証憑の意味は？ 正しい使い方を例文付きで解説

証憑の意味は？

「証憑」（しょうひょう）とは、取引の成立を立証する書類を指す言葉です。「証憑書類」とは請求書や領収書などの申告や経費の計上に必要な書類のことを言います。会計記録や取引記録の正確性・真実性を証明するために必要な書類が「証憑」です。

社外取引の「証憑」には、注文書や商品受領書、送り状、受取状、契約書、領収書、小切手および小切手控、借用証書などがあります。社内取引の「証憑」には、納品書、請求書の控、出庫伝票、指示書などがあります。

・証憑書類とは

領収書や請求書、納品書などの取引を立証する書類のことを「証憑書類」といいます。「証憑書類」を発行する目的は、口約束ではなくお互いが同意して決定した事項を証拠として残すためです。「証憑書類」はとても重要な書類なので、内容に間違いはないか二重のチェック体制を設けている会社が多いといわれています。

「証憑書類」は、主に経理部の担当者が管理しているケースが多く、経理を担当する人は「証憑書類」の重要性や役割を正しく認識しておく必要があります。

「証憑書類」の保存期間は原則7年とされています。たとえば大手企業の領収書の保存期間は7年、個人の場合は5年というのが一般的です。現金出納帳の保存期間は7年です。帳簿の保存期間は税法で規定されています。

証憑の使い方を解説

証憑の正しい使い方を例文付きで解説しましょう。

・設備や装置が正常であることを承認して検収書を発行したことは、確かな「証憑」となった。

・取り交わした契約文書などがインターネットで簡単に検索できる時代だ。だからこそ、証憑管理に関するコンプライアンスを強化する必要があるだろう。

・貯金通帳は金融機関が預金者に対して預金者であることを証明する「証憑」である。

・「証憑」とは経理処理のための証憑性を担保する請求書や領収書を指す言葉である。

まとめ

「証憑」の正しい意味や使い方について解説してきました。「証憑」は普段の生活で使うことはあまりないかもしれません。しかし経理を担当する事務業務ではよく使う言葉なので、意味をしっかり理解しておくようにしましょう。意味だけでなく「証憑」の重要性や役割についても解説していますので頭に入れておくと役立つことがあるはずです。

筆者：ヤマダ ユキマル
国公立の美術大学を卒業後、広告代理店やデザイン事務所のクリエイターを務める。現在はライターとして活動中。ビジネス関連や健康分野、デザイン関係、茶道、アウトドア、DIYなど幅広い分野のオウンドメディアに連載中。