あさひなペコ※社会人ならメールの送信時間も気にするべき!非常識と言われないためのマナーとメール例文

2022/06/23

電話・メール

メールを送信する適切な時間が知りたいと思っていませんか?

学生のことはあまり気にならなかったメールの送信時間帯も、教授や就活でのやり取りをきっかけに変化することは良くあります。

特に、ビジネスメールは送る時間帯によっては相手に不快感を与えたり、失礼だと捉えられたりしてしまうかもしれません。

そこで今回は、ビジネスメールを送る時間帯について、送ることを推奨する時間帯やNGとされる時間帯などをご紹介します。

さらに業務に追われて、後回しにしてしまった今日中に送信するハズだった取引先へのメールへの対処法についてもご紹介しますので、この記事で改めてメールの送信マナーの考え方を確認しましょう。

ビジネスメールを送るのに適した時間帯とは?

ビジネスメールを送るのに適した時間帯は、就業時間内のうち席を外している可能性が低く、多忙ではない時間帯です。

具体的にいうと、「始業開始1時間後から終業1時間前」くらいの時間帯に送信するのが理想だと言えます。

【非常識かも】営業時間内でもメールを避けるべき時間帯

始業開始1時間後から終業1時間前の時間帯であれば、一般的にメールを送信しても差し支えありません。

しかし、以下の3つの時間帯は、メール送信を避けたほうが無難だと言われています。

  • ・始業前30分
  • ・昼食時間帯(午後12時から午後1時)
  • ・終業前30分

ビジネスメールとは本来、仕事上の要件を伝えるメールですので、相手がすぐに確認できる業務時間内にメールを送ることが基本的なマナーです。

自分の身に置き換えて考えれば「仕事の話はできる限り業務時間内にしてほしい」と思いますよね。

したがって、お昼時間帯やギリギリに送信されることで相手に不快な思いをさせてしまう可能性があることを覚えておくと役立ちます。

急ぎのメールや当日中に送りたいメールは何時までが許される?

とはいえ、どうしても急ぎで見て欲しいメールや、今日中に送っておきたいメールがあるもの。

社風や個人の感覚に依存するため断定しづらいですが、一般的に許されるであろう時間帯は以下の2つが目安です。

  • ・早くても始業2時間前
  • ・遅くても終業2時間後

ただし、この時間帯に相手がいたとしてもリアルタイムで見てもらえるとは限りません。

どうしてもすぐに見て欲しいのであれば、電話と併用したほうが安全です。

その場合は、電話口で「お忙しいところ大変申し訳ないのですが……」などのように相手を気遣うことを忘れずに!

メール送信時間として非常識と取られるパターン

受信相手によっては、メールの送信時間帯として「非常識だ」と感じられてしまう時間帯があります。

非常識と取られるパターンを列挙しましたので、参考にしてみてください。

  • ・深夜から早朝にかけての時間帯
  • ・土日祝日など相手企業や自社企業の休業日
  • ・始業直前や直後の朝礼などの定時行事がある時間帯
  • ・昼食時間帯など離席者が多い時間帯

電話応対の常識とほぼ同じですよね。

マナー違反のメールは電話と同じく悪印象につながる可能性があるため、注意しましょう。

その他、マイナビフレッシャーズでは以下のシチュエーションにおいてもメール送信を控えることをおすすめします。

休日のメールもマナー違反

受信相手が休みの日受信、メールを送らないようにしましょう。

相手と自分の休みの曜日が違う場合は、ついつい忘れてしまいがちなので注意が必要です。

また、相手から事前に有給休暇の連絡を受けている場合は、よほど重要な内容ではない限り該当する日にもメールを送らないように配慮しましょう。

細かい心がけの積み重ねが、相手との気持ちよい関係性をつくる第一歩です。

休みの日が覚えられなかったり、特にチーム内で管理していないなどの場合は、相手の休日予定を付箋にメモして、デスク周りやパソコンに貼っておくことをおすすめします。

メールを送る曜日にも気をつけるべき

社会人の場合、同じ平日でも仕事始めの月曜日の午前中と仕事終わりの金曜日の午後では、相手の心理的余裕が違います。

つまり、以下のシチュエーションが想定できます。

  • ・仕事初めの月曜日午前は他の業務で見ている余裕がない可能性がある
  • ・週末金曜日の午後は、すでに仕事が終わり退社準備をしている可能性がある
  • ・月末・月初はどの職場もバタバタと忙しくメールも埋もれがちになる

上記以外にも年末年始・お盆・GWなどの連休明けや、休暇明けの場合はメールを開くのが遅くなりがちです。

緊急の用事であるなら、メールを確認してもらえたかどうかの電話連絡をしておきましょう。

ついメールの時間帯ばかりに気を取られてしまいますが、同時にメールを送る曜日にも気を遣うことで一歩先を行く社会人になれるでしょう。

業務時間外にビジネスメールを送る場合のマナー

業務上の都合でどうしてもメールを送る時間が遅くなるというケースは、社会人になればよく遭遇することのひとつです。

業務時間外にメールを送る際は、以下の点に気をつけましょう。

  • ・メール本文の冒頭で相手を気遣う
  • ・時間帯指定送信機能を活用する

この記事を読む読者の中には、まだ大学に在学中である場合もあるでしょう。

就活の際や教授へのメールを送る際にも参考になりますので、ぜひチェックしてみてくださいね!

