ホチキスの正しい位置はどこ？ ビジネスで使えるホチキス留めの注意点とは

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ビジネスシーンで必ず使う書類。

何枚かにわたる書類については必ずホチキス留めをしますよね。

書類によっては縦書きの書類や横書きの書類、さらには向きが混合していることもあります。

書類の作成時に、どこにホチキスを留めたらいいのかわからないなんて経験ありますよね。

そこで今回はホチキスの正しい位置について注意点を交えながら紹介します。

基本的なホチキスの留める位置

基本的にホチキスを留める位置は横書きのものは「左上」、縦書きのものは「右上」と覚えておくといいでしょう。

自分がどのように紙をめくって資料を読み進めていくかを思い浮かべると、どこに留めるべきかイメージがつきます。

横書きの書類の場合

普通、横書きの文章は左上から始まり右下で終わります。

左上から右下まで読み進めて、右下まで到達したら右下をつまんでページをめくるのが一般的な流れです。

書類を読む流れを止めない為にも、でホチキスを留めましょう。

縦書きの書類の場合

縦書きの文章は、基本的に右上から左下へと読み進めます。

左下に到達したら左下をつまんでページをめくるのが一般的。

そうするとスムーズにページをめくれるのは「右上」となるので、「右上」にホチキスを留めましょう。

ホチキス留めする時の注意点

ホチキス留めをする際にはいくつか注意したい点があります。

ホチキスを留める角度に注意

ホチキスを留める際には、角度にも注意しましょう。

ホチキスを留める位置は角から2～2.5cm程度離したところに、斜め45度になるよう意識。

横書きなら「左上」に斜め45度（／）になるように留めます。

縦書きなら「右上」に斜め45度（＼）になるように留めます。

用紙の短い辺や長い辺に並行にホチキス留めしてあることもありますが、紙がめくりにくく、破れやすくなってしまうのでNGです。

針なしホチキスに注意

近年は針なしのホチキスを使用することも増えています。

しかし針なしホチキスの場合、強度が弱いので簡単に外れてしまいます。

大事な資料がバラバラになってしまうと書類を整理するのに時間もかかりますし、相手に迷惑をかけてしまいます。

ビジネスシーンでは針なしホチキスの使用は避けましょう。

縦書きと横書きが混在している場合は？

書類によっては、縦書きと横書きが混在している場合もあります。

書類の向きが混在している場合、一般的には縦書きの書類を縦長にして、「左上」で留めると覚えておきましょう。

ただし、縦書きの書類が圧倒的に多い場合は「右上」にホチキス留めします。

必ず読みやすさを考えてホチキス留めすることが重要。

会社によっては独自のルールが存在することもありますので、必ず指示を仰いでからホチキス留めしてくださいね。

書類が多い場合は？

内容によっては使用する書類が多くなることもあります。

書類が多くなるとホチキス1ヶ所では頼りなくて不安になりますよね。

これも会社によって決まりがある可能性があるので、必ず確認しましょう。

冊子のように留める場合

契約書や重要書類などは冊子のようにホチキス留めする場合があります。

冊子のようにホチキス留めする場合は、2ヶ所または3ヶ所書類に対しまっすぐ留めます。

その際、横書きなら左、縦書きなら右に留めます。

製本テープを後から貼り付けることもあるので、その際はテープからホチキスがはみ出さないよう注意。

中綴じする場合

さらに分厚い書類の場合は中綴じをする場合も。

中綴じは普通のホチキスでもできます。

中綴じの方法は次の通り。

1. 1.全書類を二つ折りにする
2. 2.ホチキスを開き、針が出ている面を上向きにする
3. 3.背表紙側から、針と折り目の位置を合わせる
4. 4.書類を強く押し、針を刺し込む
5. 5.書類を裏返し、針の飛び出している部分を畳み込んだら完成

またホチキスで留まらない場合はクリップで留める、ファイルにそのまま入れるという場合も。

横書きのパワーポイント資料などは上にめくっていく流れが一般的なので、書類の上部に2ヶ所ホチキス留めする場合もあります。

書類をファイリングする場合は？

会議などで使用する書類をファイリングすることもあります。

書類をファイリングする際も、左上でホチキス留めをするのが基本。

ファイリングする際に、全ての書類を同じ位置でホチキス留めするとその部分だけが重なって収納しにくくなることはあります。

ファイリングする前提の書類であれば、少しずつホチキス留めする位置をずらすなどの配慮があると喜ばれるでしょう。

ホチキス留めは見やすさを第一に考えましょう

ホチキス留めは簡単な作業ですが、実は奥が深いんです。

会社によってホチキス留めのルールがあることも。

ビジネスシーンで使用する書類のホチキス留めの位置に迷ったら、まずは社内で確認をしましょう。 

 ホチキス留めは、書類を見る人にとっての見やすさを第一に考えることが大切です。