社会人ならメールの送信時間も気にするべき!非常識と言われないためのマナーとメール例文

2022/10/14

電話・メール

※記事全文を読むには会員登録(無料)が必要となります。

ビジネスメールは送る時間帯によっては相手に不快感を与えたり、失礼だと捉えられたりしてしまうかもしれません。
今回は、ビジネスメールを送る時間帯について、送ることを推奨する時間帯やNGとされる時間帯などをご紹介します。

さらに業務に追われて、後回しにしてしまった今日中に送信するハズだった取引先へのメールへの対処法についてもご紹介しますので、この記事で改めてメールの送信マナーの考え方を確認しましょう。

ビジネスメールを送るのに適した時間帯とは?

ビジネスメールを送るのに適した時間帯は、就業時間内のうち席を外している可能性が低く、多忙ではない時間帯です。

具体的にいうと、「始業開始1時間後から終業1時間前」くらいの時間帯に送信するのが理想だと言えます。

【非常識かも】営業時間内でもメールを避けるべき時間帯

始業開始1時間後から終業1時間前の時間帯であれば、一般的にメールを送信しても差し支えありません。

しかし、以下の3つの時間帯は、メール送信を避けたほうが無難だと言われています。

  • ・始業前30分
  • ・昼食時間帯(午後12時から午後1時)
  • ・終業前30分

ビジネスメールとは本来、仕事上の要件を伝えるメールですので、相手がすぐに確認できる業務時間内にメールを送ることが基本的なマナーです。

自分の身に置き換えて考えれば「仕事の話はできる限り業務時間内にしてほしい」と思いますよね。

したがって、お昼時間帯やギリギリに送信されることで相手に不快な思いをさせてしまう可能性があることを覚えておくと役立ちます。

急ぎのメールや当日中に送りたいメールは何時までが許される?

とはいえ、どうしても急ぎで見て欲しいメールや、今日中に送っておきたいメールがあるもの。

社風や個人の感覚に依存するため断定しづらいですが、一般的に許されるであろう時間帯は以下の2つが目安です。

  • ・早くても始業2時間前
  • ・遅くても終業2時間後

ただし、この時間帯に相手がいたとしてもリアルタイムで見てもらえるとは限りません。

どうしてもすぐに見て欲しいのであれば、電話と併用したほうが安全です。

その場合は、電話口で「お忙しいところ大変申し訳ないのですが……」などのように相手を気遣うことを忘れずに!

メール送信時間として非常識と取られるパターン

受信相手によっては、メールの送信時間帯として「非常識だ」と感じられてしまう時間帯があります。

非常識と取られるパターンを列挙しましたので、参考にしてみてください。

  • ・深夜から早朝にかけての時間帯
  • ・土日祝日など相手企業や自社企業の休業日
  • ・始業直前や直後の朝礼などの定時行事がある時間帯
  • ・昼食時間帯など離席者が多い時間帯

電話応対の常識とほぼ同じですよね。

マナー違反のメールは電話と同じく悪印象につながる可能性があるため、注意しましょう。

その他、マイナビフレッシャーズでは以下のシチュエーションにおいてもメール送信を控えることをおすすめします。

休日のメールもマナー違反

受信相手が休みの日受信、メールを送らないようにしましょう。

相手と自分の休みの曜日が違う場合は、ついつい忘れてしまいがちなので注意が必要です。

また、相手から事前に有給休暇の連絡を受けている場合は、よほど重要な内容ではない限り該当する日にもメールを送らないように配慮しましょう。

細かい心がけの積み重ねが、相手との気持ちよい関係性をつくる第一歩です。

休みの日が覚えられなかったり、特にチーム内で管理していないなどの場合は、相手の休日予定を付箋にメモして、デスク周りやパソコンに貼っておくことをおすすめします。

メールを送る曜日にも気をつけるべき

社会人の場合、同じ平日でも仕事始めの月曜日の午前中と仕事終わりの金曜日の午後では、相手の心理的余裕が違います。

つまり、以下のシチュエーションが想定できます。

  • ・仕事初めの月曜日午前は他の業務で見ている余裕がない可能性がある
  • ・週末金曜日の午後は、すでに仕事が終わり退社準備をしている可能性がある
  • ・月末・月初はどの職場もバタバタと忙しくメールも埋もれがちになる

上記以外にも年末年始・お盆・GWなどの連休明けや、休暇明けの場合はメールを開くのが遅くなりがちです。

緊急の用事であるなら、メールを確認してもらえたかどうかの電話連絡をしておきましょう。

ついメールの時間帯ばかりに気を取られてしまいますが、同時にメールを送る曜日にも気を遣うことで一歩先を行く社会人になれるでしょう。

業務時間外にビジネスメールを送る場合のマナー

業務上の都合でどうしてもメールを送る時間が遅くなるというケースは、社会人になればよく遭遇することのひとつです。

業務時間外にメールを送る際は、以下の点に気をつけましょう。

  • ・メール本文の冒頭で相手を気遣う
  • ・時間帯指定送信機能を活用する

この記事を読む読者の中には、まだ大学に在学中である場合もあるでしょう。

就活の際や教授へのメールを送る際にも参考になりますので、ぜひチェックしてみてくださいね!

メール本文の冒頭に相手を気遣う文言を加える

自分もしくは相手の業務時間外にメールを送信しなければならないという場合は、メール本文に相手を気遣う文言を加えましょう。

具体的には以下の文言がおすすめです。

  • ・夜分遅くに申し訳ございません
  • ・夜分遅くに失礼いたします
  • ・業務時間外のメール失礼いたします
  • ・業務時間外に失礼いたします。
  • ・業務時間外に申し訳ございません

相手先が返事を非常に急いでいる場合や、締め切りが今日中の仕事なのに業務時間内に送れそうにない場合などに活用できます。

「夜分遅くに」を使う適切なタイミング

「夜分遅くに〜〜」が使えるのは夜22時から深夜2時ごろまでが一般的です。

それ以外の時間帯は「業務時間外に失礼いたします」を使いましょう。

「時間帯指定送信機能」を使って送信忘れを防止

送信する内容の緊急性によっては、

「忘れそうだから今日中に送っておきたい」

ということもあるでしょう。

その場合は、メーラーにある「メール時間指定送信機能」を活用しましょう。

「メール時間指定送信機能」を使うことで、指定時刻になったら相手に自動的にメールを送信するという設定ができます。

送信先の業務時間内に時間設定することにより、相手の業務時間内にメールを届けられるだけでなく、送信忘れも防止できるでしょう。

業務時間外にメールを送る際の例文3つ

どうしても業務時間外にメールを送信しなければならないこともあるでしょう。

この項目では、業務時間外にビジネスメールを送る場合の例文を3つ紹介します。

この記事は会員限定です。ログインをすると続きをお読みいただけます。

会員でない方はこちら

会員の方はこちら

関連記事

新着記事

もっと見る

HOT TOPIC話題のコンテンツ[PR]

注目キーワード

 ビジネス用語・カタカナ語80選

 キャリアロードマップの一歩目

  • ピックアップ [PR]