★高村さんからのアドバイス
ビジネスシーンにおいて、電話はコミュニケーションをとる上で重要な役割を果たします。
電話は対面会話と異なり応対者の声のトーンや口調、言葉遣いなどから会社のイメージが判断されます。電話応対の良し悪しが企業の第一印象としてまずとらえられるものなのです。
従って応対者は常に会社の代表としての自覚を持って応対することが重要です。
電話応対は「迅速・丁寧・正確・簡潔」が基本です。また電話を受ける時は必ず事前にメモの準備を忘れてはなりません。
迅速・・・・・・1.電話はベル2回までに出るようにしましょう。
2.相手の都合が分からない状況で一方的に時間を割くため、相手の時間を大切にする心がけが必要です。
丁寧・・・・・・1.相手の表情が見えないため、より丁寧な対応が大切です。
2.特に声のトーン、大きさに注意し、正しい敬語を使って話すようにします。
正確・・・・・・1.聞き間違いなどを防ぐために、日時・個数は必ず復唱して確認します。
2.特に音の似た言葉や時間、数字などは言い変えて表現し、間違いを防ぐ心がけをするようにします。
簡潔・・・・・・1.電話は、使用時に料金が発生するため、会話をスムーズに行い5W2Hをもとに対応します。
2.用件は結論から話します。その際、話すべきことをあらかじめメモしておくことにより、伝え忘れを防ぐことができます。
次に上がり症なので・・・・・・ということですが、こればかりは日頃から会話力を磨いておく他はありません。気持ちの部分でとっさにでるのではなく一呼吸おいてからでてみてはいかがでしょう。
特に敬語の正しい知識と使うタイミングを心得ておけば、とっさのときでも正しい会話ができます。
■回答:高村多英子さん
実用マナー検定・マナー講座などを実施している、マナー文化教育協会の講師として活躍中
2024/12/02
2024/11/24
【給付型奨学金】国内外の大学院にて博士号を取得したい社会人学生が対象『FASID奨学金プログラム』※2025年1月20日締切
2024/11/12
2024/11/04
2024/09/27
【診断】セルフプロデュース力を鍛える! “ジブン観”診断
かわいい×機能性がつまったSamantha Thavasa Petit Choiceのフレッシャーズ小物を紹介! 働く女性のリアルボイスを集めて開発された裏側をレポート
あなたの“なりたい”社会人像は? お仕事バッグ選びから始める新生活
いつでもわたしは前を向く。「女の子の日」を前向きに♪社会人エリ・大学生リカの物語
実はがんばりすぎ?新社会人『お疲れ度』診断
ウワサの真実がここにある!? クレジットカードの都市伝説
忙しい新社会人にぴったり! 「朝リフレア」をはじめよう。しっかりニオイケアして24時間快適。
視点を変えれば、世の中は変わる。「Rethink PROJECT」がつたえたいこと。
社会人デビューもこれで完璧! 印象アップのセルフプロデュース術