パソコンを買ったら最初に入れるべき仕事効率化ソフトまとめ19選

2021/05/25

ITスキル

仕事でパソコンを使うなら絶対に入れておいた方がいいソフトがあります。

ワードやエクセル、パワーポイントといったMicrosoft Officeソフトは仕事でよく使いますが、それらの使い勝手がよくなり仕事の効率アップに貢献してくれますよ。

社会人の先輩方もこれらのソフトを上手に使って作業を時短して、上手に仕事を回しているようです。

この記事では、そんな仕事でよく使うPCソフトや仕事効率化ツールを紹介します。

ソフトを導入するにあたっての注意事項についても紹介していますので、注意事項も読んだ上で導入してみてくださいね。

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パソコンで最初に設定しておくべきブラウザ・日本語入力ソフト

まず最初に、パソコンで最初に設定しておいた方がいいブラウザと日本語入力ソフトを紹介します。

  • ・Google Chrome
  • ・Google 日本語入力

を紹介しますが、この2つは導入しても妙なソフトが勝手についてきたりしません。

安心して紹介する公式サイトからそのまま導入してください。

また、仕事用にGoogleアカウントとMicrosoftアカウントがあるとかなり重宝します。すでにアカウントを持っている人は、個人で使っているものをそのまま使うのもいいです。プライバシーや誤爆が気になる人は仕事用にもう1つ作ってもいいでしょう。

Google Chrome

Google Chromeはインターネットブラウザの定番ともいわれているソフトです。

Googleアカウントの設定が共有できるので、タブレットやスマホとお気に入り情報なども共有できますよ。

「こんな機能があったら便利なのに」と思うシーンでも、拡張機能を導入すれば大抵のことはなんとかなってしまうのも便利なところです。

公式サイト:Google Chrome

Google 日本語入力

Google 日本語入力は、Googleが提供している日本語変換ソフトです。固有名詞に強く、誤入力時に正しい表記候補を表示してくれるので文書作成が捗ります

また、「日付」や「矢印」、「数式の計算結果」などの入力にも手間がかかりません。

公式サイト:Google 日本語入力

パソコンを買ったらGoogleアカウント・Microsoftアカウントを作成しておくと便利

パソコンを買ったら、GoogleアカウントとMicrosoftアカウントを作っておくと便利です。

というのも、GoogleアカウントとMicrosoftアカウントを作成することで利用可能になる付属サービスがかなり優秀だからです。

アカウント作成で使えるようになるサービスにはこんなものがあります。

Googleアカウントで使えるようになるGoogleサービス

  • ・Gmail
  • ・Googleドライブ
  • ・Googleフォト
  • ・Google Meet
  • ・Googleカレンダー
  • ・Googleドキュメント/スプレッドシート/スライド など

公式サイト:Googleプロダクト

作成はこちらの公式サイトから:Googleアカウントの作成

Microsoftアカウントで使えるようになるサービス

  • ・Outlook
  • ・Skype
  • ・OneDrive
  • ・Microsoft Officeオンライン など

公式サイト:Microsoftアカウント

作成はこちらの公式サイトから:Microsoftアカウントの作成

フリーソフトをパソコンにインストールする場合の注意点

仕事でよく使うフリーソフトをパソコンにインストールする際に、注意しておきたいのがアドウェアの存在です。

アドウェアとは、フリーソフトやアプリと一緒にパソコンに入り込み、広告表示を行うソフトのことです。

「ソフトを無料で使わせてあげる代わりに広告を表示させてもらいます」という意図のあるソフトなのですが、アドウェアの中には個人情報を勝手に収集するようなウィルスにも似た動きをするものがあるので注意が必要なのです。

アドウェアをインストールと生じるデメリットとは

たとえば、アドウェアをインストールするとパソコンにこのような症状が出ることが多いです。

  • ・ブラウザを開いたときのページがいつも広告表示
  • ・ブラウザのツールバーに広告が表示される
  • ・ページ遷移のたびにポップアップ広告が表示される
  • ・個人情報や閲覧履歴が許可していない第三者に漏れてしまう
  • ・ソフト購入を求める広告が定期的に表示される

アドウェアは、スパイウェアとしても働く場合がありますし、頻繁に広告が表示されると仕事の邪魔にもなります。

社内パソコンではフリーソフトのインストールが禁止されている場合も

こういった側面があることから、会社から貸与されているパソコンや社内で使うパソコンは「会社が許可したソフトやアプリ以外はインストール禁止」となっていることも多いのです。

