社会人なら絶対に知っておきたい「覚書」の意味&書き方について

2015/11/04

ビジネス用語

ビジネスシーンではよく使われる「覚書」、学生の間はあまり耳慣れない言葉ですね。「覚書」という名前からは想像がつきにくいかもしれませんが、かなり重要な書類です。取引先との契約に大きくかかわってくる「覚書」の正しい書き方と、注意すべき点などをご消化します。
■「覚書」はどういうときに作成するのか

「覚書」というのは契約書の補助的な書類です。最終的な契約には「契約書」が不可欠になりますが、打ち合わせを行い、双方が合意した内容を詳細に記載した書類が「覚書」です。また、例えば、契約書で「価格については覚書で」などと示し、「覚書」にて、現在の価格を記載するという使い方をすることも多いです。たびたび変わる可能性のある内容を契約書に記載してしまうと、変わるたびに契約を締結することになります。覚書の場合は、契約よりも簡略化して処理できるので、このような手法がとられますもちろん、双方が内容を確認し、受領印が押された「覚書」は契約書と同様に、法的な効力を持ちます。そして、わざわざ契約をし直すほどではない変更点などは「覚書」で、双方の同意を得ることもあります。例えば賃貸料の変更など、契約の重要でない一部の変更は「覚書」で対応する場合があります。

■覚書の書き方

覚書には少なくとも以下の3点を記載します。

・書類作成期日
・双方の署名、捺印
・合意内容

そして、文頭は「甲○○○○と乙△△△△は、以下の内容について合意(承認、確認)しました」から始まり、文末には「以上について合意(承認、確認)した証として、甲乙署名捺印のうえ、各々1通を所持する」と明記しましょう。

重要なのは形式ではなく、内容です。

誰と誰がいつどういう内容で合意したのか、という点がきちんと押さえられており、双方の署名捺印があれば、正式な「覚書」として認められます。

内容が間違っていても、それが正式な契約となりますので、記載ミスなどには注意し、ダブルチェック、トリプルチェックを行うようにしましょう。

■覚書の内容を変更・修正するには

変更するときに重要なのは、そこに書かれている内容が効力を発揮する日付です。特に長期的な契約の場合、この日付が重要になります。いつまでの契約はこちらの覚書に従い、いつ以降については、変更後の内容に従うか。それを明記しておくことはかなり重要です。そして、少しでも契約内容などに変更があった場合は、必要に応じて覚書を作成し、保管しておきましょう。書類の作成、双方の署名捺印をもらうという手続きは手間がかかりますが、これをしないと後で大変なことになる可能性もあります。

現代ではメールやラインなどが連絡手段の主流ですが、双方同意の上、証拠が残るという意味では、覚書のようなものといえるかもしれません。ビジネスシーンでの覚書はかなり重要な書類です。形式や書き方には特にとらわれる必要はありませんが、記載すべき内容をきちんと記し、細やかなフォローを行うことが大切です。

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