普段仕事していないからダメだ」などと決めつけてしまう必要はありません。仕事をしていないように見えても、資産運用などで十分な資力のある資産家というケースだってあるためです。

会社の方でも収入証明まで添付を求めることはまれですので、ある程度柔軟に考えても問題ないケースが多いです。もし誰にするか迷った場合は、あらかじめ会社の担当部署に相談しておくと安心でしょう。

身元保証書の書き方例を紹介

実際の身元保証書の書き方をご紹介していきます。とはいっても、身元保証書の書式は会社の方で用意されるケースがほとんど。あとはその書式に、日付や住所氏名などを記入し捺印するだけという状態になっています。

ここでは、一般的な書式をご紹介した上で「本人記入欄」「保証人記入欄」の順に書き方をご紹介します。(△マークが実際に記入する必要のある箇所です。)

身 元 保 証 書

いろは株式会社
代表取締役 鈴木一郎 様

(本人)住所:△△△△△
氏名:△△△△印
生年月日:△△△△△

上記の者が貴社に入社するにあたり、次の通り身元保証をいたします。

1.本人が就業規則及び諸規則を遵守し誠実に勤務することを保証いたします。
2.万一、本人が故意または過失により貴社に重大な損害を与えた場合には、本人と連携して上限◯万円まで損害を賠償いたします。
3.身元保証期間は、本日より5年間といたします。

令和△年△月△日

(身元保証人1)住所:△△△△△
氏名:△△△△印
本人との続柄:△△△△△
電話番号:△△△△△

(身元保証人2)住所:△△△△△
氏名:△△△△印
本人との続柄:△△△△△
電話番号:△△△△△

本人記入欄と日付の書き方

まず忘れがちな日付ですが、ここは「入社日」が確実です。あるいは入社日以前の年月日を記入します。入社当日には身元保証期間の効力が発生している必要があるからです。

そして、上部の本人記入欄を手書きで書いていきます。本人住所欄に書く住所は、他の提出書類と統一させます。基本的には住民票上の住所となります。捺印は認印でもOK。最近では手書きでの署名を条件に、捺印を省略する書面も増えてきています。

保証人記入欄の書き方

保証人記入欄は上記のように2人分ある場合もあれば、1人分で済む場合もあります。まずは親などより近しい保証人に1人目に書いてもらい、続いて2人目のところに別の保証人に書いてもらいます。代筆ではなく、自筆でお願いしましょう。

こちらも捺印は認印でOKですが、印鑑証明書を求められている場合には実印にしなければなりません。

本人との続柄というのは、本人から見た関係を書きます。「父」「祖父」などですね。電話番号はつい省略したい気持ちも分かりますが、緊急連絡時に使いますので必ず記入してもらうようにしましょう。

身元保証書の提出時の注意点

身元保証書を無事提出するまでに注意したいポイントをまとめました。

・保証人欄まで自分で書くのはNG
・郵送するケースも考え早めに準備する
・誤字、脱字に注意! 下書きを万全に
・保証期間などの内容を確認しておく
・印鑑証明書が必要になることも

では順番に見ていきましょう。

保証人欄まで自分で書くのはNG

本人記入欄はもちろん自分で書きますが、保証人欄まで自分で書いてしまうのは厳禁です。法的な書類なので必ず保証人となる方にお願いして、直筆で署名、捺印してもらいましょう。

また、本人や保証人が同じ苗字だったとしても同じ印鑑というのはNG。「ハンコは私がまとめて押しておくよ」なんてやり取りを疑われても仕方ありません。各自がお持ちの印鑑を押すようにしましょう。ただし最近では手書きでの署名を条件に、捺印を省略する書面も増えてきています。

郵送するケースも考え早めに準備する

実家と離れて住んでいたり、遠方に住んでいる親族に身元保証人をお願いしたりするケースは多いもの。その場合、郵送でやり取りすることになりますので、郵送にかかる日数を見込んで早めに準備を始めるようにしましょう。

郵送で依頼する場合ですが、いきなり書面を送ってしまうと相手を驚かせてしまうことに。あらかじめ電話で連絡をとり、書類の趣旨を説明してから送るようにするといいでしょう。

また、2人の身元保証人とやり取りしている間に紛失してしまう可能性もゼロではありません。対策としては、簡易書留を使うなどの方法で万一に備えておくと安心です。

誤字、脱字に注意! 下書きを万全に

万一、誤字を記入してしまったらその箇所に二重線を引いて訂正印を押します。書類に不備があると再提出となり、二度手間となってしまいますので最終チェックはしっかり行いましょう。心配な方は記入前に鉛筆で下書きをし、よくチェックしてから清書をするといいでしょう。

保証期間などの内容を確認しておく

実際に業務上でトラブルが発生した場合、身元保証期間内かどうかが焦点になります。

身元保証期間は、書面に特別な記載がない場合は3年間とされています。書面で期間を定める場合には最長5年間となります。さらに引き続き保証を継続したい場合には、改めて書面を作成しなければなりません(自動更新は無効)。

そして、身元保証書には「上限◯万円まで損害を賠償する」といった具体的な上限金額も記載されているのが通常です(古い書式だと入っていないこともあります)。

身元保証人にとっては、

・期間はいつまで保証するのか
・金額は上限いくらになっているのか

は気になるポイントです。保証人となっていただく方に説明するためにも、こうした項目はきちんと確認しておくようにしましょう。

印鑑証明書が必要になることも

身元保証書とともに印鑑証明の提出が必要になるケースがあります。印鑑証明を求めることで架空の保証人を立てられず、企業にとってはより安心だからです。印鑑証明が必要になる場合、身元保証書への捺印は印鑑証明の「実印」と合わせる必要が出てきますのでご注意ください。

まとめ

身元保証書について詳しく解説してきました。「賠償責任を負う」と聞くと責任重大に感じてしまいますね。そのようなトラブルにならないに越したことはありませんが、万一のために会社としても取っておくということなのです。

「誰に書いてもらうか」は一番悩ましいところ。基本的には家族や親族、特に親が一番頼りになるはずです。自筆で書いてもらう必要がありますので、スケジュールには余裕を持って早めに動くようにしてくださいね。

文:マイナビ学生の窓口編集部

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