改善報告書の書き方とフォーマット【例文つき】

2017/11/13

仕事全般

改善報告書の書き方とフォーマット

社会人のみなさんなら、上司や先輩などから「改善報告書」を出すように求められる機会も少なくないでしょう。日本語の「改善」は、今や「カイゼン」「kaizen」として世界で使われる言葉となっています。有名にしたのはトヨタ自動車。労働者自らが生産性を向上させるための取り組みを行う「カイゼン」は世界中から注目されました。しかし、トヨタ自動車のような製造業にとどまらず、どんな業種でも業務改善は求められるものです。では、改善報告書はどのようにまとめればいいのでしょうか。今回は改善報告書の基本的な書き方を、書く際に役立つ例文つきでお伝えします。

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■そもそも、業務改善とは?

改善報告書の書き方を知る前に、業務改善の意義についてご説明します。「カイゼン」といえば特に製造業の業務についてを指す、といわれますが、業務改善の余地はどんな業種にでもあります。無駄な時間・労力がかかっているのであれば、それを是正し効率化を図る。これができればコストダウンにつながり、生産性が向上することで会社の利益も増える、というわけです。会社の利益が増えれば、労働者に還元されるぶんも増えるでしょう。お金だけが目的ではなく、労働者一人一人の負担を減らすことが目的の業務改善もあります。例えば、適切な会計システムの導入によって、経理部員の負担が軽くなるといったことも利益ですし、業務改善の一つです。

■業務改善で取られる手段はそれぞれ違う! まずは分析!

経理部の人が月末になると人手が足りなくなる、という例を考えてみましょう。これまでは月末になると経理部員が深夜まで残業していた。しかし、会計システムの導入でそれがなくなったとなれば、経理部の人たちは早く帰宅できますし、その結果「残業代」が減れば会社も助かります。将来の残業代よりもシステムの導入代のほうが安いとなれば「早くやったほうがよい」と経営者は考えるでしょう。この例は、どの会社にでもありそうな経理部のみなさんの悩みですが、業務改善はより専門性の高い業務でも必要だったりします。

ですから業務改善と一口にいっても、業種・業務内容などによって実際に行われる手段はさまざまです。例のように「会計システムの導入」である場合もありますし、「生産ラインのベルトコンベヤーを3秒だけ速く動かそう」といった場合もあるのです。しかし業務改善を行う上で、どうしても先にやっておかなければならないことがあります。それは改善の対象となる「業務」についての分析です。

■業務改善を行うためには? 「ファクトシート」をまず描いてみよう

業務改善のための分析は、対象業務の「業務フロー」をつまびらかにし、誰が見ても分かるように「定量化」したものでないといけません。例えば、先の会計システムの例を考えてみましょう。経理部員がどんな仕事をしているのか、その業務にかかる時間はどのくらいなのか、その業務に対していくら残業代が発生しているのか、といったことは、当然ですが計測してデータ化されていなければなりません。

●経理部員Aさん
月末時に発生する給与計算業務:毎月21日からの4営業日
その間の残業時間:16時間
そのため発生する残業代:3万2,000円
そのための帰宅タクシー代経費:1万2,800円
上記の経費合計:4万4,800円/月

●経理部員Bさん
月末時に発生する経費計算業務:毎月25日からの3営業日
その間の残業時間:20時間
そのため発生する残業代:4万4,000円
そのための帰宅タクシー代経費:1万500円
上記の経費合計:5万4,500円/月

といった基本的なデータを積み上げて、実際に現在の業務フローで何が起こっているのか、いくらコストがかかっているのかといった実態を分析した、いわば「ファクトシート」を描く必要があります。これがなければ決して解決策は出てきません。

よくあるのは、例えば「会計システム」の導入は決まっていて、実際に入れてみるとなんの解決にもならず、システム導入費が高くついて損だった、なんて話です。この例でいえば、「月末の繁忙期だけ会計部員を追加する」ことが合理的解決なのかもしれないのです。

次のページ業務を分析したら業務改善報告書を書こう!

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