「誘っても誰も来ない......」を回避！　飲み会に人を集めるコツ

そろそろ、忘年会＆新年会のシーズン。会社の飲み会から友達とのパーティまで、幹事を任されることもありますよね。せっかく幹事として実施したのに、当日、あまり人が来なかった......という寂しい展開だけは避けたいところ。イベントにたくさんの人を集める方法、誰か教えて〜！

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今回のちょいたつ(ちょい達人の略)は、イベントプロデューサーとして年間数十件のイベントを行っている河辺さん(仮名)。業種や年齢を超えて人と人とをつなぐことを目的に、最大数百人規模のイベントを主催しているとか。今回はそんな河辺さんに会社の飲み会に人を呼ぶコツを聞きました。

■お誘いは「メールで」＆「脱・仕事感」が大事

「最初の呼びかけはメールで送りましょう。ファックスやダイレクトメールは読み捨てられがちだけれど、メールなら読んだ後もデータが残る上、会場の地図などをリンクで紹介できるので便利。メールで送るときは、『開催時間』、『場所』、『連絡先』の基本項目に加えて、今回のイベントに絡めたお誘い文句を入れましょう。『忘年会の出欠確認です』という業務的な文章ではなく『今年の忘年会は、ビールがおいしいと話題のお店に予約します！』など少しくだけた雰囲気にすると、仕事の延長という感覚が薄れるし、気軽に参加してもらえるのでは」

普段仕事を共にする仲間だからこそ、脱・仕事感が求められるんですね。

■お誘いするベストなタイミングは3週間前

「告知する際は、飲み会の3週間前に声をかけましょう。1カ月前だと忘れられるケースもあるし、逆に2週間前だと予定が入っていることが多い。また、ある程度の人数を把握して会場をおさえるには最低でも2週間は必要です。特に忘年会のシーズンはお店が埋まりがち。3週間前がマスト」

確かに、あまりに前に誘われた飲み会だと、行くと返事しつつも忘れていた......なんてこともありますよね。