効率UP！ 社会人に聞いた、ビジネスメールの時間短縮術「テンプレ化」「1時間に10分だけ対応」

たかがメール作成、されどメール作成。仕事中、意外と時間がかかってしまうのがメールのやりとりです。仕事には不可欠ですが、できるだけ時間は短縮したい……そのための方法について社会人のみなさんに聞いてみました。

■よく使うフレーズは登録！

「使う頻度の高い文章は辞書登録している。たとえば、『おつかれ』で『お疲れ様です。○○です』、『なにとぞ』で『何卒よろしくお願いいたします』など。社名も登録している」（27歳／女性／IT）

ほかにも『じゅうしょ』で『会社の住所』、『でんわ』で『会社の電話番号』を登録している人もいるようです。

■テンプレを利用

「お礼メールとか資料送付メールは、テンプレ登録してある。だいたい文面は同じなのに、毎回書いているとそれなりに時間がかかってしまうので。ただ、相手方の名前を間違えていないかなどは、最後にていねいに確認が必要」（26歳／男性／教育）

アポ入れメールなど、職種によって定番メールに差はありそうですが、一度作っておくと、後々の時間短縮になりそうですね。

■メール対応の時間を決めておく

「1時間毎に10分、とメール対応の時間を決めておく。それまでパソコンのメール機能を立ち上げないようにしている。そのほうが仕事もメール返信も集中してできるので」（32歳／女性／制作）

メール返信は早いほうがいいですが、来るたびに対応していては、下手するとずっとメール対応をしていることになりかねません。何事も時間を区切ってやることは大事かも？

■メールをフォルダ分け

「あらかじめ、送信元別にフォルダに振り分けられるようにしておく。そうすると自然とメール返信の優先順位が構成できるので、どれから返そう？ などと考える時間がなくなる。短縮といってもほんの少しだけど、やってみると意外と便利」（29歳／男性／経理）

あとからメールの内容を確認するときもフォルダ分けされていると便利ですね。仕事全体の効率がよくなりそう！

メール作成時間を劇的に短くするような魔法の技はありませんが、最初のちょっとした手間でストレスは軽減できそうですね。あなたはメールの作成時間を短縮するための裏ワザを持っていますか？

（ふくだりょうこ＋プレスラボ）