新入社員必見！ 報告書の書き方の基礎を知ろう

新入社員として会社で働きはじめて最初のハードルとなるのが報告書の作成です。研修を受けたり、講習会に参加したり、イベントを行ったりするとその成果報告が必ず求められます。

効率化のために報告書のフォーマットがあらかじめ用意されている場合もありますが、全て個人に任される場合も少なくありません。いつ報告書の提出を依頼されても対応できるように、すぐに使える報告書の書き方の基礎を学んで対策しておきましょう。

■書式・表現は統一する

ビジネスの場面で必要となるどのような種類の報告書であっても、共通して押さえておくべき基礎は書式や表現を最初から最後まで統一することです。報告書はシンプルでわかりやすく、必要な内容がもれなく記載されていることが求められます。途中で書式を変えたり、表現に変化をつけたりする技巧は必要ありません。書き方として統一感を出し、読み手にわかりやすいように書式を整え、専門的な用語や現場で使う通称などの使用は避け、わかりやすく書くようにしましょう。

書式をどのように整えるかで迷ったら最も参考になるのが過去の事例です。以前行われた研修や講習会などの報告書のサンプルを上司や同僚から手配して、それをもとにして統一された書式で書いていくのが最も安全な方法です。新入社員なら特にサンプルが欲しいという要望を伝えやすいでしょう。真似をするところから始めるという気持ちを持って、その業界で必要とされている基本の書式や表現を覚えていくと、簡単に報告書が書けるようになるでしょう。

■冒頭に結論を述べる

報告書の書き方として、読み手に意図が伝わりやすくする工夫が不可欠です。報告書を読む上司に手間を取らせないためにも、簡潔に報告内容がわかるようにするを忘れないようにしましょう。その基本として、冒頭に結論を持ってきて明確に伝えることを忘れないようにしなければなりません。

ビジネスライティングに慣れていない人の場合には根拠を先に述べた上で結論を導き出すという書き方をしてしまいがちです。しかし、スピードが重視されるのがビジネスの現場であり、結論をまず述べた上で、それをサポートする根拠や自分の考えを列挙していくという書き方が望まれるようになっています。報告書がしっかりかけていると評価につながることもあるため、最低限の書き方のルールは押さえておきましょう。