退職理由の書き方と伝える際のマナー・タイミングとは？

会社を辞める際にはその旨を会社に伝え、「退職願」や「退職届」を提出するのが一般的です。しかし、就職前の学生のみなさんは、いつどのように伝えればいいのか、退職理由はどう書けばいいのかなど、ご存じないでしょう。今回は、こうした「退職時のマナー」についてご紹介します。

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■退職を伝える際のマナー

せっかく入った会社でも、さまざまな事情で退職しなければならないことがあります。退職する場合には、以下のようなポイントを押さえておきましょう。

●退職を伝える相手

退職する意思を固めたら、まずは直属の上司に伝えます。同僚などに「退職しようと思っている」「転職しようかな」などと言うのは世間話や愚痴の範ちゅうでよくあることですが、上司に伝えるのは「明確に退職の意思がある」ということになります。

●いつ退職を伝えるか

上司に伝えるとしても、上司にも予定や都合があります。その場ですぐには対応してもらえない場合もあるので「ご相談したいことがあるので、時間をつくっていただけないでしょうか」などと伝え、約束を取り付けておきましょう。

上司が忙しくてなかなか時間が取れない場合は「今日、お仕事終わった後よろしいでしょうか」などと頼んでみましょう。

●退職する日付

上司に退職の旨を伝えるときには、退職する理由といつ退職するつもりなのかを伝えます。多くの会社では、退職希望日の何日前に報告するかが決められています。特に決まっていない会社でも、1カ月前までに伝えるのが一般的です。すでに転職先が決まっているような場合は先方の都合もあるので、早めに上司に伝えましょう。

規定を別にしても、「今週いっぱいで辞めたいんですが」など、急すぎる退職の相談は社会人としてマナー違反です。引き継ぎなどもありますので、余裕を持って伝えましょう。

●退職願、退職届の提出

会社によって異なりますが、退職に当たっては「退職願」や「退職届」という書類を提出します。一般的に、退職願は「退職させてください」と願い出る書類で、受理される前に撤回できることもあります。また、退職願が受理されてから改めて退職届を出す場合もあります。

一方の退職届は「退職します」と届け出る書類で、基本的には取り下げることができません。会社によっては退職願だけ、退職届だけ、ということもあります。