仕事でパソコンを使うなら絶対に入れておいた方がいいソフトがあります。
ワードやエクセル、パワーポイントといったMicrosoft Officeソフトは仕事でよく使いますが、それらの使い勝手がよくなり仕事の効率アップに貢献してくれますよ。
社会人の先輩方もこれらのソフトを上手に使って作業を時短して、上手に仕事を回しているようです。
この記事では、そんな仕事でよく使うPCソフトや仕事効率化ツールを紹介します。
ソフトを導入するにあたっての注意事項についても紹介していますので、注意事項も読んだ上で導入してみてくださいね。
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まず最初に、パソコンで最初に設定しておいた方がいいブラウザと日本語入力ソフトを紹介します。
を紹介しますが、この2つは導入しても妙なソフトが勝手についてきたりしません。
安心して紹介する公式サイトからそのまま導入してください。
また、仕事用にGoogleアカウントとMicrosoftアカウントがあるとかなり重宝します。すでにアカウントを持っている人は、個人で使っているものをそのまま使うのもいいです。プライバシーや誤爆が気になる人は仕事用にもう1つ作ってもいいでしょう。
Google Chromeはインターネットブラウザの定番ともいわれているソフトです。
Googleアカウントの設定が共有できるので、タブレットやスマホとお気に入り情報なども共有できますよ。
「こんな機能があったら便利なのに」と思うシーンでも、拡張機能を導入すれば大抵のことはなんとかなってしまうのも便利なところです。
公式サイト:Google Chrome
Google 日本語入力は、Googleが提供している日本語変換ソフトです。固有名詞に強く、誤入力時に正しい表記候補を表示してくれるので文書作成が捗ります。
また、「日付」や「矢印」、「数式の計算結果」などの入力にも手間がかかりません。
公式サイト:Google 日本語入力
パソコンを買ったら、GoogleアカウントとMicrosoftアカウントを作っておくと便利です。
というのも、GoogleアカウントとMicrosoftアカウントを作成することで利用可能になる付属サービスがかなり優秀だからです。
アカウント作成で使えるようになるサービスにはこんなものがあります。
公式サイト:Googleプロダクト
作成はこちらの公式サイトから:Googleアカウントの作成
公式サイト:Microsoftアカウント
作成はこちらの公式サイトから:Microsoftアカウントの作成
仕事でよく使うフリーソフトをパソコンにインストールする際に、注意しておきたいのがアドウェアの存在です。
アドウェアとは、フリーソフトやアプリと一緒にパソコンに入り込み、広告表示を行うソフトのことです。
「ソフトを無料で使わせてあげる代わりに広告を表示させてもらいます」という意図のあるソフトなのですが、アドウェアの中には個人情報を勝手に収集するようなウィルスにも似た動きをするものがあるので注意が必要なのです。
たとえば、アドウェアをインストールするとパソコンにこのような症状が出ることが多いです。
アドウェアは、スパイウェアとしても働く場合がありますし、頻繁に広告が表示されると仕事の邪魔にもなります。
こういった側面があることから、会社から貸与されているパソコンや社内で使うパソコンは「会社が許可したソフトやアプリ以外はインストール禁止」となっていることも多いのです。
会社が所有するパソコンへのフリーソフトのインストールが禁止されている場合は、フリーソフトの導入は断念しましょう。
アドウェアをインストールを防ぐためには、フリーソフトのインストール前に注意深く観察することが大切です。
具体的には、
の2点が大切です。その上で
といった対策をしましょう。
アドウェアをインストールしてしまった場合は、心当たりのソフトをアンインストールし、セキュリティソフトでスキャンします。
これだけでは削除しきれない場合もありますので、アンインストール後も妙な症状が続くようならアドウェア削除ツールを利用して削除しましょう。
仕事でよく使うパソコンソフトを10コ紹介します。無料で使えるソフトだけを厳選しました。
中には有料ソフトにアップグレードした方がいいものもありますが、無料のまま使うか有料版を購入するかは自分の使い方を見て判断するといいでしょう。
紹介するソフトはこれらです。
Adobe Acrobat Reader DCは、PDF文書を閲覧・印刷するために必要なフリーソフトです。
無料版の機能でたいていのことは足りますが、PDF文書を分割・編集・変換したい場合は有料版を購入する必要があります。
公式サイト:Adobe Acrobat Reader DC
Adobe Acrobat Reader DC以外にも、Adobe系のソフトは使えると重宝するものが多いです。
使えると便利なAdobe系のソフトの代表格を3つはこれらです。
どのソフトも聞いたことがあるのではないでしょうか。
特にPhotoshopは、先輩方も
と口コミしていました。
Evernoteは無料で使えるメモアプリです。クラウドを利用しており、利用端末全てでデータの同期が可能。テキスト以外にも画像、音声、スキャン、PDFまでメモに追加できます。編集機能も優秀なので簡単な文書作成ならEvernoteだけで完結できてしまいます。
公式サイト:Evernote
OneNote(Microsoft OneNote)は、Microsoftアカウントがあれば無料で利用することができるデジタルノートです。
Windowsパソコンだけでなく、スマホ、タブレットにも対応しており、幅広いシーンで利用できます。作成したノートの共有も可能なので、誰かと一緒に文書編集をする際にも便利です。
公式サイト:Microsoft OneNote
XMindは使い勝手のいいマインドマップツールとして有名なフリーソフトです。マインドマップは思考整理やプロジェクトの整理方法として有名な手法です。
XMindは、作成したマインドマップをスライドにできるだけでなくガントチャートなどの作成も可能です。
有料版・無料版・サブスクリプション版がありますが、無料版だけでも不自由なく使用できますよ。
