お花見シーズン!花見の場で上司や同僚にデキるなと思わせるために覚えておきたいことまとめ

2016/04/01

新生活・準備

日本の3月から4月にかけてはお花見のシーズンです。会社でも新しい年度を迎え、そして新入社員を迎え、お花見でみなの親睦を深めようと、お花見のイベントが開かれます。そのお花見の幹事として企画から世話役までを担う人の多くが、会社に入って2年目になる新人社員です。「エー!なんで私が!」と言わずここは「分かりました。任せてください!」と言って企画を進めたいものです。


■お花見の幹事を頼まれたときは快く引き受けよう

上司からお花見の幹事をやるように言われたときは、快く引き受けたいものです。「なんで私ですか?」と言ってもどうせやることになるのなら、「ここはみんなで楽しめる企画にしよう!」と切り替えて企画を考えましょう。
実は考えようによっては、お花見の企画と言えども計画から実施、そして完了までは、一つのプロジェクトそのものです。将来任せられるプロジェクトを早い段階から任されていると考えれば、やる気といろいろなアイデアが湧いてくるものです。


■お花見は5W1Hで準備しよう

お花見の企画を進めるためには、プロジェクトと同じように5W1Hで考えます。すなわち、いつ、どこで、だれが、何を、どのように行うかの手順です。順番に見ていきましょう。


・いつ

お花見のスケジューリングです。お花見ができそうな日時を決めますが、開花予想は3月初めには出ますので、あらかじめ関係者全員にメールで希望日を打診しておきます。会社のイベントが行われる日は外すことがポイントです。


・どこで

お花見の開催場所です。お花見は会社の就業時間後に行いますので、会社の近くで交通の便がよい公園などのお花見が許可され、参加人数に応じた規模のお花見名所を探します。


・だれが

お花見の参加者です。お花見の企画を頼まれたときに、参加する部署などが伝えられますので、関係者に参加希望についてメールで打診し、人数を把握すると同時に名簿を作成します。なお、取引先など外部から人を招待するかどうかを上司に確認することも大事です。


・何を

お花見を運営するにあたって必要になるものです。規模にもよりますが一人ではできない規模であれば一緒に企画・実施するメンバー、予算、飲み物や食べ物、シートなどの必要資材をリストアップし、当日までに手分けしてそろえます。


・どのように

お花見当日のタイムスケジュールの作成と、お花見開催から終了までの進め方の作成です。少人数であればお花見の場所に行ってから場所を決めればよいのですが、大人数となるとあらかじめ場所を確保する必要があります。何時からそこに行って場所を確保するかなど事前にその場所に行って確認する必要があります。場所と日時が決まれば上司にあらかじめ報告し、当日の仕事を調整してもらいます。次にお花見の朝から終了までの時間割を決めることと、あいさつを誰にやってもらうかなどを決めてあらかじめ本人の了解を取っておきます。


最後に、お花見当日のスケジュールなどの企画詳細ができたら、参加者にメールで知らせておくことが大事です。特に会場までの案内と場所の詳細の案内を連絡し、当日戸惑うことがないようにしておきます。なお、もし当日雨が降ってお花見ができないときのための予備日などを検討しておきましょう。


■お花見の当日はどうするか

お花見の当日はできたスケジューリング通り進めれば良いでしょう。その日急に都合が悪く参加できない人の把握と、途中参加の人と連絡が取れるようにしておきます。お花見には大勢の人が来て楽しんでいますので、飲み過ぎで周囲に迷惑を掛けないよう配慮することが大切です。参加者の中には電車の都合があり、時間延長には応じられない人もいますので、終了の時間が来たらあいさつをして終わるようにします。会が盛り上がり終わりにくい雰囲気があっても、いったんは終了しけじめをつけることが必要です。


■お花見が終わったら片付けと報告はきちんとやろう

お花見が終わったときが幹事の終了ではありません。まずお花見の場所をきちんと後片付けすることが重要で、公共の場所であるためゴミが残るなど清潔になっていないと、周囲から「あの会社はダメ」と思われてしまいます。会社の名を汚すことは避けなければなりません。
企画を実施し終了したときには、上司に報告することが大切です。いわゆる報・連・相の徹底です。お花見が終了した翌日または次の週の初めに、企画を頼まれた上司に報告し、もし問題が残っていれば相談し適切に対処します。さらに、参加者全員に感謝と決算を報告し、来年もまた盛大に行う旨を伝えます。このとき、お花見のときの写真も社内WEB上で公開することも、社員同士の話題作りと親睦を深めるよいアイデアです。


■お花見の企画はプロジェクトの企画に通じる大事な仕事と考えよう

会社の仕事で実施されるプロジェクトは、5W1Hをうまく組み立てて進める仕事です。お花見の企画もこの様式に従って計画・実施されますので、ミニプロジェクトといってよいものです。このような重要なプロジェクトの一つの企画としてお花見の企画を考えれば、若いうちに経験できることは幸せといってよいでしょう。お花見の企画もきちんとやり遂げることができれば上司の評価も変わり、何かのプロジェクトが起きたときに、「あいつも参加させてみよう」と仕事の幅が広がるきっかけになることもあります。


また、お花見の企画を立てる上で重要なことは、一人で考え込まずに関係者に相談することです。関係者とは上司・先輩だけでなく、これまでに花見幹事を行った経験者やその土地に詳しい人などです。先輩は一人ではできないことは分かっていますから、相談すれば快く相談に乗ってくれます。相談は「ちょっとお茶しませんか」といった軽い感じで持ちかける方が効果的です。


お花見の企画といえども、最初から最後まで問題なくできることはまずありません。企画途中で何らかの問題が生じることが普通です。このときは関係者に連絡と相談し対処すれば、問題が大きくなる前に解決できます。このことは将来行うであろうプロジェクトの企画でも起こり得ることであり、お花見の企画で経験したことを将来生かすことができます。そのためにもお花見といえども真剣に、しかし楽しんで行いたいものです。


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