メール本文の冒頭に相手を気遣う文言を加える

自分もしくは相手の業務時間外にメールを送信しなければならないという場合は、メール本文に相手を気遣う文言を加えましょう。

具体的には以下の文言がおすすめです。

  • ・夜分遅くに申し訳ございません
  • ・夜分遅くに失礼いたします
  • ・業務時間外のメール失礼いたします
  • ・業務時間外に失礼いたします。
  • ・業務時間外に申し訳ございません

相手先が返事を非常に急いでいる場合や、締め切りが今日中の仕事なのに業務時間内に送れそうにない場合などに活用できます。

「夜分遅くに」を使う適切なタイミング

「夜分遅くに〜〜」が使えるのは夜22時から深夜2時ごろまでが一般的です。

それ以外の時間帯は「業務時間外に失礼いたします」を使いましょう。

「時間帯指定送信機能」を使って送信忘れを防止

送信する内容の緊急性によっては、

「忘れそうだから今日中に送っておきたい」

ということもあるでしょう。

その場合は、メーラーにある「メール時間指定送信機能」を活用しましょう。

「メール時間指定送信機能」を使うことで、指定時刻になったら相手に自動的にメールを送信するという設定ができます。

送信先の業務時間内に時間設定することにより、相手の業務時間内にメールを届けられるだけでなく、送信忘れも防止できるでしょう。

業務時間外にメールを送る際の例文3つ

どうしても業務時間外にメールを送信しなければならないこともあるでしょう。

この項目では、業務時間外にビジネスメールを送る場合の例文を3つ紹介します。

相手が急いでおり、その返信としてのビジネスメール例文

まず冒頭で夜遅い時間のメールであることをお詫びしたうえで、なぜ送信が遅くなってしまったのかの理由が明確わかる一文を添えましょう。

自身の業務が間に合わず相手に業務時間外のメールを送る場合

ビジネスでは「今日中=今日の業務時間中」と捉えられることが一般的です。

どうしても定時に間に合いそうにない際は、定時に間に合わせるのが難しいと判断した時点で上司に相談し、相手に連絡しましょう。

時差があり相手の業務時間外にメールを送る場合

相手に対して前もって海外出張や出向について伝えても、相手は覚えていないかもしれません。

メール内に自身の状況を伝える文言がひと言があるだけで印象が違います。

例文では、冒頭および署名の最後の部分にロンドンに出張している旨および現地時間の何時に送信したのかを明記しています。

【フレッシャーズ注意】業務時間外のメール送信は自分の首を締める可能性も!

相手との関係にもよりますが、夜遅い時間にメールをしていると

「この人は遅くまで残業をしている人」

「少々遅くなっても仕事を引き受けてくれる人」

というように、思いもよらぬ印象を与える可能性があるため注意が必要です。 

特に社会人の場合、業務時間外だからといってメールの送信対応を続けていると、遅い時間から急な仕事を依頼されたり、あなたの会社に対して残業の多い会社だというイメージを与えたりする可能性があります。 

社風などにもよるため一概にNGとは言い切れませんが、業務時間外に来たメールは翌営業日に対応したり、自身も業務時間外に相手にメールしたりして、可能な範囲で双方の業務時間内で対応したほうが無難です。

メールを送られる時間は気にしないという人もいるが、どう対応したらいい?

「メールを送られる時間は気にしない」

という人も一定数いることから、果たして本当に業務時間をアレコレ考慮して対応すべきなのか、気になる人もいるでしょう。

迷った場合は「自分が業務時間外にメールを受け取ったらどう思うか」を軸に考えることをおすすめします。

自分だったらどう感じる?で対応するのもアリ

メールの送信時間を気にしない主義の人は、一般的に

「メールを確認するかしないかは相手の自由だから、業務時間外にメールしてもよい」

と考えているようです。

しかし、もし自分が業務時間外にメールを受信した場合はどうでしょうか。

内容によっては気になって開いてしまう人もいるかもしれません。

この行為が、結果的に残業や業務過多につながっては元も子もありませんよね。

プライベートの端末と会社のメールを同期している人もいることを忘れない

また、業種や人によっては、プライベート用のメールアドレスに会社のメールを転送していることも忘れてはいけません。

仕事のメール受信通知が夜中や休日といったプライベートの時間帯になることを考慮すると、受け取り手だけでなく、受け取り手と休日一緒に過ごしている人にとっても愉快なことではありませんよね。

「通知が迷惑なら非通知設定にすればいい」

という意見も散見されます。

しかし、職種も立場も違う人がいる中、自分基準で相手に意見を押し付けるのは少々ワガママなのではないでしょうか。

業務時間外のメールは相手の自由な時間を少なからず奪う可能性があるということを念頭に置き、今送信すべき内容か否かを考えたうえでメールを送信するのがスマートです。

まとめ:ビジネスメールは相手のことを考慮してこそ一人前

ビジネス上のコミュニケーションツールとしてメールが浸透している一方で、時間帯を気にすべきかどうかは悩みどころですよね。

メールの送信時間として非常識ではない時間帯の考え方としておすすめしたいのは、「やりとりしている相手によって基準を変える」ことです。

たとえば、定時が18時の会社へ20時にメールを送ったとしても、そんなに問題はないように思えます。

しかし、相手の会社が全員毎日定時退社するような会社とやり取りしている場合はどうでしょうか。

たとえ20時とそれほど遅い時間のメールでなくとも、受け取った相手に無用な心配をさせてしまう可能性がありますよね。

とはいえ、仕事に対する考え方は人それぞれですし、会社の社風によってもさまざまです。

もしかすると、夜どんなに遅い時間でもなるべく早く返事がほしいという人もいるかもしれませんよね。

頻繁にメールをやり取りする相手なら、ストレートに「メールのやり取りが多くなると思うのですが、送信してご迷惑な時間帯はありますか?」と聞いてみるという方法もあります。

大抵の場合は、快く答えてくれますよ!

この記事を参考に、自分だけでなく相手に配慮した時間帯でメールのやり取りをしてみてください!

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これでばっちり! ビジネスメールの基本の書き方まとめ【例文つき】

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