公式サイト:XMind
Cliborは、クリップボードの履歴管理ソフトです。定型文の管理も可能なので、よく使う表現を一括管理でき便利です。
公式サイト:千草ウェブ「Clibor」
Orchisは、よく使うファイルやフォルダをさっと呼び出すことができるようになるランチャーソフトです。
ランチャーの呼び出し方法が多岐にわたるので、自分の呼び出しやすい方法でランチャーを呼び出せます。
公式サイト:小物創作所「Orchisのダウンロード」
QTTabBarは、エクスプローラーのツールバーにマウスクリックで切り替え可能なタブを作成するソフトです。
1つのウィンドウで複数のフォルダを開くことができるようになります。
公式サイト:QuizoApps「QTTabBar」
Thunderbirdは、複数のメールアドレスを管理するのに便利なメールソフトです。Webメールもメールソフトのメールも1箇所で管理できるため、複数アドレスの管理をしなければならない役職のときに便利です。拡張機能もそろっており、自分好みのツールにカスタマイズも可能です。
公式サイト:Thunderbird
GIMPは、無料で使える画像処理ソフトです。Photoshopのように高次元の画像処理・編集ができることから重宝されています。
公式サイト:GIMP
Flexible Renamerは、ファイルやフォルダ名、ファイルの属性や日付を一括置換できるソフトです。1つ2つのフォルダ名なら手動で変換していってもいいですが、その数が多くなると手動変換が大仕事になってしまいます。そんなときに便利なフリーソフトです。
公式サイト:Naru Site「Flexible Renamer」
仕事で使うソフトといえば、クラウドストレージサービスを忘れるわけにはいきません。
外部へのファイル送信やメール添付もこういったクラウドストレージを使えば、圧縮ファイルを作成せずに済みます。
バックアップやファイルの共用に便利なストレージサービスを3つ紹介します。
DropBox
DropBoXは、指定したフォルダのファイルの同期を登録した全てのパソコンですることができます。登録したパソコン全てで同じ環境が実現するので、複数箇所で作業をしていてもストレスを感じません。
DropBox上で共同作業ができる環境も整っており、リモートワークでの使い勝手もいいです。
先輩方も重宝しているようで、こんな口コミがありました。
公式サイト:DropBox
Googleドライブ
Googleドライブは、Googleが提供しているストレージサービスです。Googleアカウントを取得することで利用可能になります。
ファイル共有時にファイル共有者のドライブ容量が消費されないので、ドライブの節約にもなります。
公式サイト:Googleドライブ
OneDriveは、Microsoftアカウントを持っていれば使えるストレージサービスです。
Microsoftが提供しているのでMicrosoft Office製品との相性がよく、Office製品を使っているなら使わない手はありません。
公式サイト:OneDrive個人用クラウドストレージ
リモートワークで高頻度で使われるビジネスチャットツールもパソコンに入れておいた方がいいでしょう。
「1つだけあれば十分」と思うかもしれませんが、社内で使うツールとクライアントとの打ち合わせで指定されるツールが違う場合も多く、2つ3つとインストールする必要が出ることが多いです。
よく使われるビジネスチャットツールはこの3つです。
ChatWorkは、チャット機能だけでなくタスク管理、グループチャット、ファイル共有も可能なチャットツールです。
無料でも利用できますが、作成できるグループチャット数が少ないので使用頻度が高いのなら有料版にアップデートしましょう。
公式サイト:ChatWork
Slackは、豊富なスタンプでのコミュニケーションや外部サービスとの連携機能が優秀なビジネスチャットツールです。プログラミングコードの投稿機能があるため、Web系・IT系の企業や部署で使われることが多いです。
公式サイト:Slack
LINE(LINE Works)は、ビジネス版LINEです。会社単位で導入するものなので、LINE Worksの場合は会社が用意してくれます。
LINE Worksではなく、LINEをビジネスとしても使う場合はパソコンにLINEアプリをインストールして使いましょう。
公式サイト:LINE(LINE Works)
オンラインミーティングの機会が増えている中、よく使うWeb会議システムを3つ紹介します。
URLを取得しておけばルームの作成が必要ないものや友達としてつながっておいた方が便利なものと、それぞれに特徴があります。利用するシーンに合わせて使い分けたいですね。
代表的なWeb会議システムはこの3つです。
Zoom Meetingsは、1対1の打ち合わせはもちろん複数人での会議や、オンラインセミナーにも使えるWeb会議システムです。
会議を主催する際はミーティングURLを取得し参加者に配布すればよく、手軽にミーティングを行えます。
公式サイト:Zoom Meetings
Skype for Businessは、個人向け無料インターネット電話サービスのSkypeにビジネス向けの機能を追加したWeb会議システムです。
Microsoft製品との相性がよく、在・不在がわかるのでチームミーティングに使われることが多いようです。
公式サイト:Skype for Business
Wherebyは、URLを発行するだけでミーティング会場のセッティングができる手軽なWeb会議システムです。動作が軽く、他のWeb会議システムでは止まってしまうような回線状況でも不自由なく動くことで「どうしても落ちてしまう時の手段」として利用されることが多いです。
公式サイト:Whereby
普段の仕事を効率化するソフトから、よく使うアプリ・ソフトまでご紹介しました。
仕事をサボったり手を抜くのはよくありませんが、ソフトを利用して作業効率を上げるのは悪いことではありません。
自分の仕事スタイルにあった効率化ソフトを使って、できるビジネスパーソンを目指しましょう。
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