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社会人ならメールの送信時間も気にするべき!非常識と言われないためのマナーとメール例文

2021/07/09

電話・メール


ビジネスメールは送る時間帯によっては相手に不快感を与えたり、失礼だと捉えられたりしてしまう可能性があります。

業務に追われて、後回しにしてしまった取引先へのメール。今日中にメールを送ってしまいたいけれど、すでに時間は22時……そんなとき、業務時間外でもメールは送ってもいいのでしょうか。

今回は、ビジネスメールを送る時間帯について、送ってもよい時間帯とNGな時間帯など、送信マナーを確認しましょう。

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ビジネスメールを送るのに適した時間帯とは

ビジネスメールを送るのに適した時間帯は、就業時間内のうち席を外している可能性が低く、多忙ではない時間帯です。

具体的にいうと、「始業開始1時間後から終業1時間前」くらいの時間帯になります。

始業開始1時間後から終業1時間前の時間帯の中でも避けた方がいい時間帯があり、それは

  • ・始業前30分
  • ・昼食時間帯(午後12時から午後1時)
  • ・終業前30分

の3つです。

そもそもビジネスメールとは、仕事上の要件を伝えるメールです。自分の身に置き換えて考えれば、「仕事の話はできる限り業務時間内にしてほしい」と思いますよね。相手がすぐに確認できる業務時間内にメールを送ることが基本のマナーです。

急ぎのメールや当日中に送りたいメールは何時までが許される?

どうしても急ぎで見て欲しいメールや、今日中に送っておきたいメールが許される時間帯は、

  • ・早くても始業2時間前
  • ・遅くても終業2時間後

が目安です。

ただし、この時間帯に相手がいたとしてもリアルタイムで見てもらえるとは限りません。どうしてもすぐに見て欲しいのであれば、電話と併用した方がいいでしょう。

その場合は、電話口で「お忙しいところ大変申し訳ないのですが……」などと、相手を気遣うことを忘れずに。

メールを送られる時間は気にしないという人もいるが

メールを送られる時間は気にしないという人もいます。そういう主義の人は、「メールを確認するかしないかは相手の自由だから、業務時間外にメールしてもよい」と考えているようです。

しかし、もし自分が業務時間外にメールを受信した場合はどうでしょうか。恐らく、内容によっては気になって開いてしまうはずです。

人によっては、プライベート用のメールアドレスに会社のメールを転送していることもあります。メール受信通知が夜中や休日といったプライベートの時間帯になるのは、愉快なことではありませんよね。「通知が迷惑なら非通知設定にすればいい」という人もいますが、それを相手に求めるのはわがままです。

業務時間外のメールは相手の自由な時間を少なからず奪う可能性があることを、頭に置いておきましょう。

メール送信時間として非常識と取られるパターン

メールの送信時間帯として「非常識だ」と感じられてしまう時間帯があります。マナー違反のメールは電話と同じく悪印象になりますので、注意しましょう。

非常識と取られるパターンにはこんなものがあります。

  • ・深夜から早朝にかけての時間帯
  • ・土日祝日など相手企業や自社企業の休業日
  • ・始業直前や直後の朝礼などの定時行事がある時間帯
  • ・昼食時間帯など離席者が多い時間帯

この辺りは、電話応対の常識と一緒ですね。

休日のメールもマナー違反と覚えておく

相手が休みの日にも、メールを送らないようにしましょう。相手と自分の休みの曜日が違う場合は、ついつい忘れてしまいがちなので注意が必要です。

また、相手から事前に有給休暇の連絡を受けていたときは、その日にもメールを送らないように配慮してください。

細かい心がけの積み重ねが、相手との気持ちよい関係性をつくる一歩になります。覚えられないうちは、相手の休日を付箋にメモしてパソコンに貼っておいてもよいかもしれません。

メールを送る曜日にも気をつけるべき

時間帯と一緒にメールを送る曜日にも気を遣いましょう。同じ平日でも、仕事始めの月曜日の午前中、仕事終わりの金曜日の午後では、相手の心理的余裕が違います。

つまり、

  • ・仕事初めの月曜日午前は他の業務で見ている余裕がない可能性がある
  • ・週末金曜日の午後は、すでに仕事が終わり退社準備をしている可能性がある
  • ・月末・月初はどの職場もバタバタと忙しくメールも埋もれがちになる

