英文ビジネスメール基本のフォーマット

2012/06/21

電話・メール

【本文と改行】

さて、本文の部分ですが、書き出しから、本文が数文、そして書き終わりの文と続きます。ここでの英語と日本語の違う大きなポイントは、文章ごとの改行はしないこと。文章の途中での改行もしないでください。改行は、相手のウィンドウの大きさに合わせて自動的に行われる改行に任せましょう。

英文メールは、話題ごとの段落で構成されています。話題が変わったら段落を変え、その時に初めて改行をします。

繰り返しますが、英語のメールでは、幅をそろえるための改行はしません。文章の途中の改行は一切しないでください。カンマの後で改行することもありません。また、一文が終わるごとに改行をすることもありません。本文の途中で改行してしまうと、詩を読んでいるようで、とても読みづらい英文になってしまいます。改行をしたい気持ちは抑えて英文メールを書きましょう。

【署名】

署名は日本語の署名をもとに、下記の点に気をつけながら英訳版を用意しましょう。

■名前

ファーストネームが先にくるので、「宇多藍子」なら「Aiko Uda」になることは、ご存知の通り。さらに、明確にするため「Aiko UDA」のように、ラストネームだけを大文字表記にする場合もあります。また、日本語のようにラストネームから書く場合には、「Uda, Aiko」とカンマが入ります。

■住所

住所は番地から始まり、地名、市区町村、都道府県、郵便番号、国の順番です。

例:

1-2-3, Nishi Shinjuku, Shinjuku-ku, Tokyo, 163-8001, Japan

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