議事録のうまい取り方とは？まとめるべき項目も確認しよう

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2018/05/24

議事録を取る役割は、新入社員や若手社員が務めることが多いのではないでしょうか。議事録のまとめ方次第では、上司から評価されるかもしれない絶好のアピールチャンスです。議事録をまとめる上でのポイントを解説するとともに、使える議事録のフォーマットを添えて、すぐに応用できる内容にしています。

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議事録を取る目的を考える

議事録は何のために取るのでしょうか？目的をはっきりさせなければいい議事録は取れません。議事録を取る主な目的は、会議の際の発言内容を保存して、参加できなかった会社の上層部や関係部署などと共有することにあります。特に取引相手などとの会議や商談では、発言内容が重要な決定事項になることがあり、場合によっては証跡として重要な役割を果たすこともあります。

いい議事録は5W1Hが明確になっている

議事録は、「いつ（会議を行った時間）・どこで（会議を行った場所）・だれが（会議の参加者）・何を（会議のテーマ）・なぜ（目的）・どのように（会議の決定事項）」、の5W1Hが明確になっていることが基本条件となります。また、会議中に「そのことについては、検討して後ほどお返事するようにいたします」という保留の発言があった場合には、発言者の氏名を添えて、検討事項としてわかりやすく表示するなどの工夫をすると、ポイントを抑えたいい議事録に仕上がります。

議事録の主要な項目

・会議のテーマ
・会議を行った日時
・会議を行った場所
・会議の出席者
・会議の決定事項
・会議の内容（発言者の氏名と発言内容を記載）
・会議での決定事項
・保留事項など

議事録の例文

【会議のテーマ】新規に導入したシステムの運営状況と追加発注について
【日時】9月20日（木）15：00～16：00
【場所】○○株式会社　本社会議室
【出席者】
○○社：○○課長、○○さん（システムエンジニア）、○○さん（営業担当）
××社：××部長、××課長、××主任、××（システム運営管理者）、××（議事録作成）
【決定事項】
システムの運営状況はおおむね好調である。○○社の営業担当者もシステムエンジニアも連日来社して丁寧にサポートしてくれた。次のシステムの導入を積極的に推し進めることなどが会議の出席者全員によって決定された。

【会議の概要】
・新規導入したシステムの運営状況について
××主任：当初は使い方がわからず、社内で少し混乱が生じたが、○○社側の○○さん（システムエンジニア）、○○さん（営業担当）らが毎日来社して丁寧にサポートを行ってくれた。そのおかげで、1週間ほどでシステムが通常に運用できるようになった。
××（システム運営管理者）：○○社の○○さん（営業担当）や○○さん（システムエンジニア）が親身になってサポートしてくれて、さまざまなアドバイスもしてくれた。
○○課長：何か、課題に思われている事柄があったらお話しください。と発言
××部長：ほかの会社での導入事例や運営状況についても教えてほしい。
○○氏（システムエンジニア）：（詳しい事例の報告を行う）

・システムの追加発注について
○○課長：今回の議題である○○システムの導入についてご検討いただけますでしょうか。と発言
××部長：必要なシステムなので、実績のある○○社に追加発注するつもりでいる。
××主任：丁寧なサポートをしてくれた○○さん（システムエンジニア）、○○さん（営業担当）にまた担当になってほしい。

・追加発注の導入時期について
××部長：できるだけ早い時期がいい。
××主任：××部長と同じ意見。
○○主任：年末はお互いに忙しいので、来年の2月1日からはどうか。と提案。
○○さん（システムエンジニア）：2月1日から新しいシステムの導入にともなう工事を実施、2月15日頃から運用開始というスケジュールを提示
××部長：承諾する。
××主任：承諾する。
出席者全員：承諾する。

以上

まとめ

議事録を取る際のポイントの解説と、議事録の例文を紹介しました。議事録を取る係は若手社員が担当することが多いようです。それだけにどのような議事録を取ればいいのか困っているという方も多いのではないでしょうか。わかりやすい議事録に仕上げることは上司へのアピールにもなります。今回の記事を参考にしながら、ポイントを抑えたわかりやすい議事録の作成を行うようにしてください。

・執筆：ヤマダユキマル
広告代理店を経て、求人サイトのコンテンツライター、ビジネス関連サイトのライターとして活動中。