ということです。

これ以外にも年末年始・お盆・GWなどの連休明けや、休暇明けの場合はメールを開くのが遅くなります。緊急の用事であるなら、メールを確認してもらえたかどうかの電話連絡をしておきましょう。

業務時間外にビジネスメールを送る場合のマナー

業務上の都合でどうしてもメールを送る時間が遅くなるケースもあると思います。

たとえば、相手先が返事を非常に急いでいる場合や、締め切りが今日中の仕事なのに業務時間内に送れそうにない場合などです。

そういった場合は、

  • ・夜分遅くに申し訳ございません
  • ・夜分遅くに失礼いたします
  • ・業務時間外のメール失礼いたします
  • ・業務時間外に失礼いたします。
  • ・業務時間外に申し訳ございません

を使うと覚えてください。

「夜分遅くに〜〜」が使えるのは夜10時から深夜2時頃までです。それ以外の時間帯は「業務時間外に失礼いたします」を使いましょう。

送信忘れを防ぎたいなら「時間帯指定送信機能」を使う

「忘れそうだから今日中に送っておきたい」という場合は、メーラーにある「メール時間指定送信機能」を使いましょう。

これを使えば、指定時刻に自動でメールを送信するよう設定することが可能です。送信を忘れることもなく、相手の業務時間内にメールを届けることができるでしょう。

業務時間外のメール送信は自分の首を締める可能性も

相手との関係によりますが、夜遅い時間にメールをしていると「この人は遅くまで残業をしている人、少々遅くなっても仕事を引き受けてくれる人」という印象を与えかねません。

すると、遅い時間から急な仕事を依頼されたり、あなたの会社に対して残業の多い会社だというイメージを与えたりする可能性もあります。

自分の身を守るためにも、遅い時間のメールはできるだけ避けたほうがよいでしょう。

業務時間外にメールを送る際の例文

業務時間外にビジネスメールを送る場合の例文を2つ紹介します。

相手が急いでおり、その返信としてのビジネスメール例文

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お世話になっております。 

返信が遅い時間になってしまい、申し訳ございません。

ご依頼いただいておりました見積もりが先ほど出揃いました。

急ぎご報告させていただきたく添付にてお送りさせていただきます。

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まずは夜遅い時間のメールであることを詫びてから、遅くなった理由がわかるような一文を添えるようにしましょう。

こちらの業務が間に合わず相手に業務時間外のメールを送る場合

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お世話になっております。 

ご依頼いただいておりましたお見積りの件です。

本日中にまとめてお送りさせていただきますが、 遅い時間になってしまいそうです。 

誠に恐れ入りますが、ご承知おきいただきますようにお願い申し上げます。 

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ビジネスでは、「今日中=今日の業務時間中」と考えてください。

どうしても定時に間に合いそうにない際は、定時に間に合わせるのが難しいと判断した時点で上司に相談し、相手に連絡をしましょう。

時差があり相手の業務時間外にメールを送る場合

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お世話になっております。 

日本では業務時間外のメールとなり大変申し訳ございません。

先日お問い合わせいただいた資料の件です。

このメールは、出張先のロンドンの現地時間14時過ぎにお送りいたしました。

-----

海外への出張や出向を相手に伝えていても、相手は覚えていないかもしれません。

メールに一文こちらの状況を伝える文言があるだけで印象が違います。

ビジネスメールは送信時間帯のマナーを守って一人前

メールの送信時間として非常識ではない時間帯の考え方は、「やりとりしている相手によって基準を変える」です。

たとえば、定時が18時の会社へ20時にメールを送ったとしても、そんなに問題はないように思えます。しかし、相手の会社が全員毎日定時退社するような会社であれば、たとえ20時とそれほど遅い時間のメールでなくとも、受け取った相手に無用な心配をさせてしまう可能性があるのです。

とはいえ、仕事に対する考え方は人によりそれぞれです。もしかすると、夜どんなに遅い時間でもなるべく早く返事が欲しい人もいるかもしれません。

頻繁にメールをやり取りする相手なら、ストレートに「メールのやり取りが多くなると思うのですが、送信してご迷惑な時間帯はありますか?」と聞いてみるといいでしょう。大抵の場合は快く答えてくれますよ。

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