「改善報告書」の書き方とフォーマット【例文つき】

2022/10/26

スキルアップ


企業に勤めていると、「改善報告書」の提出を求められるシーンがあります。

一言で「改善報告書」と言ってもいざ作成しようとすると、どう作成していいかわからず悩むことがあります。

今回は「改善報告書」の正しい書き方とフォーマットを紹介します。

改善報告書とは

「改善報告書」とは、社内や社外に向けて業務の改善点や提案をまとめて報告する書類のこと。

主な内容は具体的な業務の改善方法や改善することで得られる結果などについて。

「改善報告書」を作成する目的は次の2つです。

改善点の理解を得るため

自分自身にとっては改善の必要があると思っても、口頭だけでは上司や取引先にはうまく伝わらない場合もあります。

「改善報告書」を作成し、可視化することで具体的な内容や改善した際のメリットなどを相手に伝えることが可能。

口頭では時間のかかる内容でも書類にすることで相手がよりイメージしやすく、後で見返せます。

改善点を客観視するため

「改善報告書」を作成することで、改善点を客観視できます。

「改善報告書」を作成する中でさらに改善すべき点に気付く場合もあり、再度改善点について確認できるでしょう。

「改善報告書」は上司や取引先に提出するだけでなく、自分自身の業務に対する理解を深められます。

改善報告書の書き方

「改善報告書」の作成に記載するべき項目に沿って作成するとスムーズに作成できます。

「改善報告書」に記載するべき項目は次の7つ。

  • ・宛先
  • ・タイトル
  • ・現状分析
  • ・現状の問題点・課題
  • ・改善方法の提案と見込める効果
  • ・結論
  • ・作成者の所属・氏名

この項目を順番に埋めていくイメージで「改善報告書」を作成してみましょう。

「改善報告書」を作成する際には、読む相手の気持ちを考え、わかりやすい文章での作成を心がけます。

事実を述べる部分と自分の感想や予想を述べる部分はハッキリ区別して、曖昧な表現にならないよう注意。

改善報告書のフォーマット

「改善報告書」には、社内用と社外用があります。

それぞれの書き方とフォーマットを紹介。

「改善報告書」社内用

〇〇年〇〇月〇〇日

〇〇部〇〇課

〇〇部長

改善報告書(タイトル)

1、業務分析

現在、経理業務は全ての作業を手作業で行っており、月30時間の残業が発生している状況です。

残業にかかる費用は毎月約5万円ほど。

2、現状の問題点

・全て手作業で行っている

・経理業務は専門的な知識が必要となるため、他の従業員が補助に入れない

3、改善方法と改善後の効果

経理システム(〇〇〇会計)ソフトを導入することで、手作業で行っていた業務が無くなります。

月の残業時間を10時間にまで軽減可能となり、残業にかかる費用を毎月2万円程度に抑えられます。

経理システム(〇〇〇会計)ソフトの使用料は毎月1万円。

経理業務をデジタル化することで、毎月2万円ほどのコスト削減が可能。

経理部員の残業時間も軽減できるため、肉体的、精神的な負担も軽減できます。

4、結論

コスト改善と社員の負担軽減のために経理システム(〇〇〇会計)ソフトの導入を提案いたします。

作成者:経理部

〇〇 〇〇

「改善報告書」の他に、図形やグラフなどをまとめた書類も添えるとより相手に伝わりやすくなりますよ。

「改善報告書」社外用

「改善報告書」を社外用で作成する場合は、クレームや謝罪に対応する際が多いです。

社外用の「改善報告書」は「経緯報告書」と呼ばれることもあります。

社外用の「改善報告書」の例文、フォーマットを紹介します。

株式会社〇〇御中

作成日:〇〇年〇〇月〇〇日

作成者:〇〇株式会社〇〇課〇〇〇〇

拝啓 平素格別のお引き立てを賜り、厚くお礼申し上げます。

この度、弊社の不手際により貴社に多大なるご迷惑をお掛け致しましたことを、深くお詫び申し上げます。

今回の件に関しまして、以下のように経緯をご報告申し上げます。

 敬具

内容
〇〇年〇〇月〇〇日〇〇:〇〇頃、弊社〇〇工場内で発生した停電により工場ラインが10時間停止し、納品予定であった〇〇の納品遅延が発生いたしました。

現状
〇〇月〇〇日段階での納品遅延は〇〇個

経過
〇〇月〇〇日 〇〇:〇〇よりラインを再稼働
〇〇月〇〇日 〇〇:〇〇より通常ラインの他臨時レーンを同時に稼働させ、不足分に対応
〇〇月〇〇日 〇〇:〇〇段階での納品遅延は〇〇個
〇〇月〇〇日 〇〇:〇〇段階での納品遅延は〇〇個

原因
集中豪雨の影響で停電が発生しました。問題箇所の把握に時間が掛かり、復旧が夜間に至ったため時間を要しました。

対策
工場内予備電源設備を確認し、〇〇月〇〇日までに新規予備電源システムに入れ替える予定です。

(引用元:20180925195034.pdf (falcom.co.jp)

「改善報告書」はフォーマット通りといかない場合もありますので、状況に応じて記載内容を変更して活用しましょう。

実際にヤマト運輸株式会社から「お荷物の早配に関する経緯報告」という文書が発行されており、相手企業へ謝罪と対策を報告しています。

ヤマト運輸の「改善報告書」には文頭のみではなく文末に

“貴社をはじめ関係者様へ多大なるご迷惑をお掛け致しましたこと心よりお詫び申し上げます。誠に申し訳ございませんでした。”
(引用元:20180925195034.pdf (falcom.co.jp)

という文章を入れてより謝罪の気持ちを表しています。

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人事・上司から一目置かれる「報告書」を書くためのポイント4つ

改善報告書は読み手のことを考えて作成しましょう!

改善したい、改善してほしいという思いがあるのは良いことですが、ついつい自分の気持ちが入りすぎてわかりにくい「改善報告書」を作成してしまわないよう注意しましょう。

読み手の気持ちになって、わかりやすく簡潔な「改善報告書」を作成することを心がけます。

「改善報告書」は記載する事項に沿って作成するとスムーズに作成できますよ。

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