仕事効率の近道! クリアデスクのコツ5選

2014/02/13

対人マナー

仕事効率の近道! クリアデスクのコツ5選

多くの企業で推奨されている「クリアデスク」。「長時間席を離れるとき、机の上にものが出ていない状態」のことを意味します。例えば机の上に書類を出しっぱなしで帰ると、いつの間にか机から落ちていたり、誰かが持って行ったりして紛失してしまう可能性があります。情報セキュリティの意識が高まってきた昨今、うっかり重要機密が流出してしまったら大変なことですよね。そういったトラブルを防ぐためにも、クリアデスクの徹底はとても大事なことなのです。



しかし、仕事に追われる日々の中、常に机の上を綺麗にしていくのはなかなか難しいこと。クリアデスクを保つための上手なやり方はないのでしょうか? ファイリングコンサルタントの野原淳さんに聞いてみました!



「まずは『仕掛りボックス』を用意しましょう」



仕掛りボックス? それは一体なんでしょうか?



「進行中の案件に関わる資料を入れるボックスのことです。基本的に机の上にはこの仕掛りボックスしか置きません。仕事をするときはそこから必要な書類だけ取り出して作業するようにします。退勤するときに、作業途中のものをまた仕掛りボックスに戻し、それをロッカーや引き出しにしまう。これでクリアデスクの完成です」



なるほど! 仕掛りボックスの中に資料をしまうというルールを作れば、それ以上資料が増えたり机の上を散らかすこともないですよね。でも、同時進行する案件はたくさんあるし、資料だって膨大だから一つのボックスに収まるわけないよ! という人もいるかと思うのですが、そんな場合はどうしたらいいでしょうか?



「そういう方は、果たしてその資料をすべて把握しているのでしょうか? 効率よく仕事を進められていますか? どんなに案件が溜まっていても、一人の人間がこなせる量は限られています。仕掛りボックスは自分が対応できる仕事量しか入れないようにするという目的もあるんです」



また、大量に資料を保存しておくと、その分ミスも起こりやすいと野原さんは指摘します。例えば、似たような資料を違う取引先にFAXしてしまったり、書類の新旧がわからなくなってしまったり。実は筆者もたくさんの資料を保持していたばかりに、別の会社宛の企画書を送ってしまうという手痛いミスをしたことがあります......。



「『いつか使うかも』と思うと何も捨てられません。持つことによってかかるコストやリスク以上のメリットがあるかを考えて取捨選択し、自分で管理できる書類量に抑えることが、クリアデスクを実現する大前提」と野原さん。



「能動的に捨てるようにすれば、自分にとってどれが必要で、どれがそうでないのかを考える訓練にもなって、より仕事が洗練されていくハズですよ」



日常的に取捨選択して鍛えていくってことですね! ちなみにボックスを用意するにあたって、オススメのものはありますか?



「紙資料のファイリングの基本は、『立てる』こと。ファイルなどを立てて収納できるタイプのボックスがいいですね。また、ひと目でどの案件のファイルかわかるように、ラベルなどで『表示』する。さらに、仕事内容に合わせてファイルを『色分け』しておく。この『立てる』、『表示する』、『色分けする』を徹底すれば、仕掛りボックスを有効に使えると思います」



会社に戻った筆者は、さっそく野原さんの教えを実践。仕掛りボックスに進行中の案件資料を収納し、いらないと判断した資料はすべてゴミ箱へ。すると机がスッキリして、気持ち良い仕事場が完成しました! クリアデスクにすることは、仕事の能率を上げる役目も担っているそう。さっそくあなたも今日から実践してみては?



文●北条マサ子(清談社)



野原淳さんプロフィール

株式会社キングジム ファイリングコンサルタント

大小のセミナー、コンサルティングを通して、民間・公共団体含めてのべ2000人以上にファイリングを指導している。

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