今さら聞けない! メールを返信するときの基本マナー4つ

2016/09/21

電話・メール

とある会社のオフィスにて。社会人になりたての会社員がパソコンのメール受信箱を確認しています。すると、そこにはお得意先から一通のメールが。一通り読んだあとに、返信をしようとキーボードに手を伸ばし……ふとその手が止まる。いったいどうしたのでしょうか? なるほど、どうやらメールの返信の仕方に戸惑っているようです。丁寧な形式でメールを返信するにはどのように書けばいいのか。けっこう迷ってしまいますよね。そこで今回は、適切なメールを返信するマナーを、改めて知りたい方や、今更人には聞けないと思った方に、できるだけわかりやすく説明していきたいと思います。

◆件名は必要に応じて書き直す

まずは件名について。これは基本的に『Re:先方の件名内容』の形式で問題ありません。なぜなら、先方のメールの要件に関する内容のメールを送るわけですから、マナー違反にあたることはないのです。しかし、相手の関心をひきよせたい場合は、自分で件名部分を書き換えて返信することも可能です。メールを受けた相手は、たくさんあるメールを一気に確認している場合もあるので、件名にメール内容の重要な部分を『~について』というふうに簡潔に書いておくことで、確認の優先順位が変わってくるでしょう。急ぎのメールを作成する際も同様のことが言えます。

◆引用を活用する

次は引用のマナーについてです。ビジネスメールでは、頻繁にこの引用を使います。しかし、学生の頃にレポートで行った引用方法とは別物。先方から送られてきたメール内容を引用するときは引用符『>』を付けてコピーし、それに対する返信、または関連した内容の文章を書きます。引用時には、引用文が長くなりすぎないように気をつけましょう。できるだけ文章の核心部分だけを引用するように気をつけてください。また、先方のメールを引用する際、原則としてメールの原文はそのまま使うようにしましょう。書き換えて誤字脱字があると混乱を招く恐れがありますから、そのままの文を引用した方が安全です。

次のページつづきは……◆返信はできる限り早く行う

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