英文ビジネスメール基本のフォーマット

2012/06/21

電話・メール

【相手の名前】

相手の名前の書き方は、フォーマルな場合とカジュアルな場合があります。お客様あてのメールや、相手に始めて送るとき、まだ親しくない相手にメールを送る場合にはフォーマルな方を使いましょう。また、カジュアルなものを使うかどうかは相手の役職(上下関係)によってではなく、どれくらいやり取りをしていて親しい仲になっているかによります。

英語圏では自分の上司に向かって、「Hi」でメールを始めることもあります。まずはフォーマルな言い回しを使い、相手に合わせてカジュアルな言い回しに変更するようにするとよいでしょう。

例:

■フォーマルな場合

Dear Robin Thompson,

Dear Mr./Ms. Thompson,

Dear Thompson san,

Dear All,

Dear Sir or Madam, (相手の名前が不明の時)

■カジュアルな場合

Dear Robin (san),

Good morning/Hello/Hi Robin (san),

「さん」についてですが、外資系企業での社内メールは、「Mr.」や「Ms.」を使わずに「さん」を使う傾向があります。「さん」なら親しくなっても使い続けて違和感がないですし、男女の差や姓と名の使い分けもないので海外の方にも使いやすいのでしょう。どんなに親しくてもなかなか呼び捨てにはしづらい日本人の感性と、外国の方からはわかりにくい日本人の名前にぴったりの解決策ですね。

次のページ本文を書くときに気をつけたいポイントとは?

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