リマインドとは? 意味やビジネスでの使い方を解説【例文つき】

更新:2024/01/29

ビジネス用語

ビジネスシーンでのリマインドは、何らかの重要な日程や期日などに対しての「再確認」という意味で使われます。

相手もわかっている可能性のあることを再確認するのですから、ビジネスでの慣習になっているとはいえ、きちんとマナーを守らないと失礼になることも……!

そこで今回は、リマインドの意味や使い方などの基本から、失礼にならないリマインドメールの書き方ポイントまで例文も交えてご紹介します。

リマインドの意味

「リマインド」とは、「思い出させる」「思い起こさせる」といった意味を持ちます。

「リマインド」は、英単語の他動詞「remind」がもととなるビジネス用語で、日本語で言う「念押しの確認」や「再確認」とほぼ同義と捉えるとわかりやすいでしょう。

たとえば、少し先の会議日程について連絡した取引先に対して、会議の数日前に予定通り会議に出席できるかどうか確かめるために、リマインドのための電話やリマインドメールを送ることがあります。

リマインドは、できるビジネスパーソンのスキルの1つです。多忙な中で、情報自体を確認できていない人もいるかもしれませんので、リマインドすることで、スムーズに仕事を進めることができるのです。

リマインドは日本語に言い換えると「再確認する」「催促する」

リマインドを日本語に言い換えると「再確認する」「催促する」になります。

実際のビジネスの現場では「催促」としてリマインドすることもあるのですが、直接的に「催促」と言い換えてしまうのは失礼にあたる可能性が高いです。そのため、

・念の為ご確認ですが〜〜
・日程が近づいている関係で再度確認を〜


のように、「ご確認」「再度の確認」などに言い換えると好印象です。

リマインドの使用シーンと使い方

リマインドの使用シーンは、会合やイベントなどの日程が近くなってきたとき、あるいは出欠などの締切が迫ってきているときに「念押しの連絡」として使われます。具体的には次のようなシーンです。

リマインドの使用シーン

・重要な会議の日が迫ってきたとき
・資料の提出の締切日が迫ってきたとき
・歓送迎会の出欠連絡が迫ってきたとき など


重要性の高い日程やアポイントメントの直前に「リマインドしておこう」のように使われます。また、締切の期日が過ぎても、回答や出欠連絡をもらっていない人々に対して、催促と確認の意味でリマインドすることもあります。

リマインドの使い方

リマインドという言葉の使い方は、ここまで出てきたように「リマインドする」「リマインドメールを送る」のように使います。「リマインドする」とはつまり「再確認する」「念押しする」ということです。

<例文>

・「○○さんの送別会の出欠、リマインドしておいてくれる?」

・「出席者全員にリマインドをお願いできるかな」

・「念の為、リマインドメールを送っておきます」

・「ドタキャンが多かったから、やはりリマインドが必要だったね」


適切なタイミングでリマインドを行うことで、当日の急な欠席を減らすことができますし、出欠や集金の取りまとめを円滑に進めることができるのです。では次からは、実際にリマインドをするための方法について見ていきましょう。

リマインドの方法4つ

リマインドするときにどのような方法で行うかというと、

・メールやチャット
・電話
・対面
・リマインダーを使う


といった方法が挙げられます。
それぞれ順番に解説していきます。

メールやチャット

ビジネスシーンでのリマインドは、現在ではメールを使うケースが多い印象です。「リマインドメール」と呼ぶこともあります。

あるいは、チャットツールを使っている会社なら、チャットでリマインドすることも。グループLINEを社内連絡に使っているという会社もあるでしょう。

メールでリマインドする際は、ビジネスメールのマナーを守り、用件を簡潔にまとめることが大切。チャットの場合はもう少しカジュアルかもしれませんが、いずれにせよ相手に失礼のない文面を心がけましょう。

後ほど、リマインドメールの例文をご紹介しますので参考にしてみてください。

電話でリマインド

電話でのリマインドは「リマインドコール」と呼ばれます。メールではなく電話でリマインドを行う理由は、

・メールアドレスが分からない
・相手により、直接電話した方が伝わりやすい
・営業活動の一環となる


などが挙げられます。

3つ目の「営業活動の一環となる」については、たとえば個人の顧客をセミナーに招待しているような場合、電話で話すことでコミュニケーションが生まれます。参加する側もそこで安心感を得られたりするものです。

対面でのリマインド

対面でリマインドすることももちろん可能です。例えば社内チームに対するリマインドは、定例ミーティングなど皆が集まる場があれば伝えることができるでしょう。

対面でのリマインドは、直接顔を見ながら伝えることができるため念押し効果は高いです。相手の反応もその場で知ることができます。

ですが、メールと違って文面には残らないため、勘違いのないようホワイトボードに書き出すなど工夫されるといいでしょう。

スマホのリマインダーを使う

リマインダーとは、忘れてはいけない予定をリスト化したり、通知したりしてくれるスマホアプリのこと。これは「自分に対するリマインド」として有効です。

例えば出欠の連絡をしなければならない場合、出欠締切の3日前にセッティングしておくことで、3日前にスマホが通知してくれるので助かります。スマホのリマインダーについては後ほど詳しく解説します。

リマインドメールの書き方のポイント

ここからは、リマインドメールの書き方について解説していきます。

件名:用件をわかりやすく

メールの件名は「ひと目で用件が分かるように」というのがビジネスメールの基本です。

<例文>

・○月○日送別会の出欠について

・○月○日送別会についてのご確認

・【ご確認】○月○日送別会のお知らせ

あからさまに「リマインド」という言葉を使うと「催促」と受け取られかねませんので避けた方が無難です。代わりに「ご確認」などの表現がベターです。

あいさつ文:簡単に自己紹介を

あいさつ文、つまりメールの書き出し部分では簡単なあいさつと自己紹介をしましょう。

<例文>

・いつもお世話になっております。ABC株式会社の赤坂でございます。

・おつかれさまです。総務部の赤坂です。

本文:クッション言葉を入れる

クッション言葉とは、一言前置きすることでソフトな印象になる便利な言葉。例えば次のようなクッション言葉があります。

<例文>

お忙しいところ恐縮ですが、(キャンセルの際はお早めにお申し付けください。)