会社が所有するパソコンへのフリーソフトのインストールが禁止されている場合は、フリーソフトの導入は断念しましょう。

アドウェアのインストールを防ぐ方法つ

アドウェアをインストールを防ぐためには、フリーソフトのインストール前に注意深く観察することが大切です。

具体的には、

  • ・インストールしたいフリーソフトは信頼できるところが作成しているか
  • ・フリーソフトが海外製の場合、日本語化を配布しているサイトは信頼できるか

の2点が大切です。その上で

  • ・信頼できないサイトのソフトはダウンロードしない
  • ・フリーソフトのインストールの前にセキュリティソフトを導入する

といった対策をしましょう。

アドウェアをインストールしてしまったらどうすればいいか

アドウェアをインストールしてしまった場合は、心当たりのソフトをアンインストールし、セキュリティソフトでスキャンします。

これだけでは削除しきれない場合もありますので、アンインストール後も妙な症状が続くようならアドウェア削除ツールを利用して削除しましょう。

仕事用のパソコンに入れておくべきフリーソフト10選

仕事でよく使うパソコンソフトを10コ紹介します。無料で使えるソフトだけを厳選しました。

中には有料ソフトにアップグレードした方がいいものもありますが、無料のまま使うか有料版を購入するかは自分の使い方を見て判断するといいでしょう。

紹介するソフトはこれらです。

  • ・Adobe Acrobat Reader DC 
  • ・Evernote
  • ・X-mind
  • ・OneNote
  • ・Clibor
  • ・Orchis
  • ・QTTabBar
  • ・Thunderbird
  • ・GIMP
  • ・Flexible Renamer

Adobe Acrobat Reader DC 

Adobe Acrobat Reader DCは、PDF文書を閲覧・印刷するために必要なフリーソフトです。

無料版の機能でたいていのことは足りますが、PDF文書を分割・編集・変換したい場合は有料版を購入する必要があります。

公式サイト:Adobe Acrobat Reader DC

Adobe系ソフトは有料だが使えると重宝するものが多い

Adobe Acrobat Reader DC以外にも、Adobe系のソフトは使えると重宝するものが多いです。

使えると便利なAdobe系のソフトの代表格を3つはこれらです。

  • ・Photoshop
  • ・Illustrator
  • ・lightroom

どのソフトも聞いたことがあるのではないでしょうか。

特にPhotoshopは、先輩方も

  • ・できる人が少ないから使えると重宝される(男性/30歳/医療・福祉)
  • ・写真を扱う仕事なら便利だから(女性/45歳/アパレル・繊維)
  • ・画像編集やら使えると便利そう。周りに使える人はいない(男性/38歳/自動車関連)
  • ・写真などの加工もできると資料作りなどに役立つ(男性/43歳/食品・飲料)

と口コミしていました。

Evernote

Evernoteは無料で使えるメモアプリです。クラウドを利用しており、利用端末全てでデータの同期が可能。テキスト以外にも画像、音声、スキャン、PDFまでメモに追加できます。編集機能も優秀なので簡単な文書作成ならEvernoteだけで完結できてしまいます。

公式サイト:Evernote

OneNote

OneNote(Microsoft OneNote)は、Microsoftアカウントがあれば無料で利用することができるデジタルノートです。

Windowsパソコンだけでなく、スマホ、タブレットにも対応しており、幅広いシーンで利用できます。作成したノートの共有も可能なので、誰かと一緒に文書編集をする際にも便利です。

公式サイト:Microsoft OneNote

XMind

XMindは使い勝手のいいマインドマップツールとして有名なフリーソフトです。マインドマップは思考整理やプロジェクトの整理方法として有名な手法です。

XMindは、作成したマインドマップをスライドにできるだけでなくガントチャートなどの作成も可能です。

有料版・無料版・サブスクリプション版がありますが、無料版だけでも不自由なく使用できますよ。

公式サイト:XMind

Clibor

Cliborは、クリップボードの履歴管理ソフトです。定型文の管理も可能なので、よく使う表現を一括管理でき便利です。

公式サイト:千草ウェブ「Clibor」

Orchis

Orchisは、よく使うファイルやフォルダをさっと呼び出すことができるようになるランチャーソフトです。

ランチャーの呼び出し方法が多岐にわたるので、自分の呼び出しやすい方法でランチャーを呼び出せます。

公式サイト:小物創作所「Orchisのダウンロード」

QTTabBar

QTTabBarは、エクスプローラーのツールバーにマウスクリックで切り替え可能なタブを作成するソフトです。

1つのウィンドウで複数のフォルダを開くことができるようになります。

公式サイト:QuizoApps「QTTabBar」

Thunderbird

Thunderbirdは、複数のメールアドレスを管理するのに便利なメールソフトです。Webメールもメールソフトのメールも1箇所で管理できるため、複数アドレスの管理をしなければならない役職のときに便利です。拡張機能もそろっており、自分好みのツールにカスタマイズも可能です。

公式サイト:Thunderbird

GIMP

GIMPは、無料で使える画像処理ソフトです。Photoshopのように高次元の画像処理・編集ができることから重宝されています。

公式サイト:GIMP

Flexible Renamer

Flexible Renamerは、ファイルやフォルダ名、ファイルの属性や日付を一括置換できるソフトです。1つ2つのフォルダ名なら手動で変換していってもいいですが、その数が多くなると手動変換が大仕事になってしまいます。そんなときに便利なフリーソフトです。

