「改善報告書」の書き方とフォーマット【例文つき】

企業に勤めていると、「改善報告書」の提出を求められるシーンがあります。

一言で「改善報告書」と言ってもいざ作成しようとすると、どう作成していいかわからず悩むことがあります。

今回は「改善報告書」の正しい書き方とフォーマットを紹介します。

改善報告書とは

「改善報告書」とは、社内や社外に向けて業務の改善点や提案をまとめて報告する書類のこと。

主な内容は具体的な業務の改善方法や改善することで得られる結果などについて。

「改善報告書」を作成する目的は次の2つです。

改善点の理解を得るため

自分自身にとっては改善の必要があると思っても、口頭だけでは上司や取引先にはうまく伝わらない場合もあります。

「改善報告書」を作成し、可視化することで具体的な内容や改善した際のメリットなどを相手に伝えることが可能。

口頭では時間のかかる内容でも書類にすることで相手がよりイメージしやすく、後で見返せます。

改善点を客観視するため

「改善報告書」を作成することで、改善点を客観視できます。

「改善報告書」を作成する中でさらに改善すべき点に気付く場合もあり、再度改善点について確認できるでしょう。

「改善報告書」は上司や取引先に提出するだけでなく、自分自身の業務に対する理解を深められます。

改善報告書の書き方

「改善報告書」の作成に記載するべき項目に沿って作成するとスムーズに作成できます。

「改善報告書」に記載するべき項目は次の7つ。

この項目を順番に埋めていくイメージで「改善報告書」を作成してみましょう。

「改善報告書」を作成する際には、読む相手の気持ちを考え、わかりやすい文章での作成を心がけます。

事実を述べる部分と自分の感想や予想を述べる部分はハッキリ区別して、曖昧な表現にならないよう注意。

改善報告書のフォーマット

「改善報告書」には、社内用と社外用があります。

それぞれの書き方とフォーマットを紹介。

「改善報告書」社内用

「改善報告書」の他に、図形やグラフなどをまとめた書類も添えるとより相手に伝わりやすくなりますよ。

「改善報告書」社外用

「改善報告書」はフォーマット通りといかない場合もありますので、状況に応じて記載内容を変更して活用しましょう。

実際にヤマト運輸株式会社から「お荷物の早配に関する経緯報告」という文書が発行されており、相手企業へ謝罪と対策を報告しています。

ヤマト運輸の「改善報告書」には文頭のみではなく文末に

“貴社をはじめ関係者様へ多大なるご迷惑をお掛け致しましたこと心よりお詫び申し上げます。誠に申し訳ございませんでした。”

（引用元：20180925195034.pdf (falcom.co.jp)）

という文章を入れてより謝罪の気持ちを表しています。

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改善報告書は読み手のことを考えて作成しましょう！

改善したい、改善してほしいという思いがあるのは良いことですが、ついつい自分の気持ちが入りすぎてわかりにくい「改善報告書」を作成してしまわないよう注意しましょう。

読み手の気持ちになって、わかりやすく簡潔な「改善報告書」を作成することを心がけます。

「改善報告書」は記載する事項に沿って作成するとスムーズに作成できますよ。