返信用封筒には行と宛どっちを書く？ マナーを知ろう

返信用封筒とは

返信用封筒は、その名のとおり「相手から送り返してもらうための封筒」です。例えば、相手に押印してもらう必要のある書類を送り、それを送り返してもらう場合などに用います。

返信用封筒を用いることで、相手が封筒を用意する手間を省くことができますし、こちらの手元に送られてくるまでの時短にもつながります。あらかじめ決まったフォーマットの返信用封筒を用意している企業もありますが、今回は自分で返信用封筒を作成することを想定して、ご説明します。

返信用封筒の封筒サイズと宛名の書き方って？

返信用封筒は茶色の封筒か白色の封筒を用いるのが一般的。封筒のサイズは、送り返してもらう書類を折り曲げないで入れることができる大きさのものにします。仮にA4サイズの書類ならば、角2(かくに)と呼ばれる332×240mmのものを用いればOKです。返信用封筒の宛先には、以下の例のように自社の住所と社名、そして自分の名前を書きます。

このとき、自分の名前の後に「行」と書きます。よく「○○宛」と書くことがありますが、「～行」と書くのがビジネスシーンでは適切とされています。また、返信用封筒には相手の住所や名前などを書く必要はありません。

宛先を書いたら、切手を貼ります。切手の貼り忘れは相手に手間を掛けることになるので、忘れずに貼りましょう。もちろん、切手の金額が誤っていないかも注意。角2であれば定形外郵便物の扱いになるので、50g以内なら120円、100g以内なら140円です。書類の場合はほとんど50g以内ですが、内容物が多い場合は「もしも」を想定して、140円切手にしておくといいでしょう。

返信用封筒の準備はこれでOKです。他には、書類が折れ曲がったりしないように書類をクリアファイルに入れて送ることもポイントです。クリアファイルは送り返してもらうときにも役立つので、忘れずに入れておくといいですね。

送り返すときの返信用封筒はどのようにすればいい？

次は返信用封筒が相手から送られてきたときに、どのように記入すればいいか、です。返信用封筒には、あらかじめ送り先の住所や氏名などが書かれています。

このとき、名前の「行」の部分に二重線を引いて消し、その横に企業宛てならば「御中」、個人宛てなら「様」と書きましょう。ひと手間必要ですが、相手のことを敬った形式にできる大事なマナーです。最後に、封筒の裏面に自社の住所や自社名、そして自分の名前を書き、相手に送りましょう。

社会人になると返信用封筒を送る機会、送られてくる機会が増えます。社会人1年目で焦って失敗しないよう、返信用封筒のマナーをしっかりと覚えておくといいですね。

(中田ボンベ＠ｄｃｐ)