上司に評価される議事録の書き方！ 必要なポイントは？

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議事録の書き方1：議事録に必要な要素を確認しましょう

議事録はｍ会議・ミーティングの発言内容をまとめたものであり、出席したメンバーだけでなく、その他関係者に配布して、その会議・ミーティングの内容を確認してもらうために作成します。

議事録は大きく2つに分けられます。

1.メンバーの発言を細大漏らさずに記載。会議のすべてを記録して確認する、という意図を持って作成されるもの

2.会議の要点、重要なポイントを抜き書きした、いわば梗概的なもの

【1】の場合には、すべての発言を記載する必要があるので議事録担当になると速記者のような能力が求められます。また聞き漏らしに備えて会議中にはICレコーダーなどを用いて発言を録音するのもおすすめです。
ICレコーダーなどを使用した場合の聞き直しは、会議が終わった後すぐに確認しましょう。議事録の提出はスピードが求められるので、早めに着手するようにしましょう。

【2】の場合には、会議やミーティングがどのように進行したのか、どのような結論になったのかを記載し、議論の中でポイントとなった発言を取り上げてまとめます。梗概的な議事録ですので、重要な点を取りこぼさないようにしましょう。

【1】と【2】はいずれの場合も、議事録には以下の要素を盛り込むことを忘れないようにしてください。

・議事録の作成者
・会議がいつ、どこで行われたか
・会議の出席者（部署・肩書・氏名）／欠席者（参加予定だったのに出席できなかった場合）
・会議の議題
・会議の結論（決定事項）
・発言者とその発言内容

議事録はあくまでも「記録」であり、ファクト（真実）が重要になるので作成者の感想などは必要ありません。

会社で議事録の作成を行う場合には、普通は【2】の梗概的なものが求められます。【1】のような「発言全部」となると、まとめた議事録は読むほうも大変なため、【2】が好まれることが多いです。

議事録の書き方2：議事録は「読み言葉」が大事

以下に議事録の書き方のサンプルを挙げてみます。

議事録は会議の内容を知らせるためのものですから、その会議で決まったことを先に記載した構成がよいでしょう。プレゼンペーパーで「結論は先頭に持ってくる」ことと同じです。

注意したいのは、後になって「わたしはそんなこと言ってない」といったクレームを言われないように、発言者とその発言内容を決し間違えないことです。

また、あくまでも議事録ですから、簡潔に記載するのがポイントです。
実際には、

「今度の商品はね、うちの若いヤツらが頑張ったんだよ。デザインもね、かなり凝ってるでしょ？ これがね、若いヤツらの頑張りの結果なの。だからね、やっぱりそういうところに注目して宣伝もやってほしいわけ。」

といった発言であっても、議事録を書く際には、

「今度の新商品○○はかなりデザイン的にも頑張ったもの。その点にも留意して宣伝をお願いしたい」

上記のように簡潔にまとめるのがいいでしょう。発言を細大漏らさずありのままに記載することが求められる場合は別ですが、議事録は読みやすくわかりやすくすることが重要になります。


会社で作成する議事録は、上記のような必要な要素を盛り込み、そのうえで重要なポイントをうまく取り上げることが求められます。いわば、確かな取捨選択の能力がいるわけです。議事録の作成を任されたときには、「何が大事で、何が不要か」を考えて臨むようにしましょう。

（高橋モータース＠ｄｃｐ）