「追伸」「PS」をビジネスメールで使うのはあり? 意味と使い方を合わせて紹介

2018/04/25

電話・メール

手紙やメールの本文を書き終えたあとに使う『追伸』や英語のpostscriptの頭文字をとった『PS』は主に追記や大事なことを最後にいうときに使われています。手紙やメールでよく見る『追伸』『PS』ですが、そもそも、ビジネスメールに使ってもいいのか疑問に思ったことがある人もいるかもしれません。そこで今回はビジネスシーンの『追伸』や『PS』の使い方を紹介します。これから手紙やメールを書くときの参考にしましょう。

「追伸」「PS」をビジネスメールで使うのはあり?

『追伸』『PS』の意味と手紙における使われ方

<『追伸』の意味>

追伸には、手紙やメールなどでいったん筆を置いたあとに追記するときに使われます。昔は手紙で、本文以外のことを書くときに、本文の補足をするときは「尚(なお)」、本文とは別のことを書き添えるときには「追いて(おいて)」を使っていました。追伸の「伸」は、いう、のべるという意味合いから、追伸は「本来の要件とは別に述べたいことを書く」ときに使用します。

<『PS』の意味>

『PS』は「postscript」の略語で、日本語に訳すと追伸です。語源はラテン語に由来し、「post」は「後」、「scriptum」は書くことを意味します。『P.S.』と表記するときは、ピリオドをPとSの両方のあとに必ず入れます。ネイティブの使い方では、メールの結びのあいさつの後に「P.S.」を付けます。英語の歌詞で「P.S. I Love You」というフレーズを耳にしたことありますよね。ネイティブでは、大事なことを最後に「PS」を付けて思いを伝えることがあります。

『追伸』『PS』をビジネスメールで使ってもよいのか

さて、では『追伸』『PS』を、手紙やビジネスメールで使ってもいいのでしょうか。結論から言うと、どちらもビジネスメールで使うことはあまりおすすめできません。なぜならビジネスメールの基本は、件名の要件を正確に簡潔に伝えること。いったん筆を置いたらそれで終わりにするほうがスマートです。

メールや電話がなく、伝達手段が手紙しかなかった時代。長々と書き終えた手紙を読み返したら言いたいことが漏れていた、といった場合に『追伸』が使われたという説もあり、受け取った相手によっては「書き直すのがめんどくさいのか」といったマイナスイメージをもたれる危険もあります。

それでも手紙やメールで『追伸』や『PS』を使いたい場合

それでは、ビジネスメールを書いていて『追伸』を使いたいケースはどんな場合でしょうか。さきほどもお伝えしたとおり、ビジネスメールの基本は、件名の要件を正確に簡潔に伝えることです。しかしそればかりを意識してしまうと、自分で読んでみても他人行儀で冷たいメールに感じてしまうときがありますよね。そんなとき、『追伸』や『PS』で気持ちのこもった言葉を添えたくなることがあるでしょう。
こういった場合に「末筆ながら」「末筆ではございますが」を使う例と、言葉の選び方で冷たさを感じさせない例をご紹介します。

<相手の体調を気遣う言葉を添える『末筆ながら』>

「末筆ながら」「末筆ではございますが」は、目上の方にも問題なく使える言葉です。ただし、話を変えて文章の締めに入る合図にもなりますので、そのあとにダラダラと文章を続けないように注意しましょう。

(例)末筆になりましたが、酷暑の折り、どうぞご自愛ください。
(例)末筆ではございますが、ご多忙の折り、くれぐれも御体をお大事にしてください。

例文の1つ目は季節に絡めたあいさつです。相手の体調を気遣う文章ですので、暑さ、寒さの厳しい季節に使うことが多いです。季節ごとの季語の例をいれておきますので、参考にしてみてください。

1月—厳冬(極寒、酷寒、厳寒など)の折り
2月-余寒(残冬)の折り、余寒(残冬)なおきびしい折り
7月-炎暑(酷暑)の折り、暑さことのほかきびしいこのごろ、
8月-残暑(炎暑)の折り、残暑(炎暑)きびしい折り、
11月-初霜(向寒、霜寒)の折り、めっきり冷えこんでまいりましたこのごろ
12月-厳冬(寒冷、酷寒)の折り、年の瀬もいよいよ押しせまってまいりましたが、

<要件が謝罪のときに使う『末筆ではございますが』>

ビジネスシーンでは、時として謝罪をしなくてはいけないことがあります。本文でもきちんと謝意をお伝えしたうえで、最後の結びもお詫びで締めるときに、『末筆ながら』を使います。例文にもあげましたが、本文中でお詫びの気持ちをお伝えしているので、結び文は、『重ねてお詫び申し上げます』として、謝り足りない気持ちを伝えましょう。こちらに手落ちがあった場合の謝罪メールで、弁解がましい言いわけはしてはいけません。

(例)末筆ではございますが、この度の非礼につきまして、重ねてお詫び申し上げます。
(例)末筆ではございますが、本件におきまして○○様に非常にご心労をおかけしましたことを、重ねてお詫び申し上げます。

<要件が自らの進退の報告のときに使う『末筆ではございますが』>

基本的に社内文書に『末筆ながら』といった末文はつけませんが、例外として使われる例が自身の進退の報告のときです。引き継ぎなどの要件をお伝えしたうえで、今までお世話になったお礼の文章を付け加えます。

(例)おつかれさまです。この度、一身上の都合により○月○日付けで退職することとなりました。(中略)末筆ではございますが、皆さまの更なるご活躍とご発展をお祈り申し上げます。

文頭や語尾を変えて、相手に冷たく感じさせない文章にする

例えば、お願いしたいことがあるとき「〜してください」と「〜していただけると助かります」とでは、受け取る側の印象は違います。想定できるシーンでの文頭や語尾の例をあげてみます。メールも、普段のコミュニケーションと同じで、相手のことを思いやる気持ちがあれば、自然に出てくる言葉です。

(例)お忙しいところ恐れ入りますが、○月○日(○)中にお返事いただきますと幸いです。

先日は、○○の件、○○様にご対応いただいたおかげでスムーズに進行し、助かりました。今回もまたお力添えいただきたく、ご連絡させていただきました。

まとめ

ビジネスシーンでは特に目上の方へメールを差し上げる機会も多いでしょう。そんなときに基本的な定型メールを知っておくと安心です。ビジネスメールの基本は相手の時間を奪うことのないように「要件を簡潔に」、間違った情報が伝わらないように「誤解されることなく」伝えることが一番ですが、それを踏まえたうえで相手のことを気遣う気持ちをさりげなく伝えられれば、ビジネスメールのコミュニケーション上級者になれるのではないでしょうか。

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・執筆:小西尋子(こにしひろこ)
編集者・ライター。広告代理店で約10年間営業を経験したのち、クリエイティブに転向。ハウスエージェンシーでのコピーライター、編集プロダクションでの編集・ライター職などを経て2018年2月フリーランスに。京都の観光記事や企業の採用ページのインタビュー記事などを手がける。

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