恐れ入りますが、(出欠がまだの方はご連絡お待ちしています。)

お手数ではございますが、(何卒よろしくお願いいたします。)

こうしたフレーズを使うことで、目上の人にもお伝えしやすくなります。リマインドメールは実質的な催促となることもあるため、相手に失礼のないように丁寧な文章を心がけましょう。

締め:連絡先を入れておく

締めの一文として、「ご多忙の中誠に恐れ入りますが、何卒よろしくお願い申し上げます。」といったフレーズで締めます。

文末には「署名」のように連絡先を入れるようにします。「会社・部署名」「担当者名」はもちろん、急ぎ連絡したい時のための「電話番号」も入れておくと親切です。

リマインドメールの例文

実際のビジネスシーンを想定したリマインドメールの例文をご紹介します。リマインドメールに至るまでの上司との会話例もあわせてお伝えしますので、参考にしてみてください。

ケース1.出欠を確認したい場合

上司:「○○さんの送別会の出欠を改めてリマインドしてもらえるかな」
部下:「かしこまりました。本日中に、リマインドメールをしておきます」

<リマインドメール例文>

件名)○月○日送別会の出欠について

お疲れさまです。 ○○部××です。
先日ご案内しました○○さん送別会の出欠確認のため、 再度ご連絡させていただきます。

・日時:○月○日(金)19時~
・場所:○駅近辺
・出欠締め切り:△月△(金)

恐れ入りますが、期日までに××まで出欠をご連絡いただければと思います。
お手数をおかけしますが、何卒よろしくお願いいたします。

ケース2.日程や詳細を連絡したい場合

上司:「先月お知らせしておいた恒例の食事会が近づいてきたから、出席者全員にリマインドをお願いできるかな」
部下:「はい、かしこまりました。社内のオールメールで、皆様にリマインドいたします」

<リマインドメール例文>

件名)○月○日恒例食事会について

お疲れ様です。○○部××です。
先日告知いたしました○○恒例の食事会の開催日が迫ってまいりましたので、改めてご連絡差し上げます。

・日時:○月○日(金)19時~
・場所:ホテル○○
・参加費:4,000円

万が一ご都合が悪くなってしまった場合は、お手数ですが本日中に××までご連絡ください。
○日以降の欠席連絡はキャンセル料が発生します。
ご了承くださいませ。
お手数をおかけしますが、何卒よろしくお願いいたします。

次は、飲み会などの会費を徴収する際のリマインドメールの書き方をご紹介します。

ケース3.会費の徴収をしたい場合

<リマインドメール例文>

件名)○月○日懇親会のご案内と集金について

お疲れ様です。○○部××です。
先日告知いたしました○○事業部の懇親会の開催日が迫ってまいりましたので改めてご連絡差し上げます。

先日ご連絡いたしましたとおり、会費は事前集金とさせていただきます。
まだの方は、本日中に××まで参加費をお支払いください。

・日時:○月○日(金)19時~
・場所:○○屋 ○店
・参加費:4,000円

万が一ご都合が悪くなってしまった場合は、お手数ですが本日中に××までご連絡ください。

お手数をおかけしますが、何卒よろしくお願いいたします。   

リマインドメールへ返信するときのマナー

自分宛のリマインドメールに返信するときは、リマインドメールを送ってくれた相手への感謝の気持ちを忘れないようにしましょう。

・お忙しい中、ご連絡をいただきありがとうございます。

・ご連絡ありがとうございます。お忙しい中、お手数をおかけし申し訳ございません。

・お忙しい中、ご連絡ありがとうございます。当日は楽しみにしております。

このように、「忙しい中、自分のためにメールを送る時間を作ってくれてありがとう」という気持ちが伝わる文面にします。返信の際の例文も載せておきます。

<リマインドメールへの返信例1>

お疲れ様です。○○部××です。
お忙しい中、ご連絡ありがとうございます。

食事会の件、こちらの日程で予定通り出席させていただきます。

>日時:○月○日(金)19時~
>場所:ホテル○○
>参加費:4,000円

当日、楽しみにしております。

どうぞよろしくお願いいたします。

「ご連絡ありがとうございます」では少し固く感じる場合は、「リマインドありがとうございます」でも大丈夫です。

<リマインドメールへの返信例2>

お疲れ様です。○○部××です。
業務がお忙しい中、リマインドありがとうございます。

食事会の件、出席で連絡させていただいておりましたが、予定通り出席させていただきます。

どうぞよろしくお願いいたします。

まとめ

リマインドの意味と使い方、そしてリマインドメールの書き方を例文つきでご紹介しました。

実際のビジネスシーンで、「リマインド」という言葉を適切に使い、リマインドメールを正しく実践することによって、仕事をスムーズに進めることができます。

確実に物事を進めたいときこそ、「リマインド」することが大切だと覚えておきましょう。

(マイナビ学生の窓口編集部)

学生の窓口編集部

「3度のご飯よりも学生にとっていいことを考える!」の精神で 大学生に一歩踏み出すきっかけコンテンツをたくさん企画しています。 学生生活に役立つハウツーから、毎日をより楽しくするエンタメ情報まで 幅広く紹介していますので、学窓(がくまど)をチェックしてみてください!

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