仕事を早くする、Excel(R)の「８つ」の便利機能＆操作

アプリケーションソフトのなかでも、Microsoft(R) Office Excel(R)(以下、Excel)を使いこなすって難しいイメージがありませんか？　学生時代と同じノリで使っていると、その効率の悪さに驚くこともあるはずです。そこで今回は、Windows版Excelで、仕事をスムーズに進められるちょっとした便利な機能&操作方法をご紹介します。

※Microsoft(R) Office Excel(R)2010 にて動作確認を行っています。



●直前の操作を繰り返すショートカットキー

「F4」か「Ctrl＋Y」で、書式設定や行の削除やセルの塗りつぶしなど、セルを動かした先で直前の操作と同じ操作を繰り返します。セルの書式設定でたくさん条件を設定した場合、このショートカットキーを使えば、一発で直前の書式と同じ設定にできます。



●列番号(アルファベット)の境界線右端をダブルクリック

列番号(アルファベット)の右側の境界線をダブルクリックすると、その列の一番長い文字列に合わせてセル幅を自動調整してくれます。一つ一つの列をドラッグして幅を調節する手間が省けますね。



●一行おきに行を挿入する

「フィルタ」と「昇順」を使えば、一行おきに行を挿入できます。空いている列に、上から数字を「1，2，3，4...」と番号をふっていき、データが終わった空白の行から同じように「1，2，3，4...」と同じ数まで番号をふります。そのあと、フィルタ機能で「昇順」に並び替えると、「1，1，2，2，3，3，4，4...」と並ぶので、一行おきに行を挿入できます。



●見せたくないシートを非表示にする

相手によって見せたいデータと見せたくないデータは違うものですが、別々のブックを作るのが面倒というときに便利なのが、シートを非表示にする機能です。非表示にしたいシート見出しを右クリックして、「非表示」を選べばOK。再表示したいときは、どのシートでもいいので右クリックして「再表示」を選びます。「ファイル」の「情報」の「ブックの保護」で、他の人がシートを表示できないようにすることも可能です。



●セルの背景色をしましまにする

「条件付き書式」とMOD関数やROW関数、「条件付き書式」を使うと、あとから行を追加・削除しても色分けが崩れません。色分けしたいセルの範囲を選択して、「ホーム」タブから「条件付き書式」→「新しいルール」→「数式を使用して書式設定するセルを決定」を選び、数式に「=MOD(ROW(A1),2)=1」を入れて「書式」→「塗りつぶし」から背景色を選びOKを押せばでき上がり。



●元のセル幅をそのままにコピペする

表をコピーして貼り付けるときに、右クリックして「形式を選択して貼り付け」のなかから「元の列幅を保持」を選べばそのままのレイアウトで貼り付けることができます。貼り付けオプションのなかから「図」を選べば、表を画像として貼り付けることができるので、列幅の乱れを気にせずに、別々のシートの表を横並びに見ることができます。この貼り付けオプションはさまざまなパターンがあり、「表の縦横を逆にして貼り付ける」も覚えておくと◎。



●一度使ったグラフをテンプレートにする

グラフエリアを選択して、「デザイン」タブの「テンプレートとして保存」を選び、テンプレート名をつけて保存すればOK。グラフの配色や文字の書式など、気に入ったものを繰り返し使えるので能率アップ間違いなしです。



●すばやくウィンドウの表示を切り替える

Excelだけの機能ではありませんが、Alt+Tabで、同時に開いているウィンドウの表示をすばやく切り替えることができます。複数のウィンドウを横並びに表示しようとすると、見える範囲が狭くなりますが、このショートカットキーを使えば広画面のまますばやく見比べることができます。



今回は、Excelの機能や操作方法をご紹介しましたが、社会人になると使いこなせた方がよい関数も増えてくるはずです。IF、VLOOKUP、SUMIFSなどなど、覚えなければならない関数は仕事内容によってさまざまですが、Excelに強い人に聞いたところ「大切なのは関数や機能を覚えることではなく、それらを使いこなすための考える力」なのだそう。Excelは知れば知るほど奥が深いアプリケーションソフトなので、社会人になる前にあらためて学び直すのもいいかもしれませんね。



文●市川遥(エフスタイル)