ß

ビジネスメールの書き出しのマナーは?「申します」の使い方を例文つきで紹介

2021/07/09

電話・メール


ビジネスメールは、書き出しで最初の印象が決まります。

ビジネスメールには便利な定型文がありますが、どんな相手にも定型文がふさわしいとは限りません。また、書き出しでは守らなければならないマナーもあります。

今回は一般的なビジネスメールの書き出しの文章と、相手に合わせた表現のバリエーションについて例文とともにご紹介します。

▼こちらもチェック!
ビジネスメールの基本の書き方&マナーまとめ【シチュエーション別例文つき】

「(私)○○と申します」という名乗りはビジネスメールでも使える

「(私)○○と申します」という名乗りはビジネスメールでも使えます。

電話では

「お世話になっております。私、株式会社〜〜の〇〇と申します」

と言いますが、これはメールも同じです。

ビジネスメールでも挨拶と自己紹介が書き出しの基本構成になります。電話では当たり前でも、ビジネスメールになると戸惑う人がいますが、そんなに硬く考えなくても問題ありません。基本のマナーは一緒です。

「(私)○○と申します」は面識の有無で言い換えた方がスマート

「(私)○○と申します」は相手との面識があるかないかで言い換えたほうがスマートです。

面識がある相手に

「お世話になっております。私、株式会社〜〜の〇〇と申します」

は、なんだか変ですよね。

面識があるなら

「お世話になっております。株式会社〜〜の〇〇です」

「お世話になっております。株式会社〜〜の〇〇でございます」

の方が自然でしょう。

面識がない相手の場合は、「お世話になっております」が変なので

「突然のメール失礼いたします。私、株式会社〜〜の〇〇と申します」

のように「お世話になっております」を言い換えると自然です。

この辺りの詳細は、後ほど例文を紹介します。

ビジネスメールの書き出し例文:社内・社外の場合

社内や取引先といったすでに面識のある相手へメールを出す場合の書き出しの例文を紹介します。

基本的には電話と同じなので、迷ったら取引先の方に電話をするときのことを想像してみてください。

社内メールは日常の挨拶からはじめてOK

社内の人に、毎朝「お世話になっております」とは挨拶しません。

かしこまらない関係の方には、「おはようございます」「こんにちは」など日常の挨拶から始めてもいいでしょう。あるいは、「お疲れ様です」もよく使う文例です。

同じ会社で相手も朝から出社しているのがわかっている場合、「おはようございます」で始めたほうが清々しく感じます。長い会議に同席したあとの同僚には、「お疲れ様です」で始めるとより違和感なく相手に伝わるでしょう。

社内メールの書き出し例

「おはようございます、田中です。昨日の会議の議事録をまとめましたので、添付にてお送りいたします。」

社外へのメールは「お世話になっております」+「〇〇でございます」

既存の取引先やおつきあいのある相手へのメールには、次のような定番の挨拶文から始めることが多いです。

社外(取引先)へのメール書き出し例

「いつもお世話になっております。株式会社〜〜の〇〇です」

「お世話になっております。株式会社〜〜の〇〇でございます」

「お世話になりましてありがとうございます。株式会社〜〜の〇〇です」

3つ目の例文は、以前いただいたメールの文頭に実際にあった挨拶文です。

読んだ瞬間、とても清々しい気持ちになりました。 社会人になれば、色んな方とメールでやり取りしていくこととなります。

自分が素敵だと感じたメールは、どこを素敵だと感じたのかを分析して、取り入れていくといいのではないでしょうか。

社外へのメールの書き出しに付け足したいバリエーション

これまでにご紹介した一般的なメールの書き出しは、どういった場合に使っても失礼はありません。

ただ、「毎回同じ書き出しでは変わりばえしないな」「もう少し何か加えたいな」と思う方もいるでしょう。そこで、少しバリエーションをご紹介しておきます。

「先日はお忙しいところ弊社までご足労いただきまして、誠にありがとうございました。おかげさまで大阪でのイベントを無事に終了することができました。」

「田中様、いつもお世話になっております。用件のみで大変失礼いたしますが、次回の打ち合わせの日程をお知らせさせていただきます。」

ビジネスメールの書き出し例文:初めて連絡する相手の場合

初めて連絡する相手へのメールは、社内宛・面識のある社外宛とは違う表現が必要です。

電話でも、営業の電話がかかってきたときに「お世話になっています」と言われたら、「取引のある会社なのかな? 」と思いますよね。相手の会社名を知らなかった場合、「何の会社? 何の要件?」とも思います。 

ビジネスメールの場合は、初めて接する相手への挨拶の言葉や、知らない相手にメールを送る失礼を詫びる挨拶から書き出すとよいでしょう。

営業で送信するビジネスメールの書き出し例文

「突然のご連絡失礼いたします。 私、株式会社○○にてWebメディアの営業をしております田中と申します。」

「初めまして、○○会社の田中と申します。 弊社では企業様のホームページに、採用ページを追加するご提案をしております。」

書き出し文から本題にうまくつなげるために使える例文

初めての相手にメールを送るとき、書き出しだけではなく本文につなげる文章も悩みますよね。本文の書き出しかたについても、文例とともに紹介します。

「さて、この度弊社で「△△△△」という新商品を開発いたしました。」 

「さて、かねてよりご相談いただいておりましたお見積もりの件について、添付にて送付させていただきます。」 

「さて、さっそくではございますが、先日お問い合わせいただきました件に対してお応え申し上げます。」

序文で挨拶をしたあとに本題に切り替えるときは、「さて」を使います。日常会話ではあまり使わないかもしれませんが、ビジネスメールでは便利な表現なのでぜひ使ってみましょう。

本文が長文になりそうな場合は、文章をすっきりさせるために、「さて」や「ところで」「また」などの接続詞が便利です。

「ところで、来賓の方への贈答品はこちらで準備させていただいてもよろしいでしょうか?」

「また、お急ぎの場合は電話でご注文いただきますように、お願い申し上げます。」

ビジネスメールの型を覚えて失礼のないようにしよう

スポーツなどの場合と同じで、ビジネス文書にも決まった「型」があります。まずは「型」に忠実に。そして慣れてきたら自分なりの工夫をしていきましょう。

ビジネスメールは「要件を簡潔に伝え、相手を気遣いながら自分の気持ちを伝える」心構えをもっていれば、うまく使いこなせますよ。

関連記事

新着記事

もっと見る

HOT TOPIC話題のコンテンツ[PR]

注目キーワード

新生活準備応援クーポン特集

 ビジネス用語・カタカナ語80選

 キャリアロードマップの一歩目

  • ピックアップ [PR]

    イベント

    もっと見る