【ビジネスメールの送信時間帯】気をつけたいポイントや夜遅い時間帯に送る際のマナーは？

ビジネスメールを送るのに適した時間帯とは？

そもそもビジネスメールとは、仕事上の要件を伝えるメールです。相手がすぐに確認できる業務時間内にメールを送ることが基本のマナー。もし自分が業務時間外にメールを受信した場合はどうでしょうか？ 恐らく、内容によっては気になって開いてしまうはずです。業務時間外にメールを送ったために、相手に残業を強いることにもなりかねません。

業務時間外のメールは相手の時間を少なからず奪う可能性があることを、念頭に置いておきましょう。

夜遅い時間のメールはNG

ではいったい、何時までのメールが許容範囲なのでしょうか。多くの会社では定時が17時~19時あたりに設定されているので、この時間帯までに送れば無難でしょう。

一方で、22時以降5時台など、夜遅い時間にメールを送らざるを得ない場合があります。しかし、夜遅い時間にメールを送ると、「自分が依頼したおかげで負担をかけているのではないか？」と、メールを受け取った相手に無用な心配をさせてしまうかもしれません。

さらに、夜遅い時間にメールをしていると「この人は遅くまで残業をしている人」という印象を与えかねません。すると、遅い時間から急な仕事を依頼されたり、あなたの会社に対して残業の多い会社だというイメージを与えたりする可能性もあります。以上を考慮して、夜遅い時間のメールは避けたほうがよいでしょう。

どうしても夜遅い時間にメールを送りたい場合の例文

どうしてもメールを送る時間が夜遅くになるケースもあります。夜遅い時間にメールを送るときは、理由を添えて送るようにしましょう。

例文：理由を添える

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お世話になっております。
夜遅くのメールとなり、申し訳ございません。
貴社にご依頼いただいた見積もりが先ほど出揃いましたので、
急ぎお納めしたく、当メールの添付にてお送りさせていただきます。
ご確認の上、ご不明な点がございましたら
当メールにご返信くださいますようお願い致します。

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夜遅い時間にメールを送る際、まずは「遅い時間」であることを詫びてから、遅くなった理由を添えましょう。ちなみに遅くなった理由を書くのは、メールを受信した相手に対する、以下のような配慮をする必要があるからです。

例文では、自身が依頼した「見積もり」を相手がすぐに送りたいため、メールが遅い時間に送られたことがわかります。「余計な負担をかけてしまった」と心配させたり、「遅くまで残業している人だ」という印象を持たせたりすることがありません。

次に例を挙げるのは、期限に間に合わない時、予めメールを送る場合です。ビジネスでは、「今日中＝今日の業務時間中」です。どうしても定時に間に合いそうにない際は、以下の例文のようにメールを送りましょう。ただし、時間帯は相手の会社の定時ギリギリではなく、2～3時間前の余裕のある時間に送るのがマナーです。

例文：期限に間に合わない場合

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お世話になっております。
貴社にご依頼いただいたお見積りの件、本日中にお送りする予定でおりましたが、
社内決裁に時間がかかり、遅い時間になってしまいそうです。
お送りする時間が遅くなり申し訳ございませんが、
ご承知おきいただきますようにお願い申し上げます。

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期限に間に合わない場合は、メールを送るのが「夜遅い時間」となることを予め相手に伝えます。そして、なぜ夜遅い時間にメールを送るのか、ここでも理由を添えてください。そうすることで、メールを受信した相手への配慮ができます。

遅い時間と同じように休日のメールもNG

相手が休みの日にも、メールを送らないようにしましょう。相手の休みが土曜日・日曜日、祝日であれば休日にはメールを送らないように注意します。また、相手から事前に有給休暇の連絡を受けていた時は、メールを送らないように配慮しましょう。

メールを確認する端末はスマホの場合もある

最近は、ビジネスにおいてもスマートフォンを持ち歩くシーンが増えています。メールを送った相手がスマートフォンでメールを確認しているとしたらどうでしょうか？ スマホでメールチェックできることを配慮すると、時間帯や曜日についてより注意する必要が出てきました。

相手のスマホで「メールを受信する度に音が鳴る」ように設定されていたら、深夜や休日のメールは迷惑になってしまうのです。ビジネスでスマホを携帯するシーンが増えてきたからこそ、メールを送る際は、今まで以上に時間帯・曜日のマナーに注意する必要があるでしょう。

まとめ

今回は、一般的に失礼のないメールを送る時間帯について説明しました。また、スマートフォンでメールチェックするビジネスパーソンが増えたことにより、メール送信の時間帯や曜日にはより注意する必要が出てきています。コミュニケーションは相手との関係性により、図っていくものです。相手を思いやる気持ちを持って、メールを送るようにしましょう。

監修・文／山崎英理夫

人事コンサルティング歴4年、人事歴8年。人事コンサルタントとして教育研修のプログラム開発、人事制度診断等を提供。また、企業人事として新卒・中途採用に従事し、人事制度構築や教育研修の企画・運用など幅広く活動。この経験を活かし、人材関連の執筆にも数多く取り組む。
http://erinanase.com/