メール本文の「宛先」はどう書くのが正解？ 書き方のマナーをおさらい

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メールの正しい宛先の書き方は？

＜社内メールの場合＞
社内宛にメールを送信する場合の書き方は、「○○部（課）・役職名・氏名・敬称（様）」が一般的です。例えば、山本部長や鈴木課長などの役職は敬称にあたるので、その後に様をつけてはいけません。つまり「山本部長様」は間違いです。

例）
総務部
課長
山本太郎様

例）
人事部
山田課長

メールを社内などの組織や部署宛の複数人に宛てて送信する場合は、「各位」の宛先を使用します。「人事部各位」「経理部各位」となります。「各位」という言葉は「様」と同じ敬称の一つです。「各位様」のように二重敬称となる間違った使い方をしないように注意しましょう。

例）
人事部各位
担当者各位

＜社外メールの場合＞
社外へメールを送信する際の宛先は、「会社名・部署名・役職名（肩書き）・氏名・敬称」という順番が一般的です。

例）
○○株式会社
営業部課長
山田太郎様

注意点として、社内メールの場合は苗字だけでもかまいませんが、社外の場合はフルネームで宛名を書いた方が無難です。そのほうがより丁寧で几帳面な印象を相手に与えます。

一斉送信の場合宛名を役職順にすべき？

複数の相手先に「CC」を使ってメールを一斉送信する場合、重要なポストや役職の順番に宛名を整える必要があるのか、ないのか、意見がわかれるところです。役職順にすること自体に手間がかかるため、役職順にする必要はないとする意見もあります。

「会社名・部署名・役職名（肩書き）・氏名・敬称」という宛名の順番は守りつつ、宛先の順番まで整える必要性はない、という意見が多数派です。
また、取引相手やクライアントの宛先は順番を先にして、社内の宛先は後ろに持って来たほうが望ましいという意見もあります。公平性を期すために50音順にするという方法もおすすめです。

「宛先」「TO」「CC」「BCC」を使い分ける

・「宛先」「TO」
相手が1人の場合に使用します。

・「CC」
「CC」は、Carbon Copy （カーボンコピー）を略したものです。メールを複数人へ一斉送信する際に使用します。「CC」を指定してメールを送信すると、指定したすべてのメールアドレスへ一斉送信されます。「CC」の場合は、受診者にすべての送信先とメールアドレスが表示されるので、社内や同じ組織に属したメンバーのみに使用するようにしましょう。

・「BCC」
「BCC」は、Blind Carbon Copy（ブラインド・カーボン・コピー）を略したものです。受信者には自分以外の宛先がわかりません。ほかのメンバーのメールアドレスが表示されないので、メールを一斉送信したいけれども、メンバーのアドレスを伏せたい、誰に送ったのかわからないようにしたいという場合に利用します。

「宛先」「TO」「CC」「BCC」を使い分ける際の注意点

「CC」や「BCC」で一斉送信する際には注意しなくてはいけない点がいくつかあります。

＜「CC」「BCC」を間違えて送信＞
うっかり「CC」「BCC」を間違えて送信するミスにはくれぐれも注意が必要です。CCで送ってしまうと、送信先のメールアドレスがわかってしまいますので、注意して間違えないようにしましょう。

＜「CC」で受診したメールにそのまま返信＞
「CC」で受診したメールに返信する際のミスとして、「CC」で受診した全員に返信してしまうというケースがあります。例えば、見積り書などを間違えて送るべきではない相手に送信してしまうと、ライバル企業に機密情報が洩れる恐れがあります。くれぐれも、返信先「CC」に不要アドレスを含めたまま送信するミスを避けるようにしてください。

まとめ

今回はメール送信する際の正しい「宛先」の書き方について解説してきました。一般的な宛先の書き方は「○○株式会社 営業部課長 山田太郎様」の順番になります。「○○株式会社 営業部山田太郎課長様」という宛名は間違いです。課長という役職は敬称も兼ねているので、「様」はいりません。また、「CC」「BCC」を使って一斉送信する際には、ミスがないように慎重に捜査するようにしましょう。以上のルールを守って、マナーを守ったメールを送りましょう。

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・執筆：山下ユキマル
デザイン事務所などでクリエイターを務めた後、現在はフリーライターとして活動中。毎週水曜日の夜にひらかれていたH賞詩人の現代詩教室に10年ほど通い、現代詩手帖やユリイカなどへの寄稿経験を持つ。趣味は料理とランニング。