公式サイト:Naru Site「Flexible Renamer」

仕事で使うクラウドストレージ3選!バックアップやファイルの共用に便利

仕事で使うソフトといえば、クラウドストレージサービスを忘れるわけにはいきません。

外部へのファイル送信やメール添付もこういったクラウドストレージを使えば、圧縮ファイルを作成せずに済みます。

バックアップやファイルの共用に便利なストレージサービスを3つ紹介します。

  • ・DropBox
  • ・Googleドライブ
  • ・OneDrive

DropBox

DropBoXは、指定したフォルダのファイルの同期を登録した全てのパソコンですることができます。登録したパソコン全てで同じ環境が実現するので、複数箇所で作業をしていてもストレスを感じません。

DropBox上で共同作業ができる環境も整っており、リモートワークでの使い勝手もいいです。

先輩方も重宝しているようで、こんな口コミがありました。

  • ・意外と使えるソフトで便利だから(女性/26歳/商社・卸)
  • ・容量の重いデータを大量に保存できて便利だから(男性/35歳/食品・飲料)
  • ・使いやすいと思う(女性/46歳/医療・福祉)
  • ・容量が多くて保管がラク(女性/33歳/不動産)

公式サイト:DropBox

Googleドライブ

Googleドライブは、Googleが提供しているストレージサービスです。Googleアカウントを取得することで利用可能になります。

ファイル共有時にファイル共有者のドライブ容量が消費されないので、ドライブの節約にもなります。

公式サイト:Googleドライブ

OneDrive

OneDriveは、Microsoftアカウントを持っていれば使えるストレージサービスです。

Microsoftが提供しているのでMicrosoft Office製品との相性がよく、Office製品を使っているなら使わない手はありません。

公式サイト:OneDrive個人用クラウドストレージ

リモートワークでの使用頻度高!仕事で使えるビジネスチャットツール3選

リモートワークで高頻度で使われるビジネスチャットツールもパソコンに入れておいた方がいいでしょう。

「1つだけあれば十分」と思うかもしれませんが、社内で使うツールとクライアントとの打ち合わせで指定されるツールが違う場合も多く、2つ3つとインストールする必要が出ることが多いです。

よく使われるビジネスチャットツールはこの3つです。

  • ・ChatWork
  • ・Slack
  • ・LINE(LINE Works)

ChatWork

ChatWorkは、チャット機能だけでなくタスク管理、グループチャット、ファイル共有も可能なチャットツールです。

無料でも利用できますが、作成できるグループチャット数が少ないので使用頻度が高いのなら有料版にアップデートしましょう。

公式サイト:ChatWork

Slack

Slackは、豊富なスタンプでのコミュニケーションや外部サービスとの連携機能が優秀なビジネスチャットツールです。プログラミングコードの投稿機能があるため、Web系・IT系の企業や部署で使われることが多いです。

公式サイト:Slack

LINE(LINE Works)

LINE(LINE Works)は、ビジネス版LINEです。会社単位で導入するものなので、LINE Worksの場合は会社が用意してくれます。

LINE Worksではなく、LINEをビジネスとしても使う場合はパソコンにLINEアプリをインストールして使いましょう。

公式サイト:LINE(LINE Works)

オンラインミーティングでよく使うWeb会議システム3つ

オンラインミーティングの機会が増えている中、よく使うWeb会議システムを3つ紹介します。

URLを取得しておけばルームの作成が必要ないものや友達としてつながっておいた方が便利なものと、それぞれに特徴があります。利用するシーンに合わせて使い分けたいですね。

代表的なWeb会議システムはこの3つです。

  • ・Zoom Meetings
  • ・Skype (Skype for Business)
  • ・Whereby

Zoom Meetings

Zoom Meetingsは、1対1の打ち合わせはもちろん複数人での会議や、オンラインセミナーにも使えるWeb会議システムです。

会議を主催する際はミーティングURLを取得し参加者に配布すればよく、手軽にミーティングを行えます。

公式サイト:Zoom Meetings

Skype (Skype for Business)

Skype for Businessは、個人向け無料インターネット電話サービスのSkypeにビジネス向けの機能を追加したWeb会議システムです。

Microsoft製品との相性がよく、在・不在がわかるのでチームミーティングに使われることが多いようです。

公式サイト:Skype for Business

Whereby

Wherebyは、URLを発行するだけでミーティング会場のセッティングができる手軽なWeb会議システムです。動作が軽く、他のWeb会議システムでは止まってしまうような回線状況でも不自由なく動くことで「どうしても落ちてしまう時の手段」として利用されることが多いです。

公式サイト:Whereby

仕事効率化ソフトを活用してできるビジネスパーソンになろう

普段の仕事を効率化するソフトから、よく使うアプリ・ソフトまでご紹介しました。

仕事をサボったり手を抜くのはよくありませんが、ソフトを利用して作業効率を上げるのは悪いことではありません。

自分の仕事スタイルにあった効率化ソフトを使って、できるビジネスパーソンを目指しましょう。

マイナビ学生の窓口編集部

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