会社を休む際のメールの書き方 メール連絡OKの場合の伝え方とは？

朝起きたら体調が悪いなんてことは、誰にでも経験がありますね。ひどく悪いときは会社を休まなければならないでしょう。会社を休むとなれば、そのための連絡が必要です。会社を休むための連絡は電話でする場合が多いですが、職場によってはメール連絡OKの場合もあります。今回は、会社を休む際のメールの書き方をご紹介します。

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■会社を休む際のメールで押さえるべきポイント

まず、勤務先が「メールでの連絡を許可している」ことが大前提です。「欠勤の連絡は電話でするのがマナー」という考え方は根強く、会社によってはメールやSNSでの連絡を認めていないことがあります。社会人としては、職場で取り決められているルールを守り、認められている手段で連絡しましょう。もちろん無断欠勤はもっての他です。

メールやSNSで欠勤の連絡をすることに対しての是非はデリケートな問題で、会社によって考え方もルールも異なります。本記事では、会社のルールとして「欠勤の連絡をメールでしてもよい」と想定しています。メールで欠勤の連絡をする場合、以下のような点に気を付けるといいでしょう。

●休む理由をわかりやすく簡潔に書く

例えば、下痢がひどくて身動きが取れないのであれば、会社を休む理由としては問題ないでしょう。体調不良なのに無理に出勤して、思わぬミスを起こしたりするほうが損害が大きくなるとも考えられます。休むのは決して悪いことではないので、なぜ休むのかを正直に伝えましょう。

その際は「昨夜から下痢がひどいので」とか「朝起きたら熱が38度もあって」というように、どのような症状なのか明確に書くといいでしょう。単に「体調が悪いので」では欠勤するほど悪いのかと、疑いを招く可能性があります。

体調不良以外では、身内の突然の不幸など、どうしても外せない用事ができたということもあります。とはいえ、前もって予定がわかっているのであれば、その日は有給休暇を事前に申請して休むようにしましょう。有給休暇であれば、当日の連絡は必要ない会社が多いでしょう。

●業務の引き継ぎについて

仕事によっては自分の業務を他の人に代わってもらわなければなりませんし、自分だけしか対応できない仕事は止まってしまいます。急に休むことになった場合は、最低限の指示を送ったり、自宅等でも可能な範囲で対応するのがいいでしょう。