上司に評価される議事録の書き方! 必要なポイントは?

2018/06/11

議事録とは、会議やミーティングの内容を記録として残すものです。議事録をとることは会議にて議論された内容や取り決められたことなどを記録し、会議の参加者や関係者などと共有することを目的としています。社会人になると会議やミーティングに参加することが多くなり、社会人1年目は議事録係を任される場面が多々あると思いますが、「議事録をどう書けばいいのかわからない」という方も少なくないはず。今回はそんな議事録の書き方についてご紹介します。

議事録の書き方

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議事録の書き方1:議事録に必要な要素を確認しましょう

議事録はm会議・ミーティングの発言内容をまとめたものであり、出席したメンバーだけでなく、その他関係者に配布して、その会議・ミーティングの内容を確認してもらうために作成します。

議事録は大きく2つに分けられます。

1.メンバーの発言を細大漏らさずに記載。会議のすべてを記録して確認する、という意図を持って作成されるもの

2.会議の要点、重要なポイントを抜き書きした、いわば梗概的なもの

【1】の場合には、すべての発言を記載する必要があるので議事録担当になると速記者のような能力が求められます。また聞き漏らしに備えて会議中にはICレコーダーなどを用いて発言を録音するのもおすすめです。
ICレコーダーなどを使用した場合の聞き直しは、会議が終わった後すぐに確認しましょう。議事録の提出はスピードが求められるので、早めに着手するようにしましょう。

【2】の場合には、会議やミーティングがどのように進行したのか、どのような結論になったのかを記載し、議論の中でポイントとなった発言を取り上げてまとめます。梗概的な議事録ですので、重要な点を取りこぼさないようにしましょう。

【1】と【2】はいずれの場合も、議事録には以下の要素を盛り込むことを忘れないようにしてください。

・議事録の作成者
・会議がいつ、どこで行われたか
・会議の出席者(部署・肩書・氏名)/欠席者(参加予定だったのに出席できなかった場合)
・会議の議題
・会議の結論(決定事項)
・発言者とその発言内容


議事録はあくまでも「記録」であり、ファクト(真実)が重要になるので作成者の感想などは必要ありません。

会社で議事録の作成を行う場合には、普通は【2】の梗概的なものが求められます。【1】のような「発言全部」となると、まとめた議事録は読むほうも大変なため、【2】が好まれることが多いです。

議事録の書き方2:議事録は「読み言葉」が大事

以下に議事録の書き方のサンプルを挙げてみます。

「新商品〇〇の宣伝プラン」会議 議事録

                                    2018年2月6日
                              宣伝部 第2宣伝課 高橋一郎


【会議日時】2018年2月5日 13:00-14:00


【会議場所】本社5F 第3会議室
【出席者】宣伝部:山田部長、第2宣伝課:鈴木課長、高橋、開発第2部:安田部長、田中、佐藤
【欠席者】齋藤常務(海外工場視察出張のため)

【議題】新製品○○のティ-ザー宣伝について

【決定事項・確認事項】
・ティーザー広告予算については上限3,000万円とする
・クリエーティブの原案については宣伝部の部内でまず作成
・開発の進行はスケジュールから15営業日の遅延
・宣伝プランの作成については、原案ができ次第、外部の広告代理店3社に打診する。それぞれから予算の見積もりを取って決定する

【各案件についての発言】
鈴木課長「宣伝予算は社長より上限3,000万円で承認されました。クリエーティブの原案は。いつも通りまず宣伝部で作成する」

山田部長「開発部のOKを待って、ティーザー宣伝のための撮影日を設定したい」

安田部長「今度の新製品○○はかなりデザイン的にも頑張ったもの。その点にも留意して宣伝をお願いしたい」

鈴木課長「理解しているつもりです。原案が作成でき次第、開発部のメンバーにもチェックをしてもらって全社的に進めていきたい」

山田部長「そのようなアピールポイントをうまく訴求できるプランを持ってきた広告代理店と進めたい。もちろん予算的な制限はあるが」

【懸案事項】
・開発の遅延がこれ以上大きくならないように管理すること
・宣伝部は原案を2月19日(月)までに作成
・第2回会議を2月20日(火)本社5F 第2会議室にて開催


議事録は会議の内容を知らせるためのものですから、その会議で決まったことを先に記載した構成がよいでしょう。プレゼンペーパーで「結論は先頭に持ってくる」ことと同じです。

注意したいのは、後になって「わたしはそんなこと言ってない」といったクレームを言われないように、発言者とその発言内容を決し間違えないことです。

また、あくまでも議事録ですから、簡潔に記載するのがポイントです。
実際には、

「今度の商品はね、うちの若いヤツらが頑張ったんだよ。デザインもね、かなり凝ってるでしょ? これがね、若いヤツらの頑張りの結果なの。だからね、やっぱりそういうところに注目して宣伝もやってほしいわけ。」

といった発言であっても、議事録を書く際には、

「今度の新商品○○はかなりデザイン的にも頑張ったもの。その点にも留意して宣伝をお願いしたい」

上記のように簡潔にまとめるのがいいでしょう。発言を細大漏らさずありのままに記載することが求められる場合は別ですが、議事録は読みやすくわかりやすくすることが重要になります。


会社で作成する議事録は、上記のような必要な要素を盛り込み、そのうえで重要なポイントをうまく取り上げることが求められます。いわば、確かな取捨選択の能力がいるわけです。議事録の作成を任されたときには、「何が大事で、何が不要か」を考えて臨むようにしましょう。

(高橋モータース@dcp)

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