英文ビジネスメールの「書き始め」マニュアル

【メールの趣旨を話す】

英語圏の方からくるメールで一番多いのはこのパターンです。前置きなしにいきなり本題はぶっきらぼうのようですが、必要最低限にすることでわかりやすくし、間違いも少なくする。相手も時間を有効に使えるため、良いビジネスメールの型として広く使用されています。

This is to inform you of a change in our organizational structure.

私どもの社内体制が変更になったので、そのお知らせでご連絡しています。

I am writing this email in response to the memo on the departmental budget.

部門内予算に関する社内通知について、メールを書いています。

I would like to confirm our next teleconference date, May 10th at 8am.

次回、5月10日午前8時のテレカンファレンスの日時を確認したいのですが。

I am following up on my last email regarding monthly updates of our project.

プロジェクトの毎月の進歩状況について、先日私が送ったメールのフォローアップです。

Regarding your request to reschedule our meeting, I am available on Wednesday at noon.

会議の日時変更のお願いに関してですが、水曜日の12時でしたら空いています。

【日本人宛に英語で書く場合】

これはとても大切なポイントです。外資系企業などで多いのですが、日本人同士でかつ英語でメールのやりとりをする際は、儀礼的なあいさつ文はつけるようにしましょう。あいさつ文のようなクッションは、ひとつ置いてから話を始めるのが日本の礼儀なのは、皆さんもご存知のとおりです。コミュニケーションは言葉ありきではなく人ありき。相手が日本人の場合は最初の項目の「I hope ...」から始めるのが、真の国際的なコミュニケーションを理解した社会人としての気配りなのではないでしょうか。

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今回はよくある典型的な書き出しを並べてみましたがいかがでしたか。ぜひ、活用してみてくださいね。次回は、本文の書き方です。お楽しみに！


文●宇多 藍子(ウダ アイコ)
AllAboutプロファイル　ビジネス英語講師
UNIVAST Education 代表取締役
クライエントの皆さんの「わかった！通じた！使えるようになった！」を大切な3本柱として英語レッスンや研修を行っています。個人レッスンや英語学習のプライベートコーチングのほか、NECなどの大手企業で英語研修を行うなど、様々な分野での英語教育に携わっています。