新社会人必見！ 訪問＆来客応対のマナー＜後編＞【ビジネスマナー辞典】第11回

訪問・来客の際の紹介の順序

紹介の順序にも決まり事(プロトコル)があります。あなたが紹介をする立場に立ったときは、次の通りです。

「取引先社長と自社新入社員の場合」
1.社長に新入社員を紹介
「社長、こちらは、この春、弊社に入社しました新入社員の佐藤です。」

2.新入社員に社長を紹介
「佐藤さん、こちらがお世話になっている○○商事の社長の小島さんです。」

「目上と目下の場合」 1.目上の方に目下を紹介 2,目下の方に目上を紹介
「年長者と年少者」 1.年長者に年少者を紹介 2,年少者に年長者を紹介
「依頼者と被依頼者」 1.被依頼者に依頼書を紹介 2.依頼者に被依頼書を紹介
「男性と女性」 1.女性に男性を紹介 2,男性に女性を紹介

退去のタイミング

1.片付け始めか、まとめの言葉が終了の合図
打ち合わせが終わりに近づいたら、訪問者、若しくは担当者がテーブルの上においてある名刺を名刺入れの中にしまったり、資料などをまとめ始めます。また 「それでは、今回の件は本日お話しした方向でお願いします」など、まとめの言葉を発したら、それは商談終了の合図。あなたも片付けの準備に入りましょう。

2.荷物をしまう
テーブルの上においてある資料などを手早くカバンにしまい、名刺は、名刺入れの中にしまう前に額のあたりで再度「頂戴いたします」というしぐさをして、有り難くしまいます。

3.お礼を伝える
時間を割いていただいたことに対する感謝の気持ちを込めて「本日はお忙しいなか、ありがとうございました」と挨拶してから、相手の指示に従って応接室を出ます。

CHECK！ 退去の際の注意事項

あなたが新入社員の場合は、 相手が商談終了の合図をするまでは、自分から書類などを片付けたり、おいとまをする姿勢は見せないように。

もしも、商談が長引き、あなたが次のアポに遅れそうになったら、 次のアポとの優先順位を即座に比較検討します。次のアポを優先させる場合は、「●●さん、大変申し訳ございません。本日これから次の約束があるため、そろそろ失礼をさせていただいてもよろしいですか？勝手を申し上げて恐縮ですが、この続きは後日あらためてお時間をとっていただく方向で宜しいでしょうか？」と言い、失礼をします。

また、現在の商談を優先する場合は、 次のアポに完全に遅れることが分かった時点で一度商談を中断し、次のアポ先へ遅れる旨の連絡を入れましょう。商談を中断できない雰囲気の場合でも、次のアポ先には遅れる旨の連絡を事前に入れるように。

もしも、最悪、商談途中で連絡を入れることが出来ず、約束の時間を過ぎて連絡を入れざるを得なくなった場合は、深くお詫びをする以外ありません。その会社の担当者と信頼関係を築いていれば許してくれることもあるかもしれませんが、通常このような行為はあなたに対する信用、信頼をなくし、それはイコール会社の信頼までも失う結果になります。仕事をしていればさまざまなシーンに遭遇しますが、 その瞬間、瞬間に相手の立場に立ち、今、自分にできる限りの行動を誠意をもってとること。この気持ちと姿勢が大切です。

※重要な話は終わり、すでに雑談になっている場合は、「●●さん、大変申し訳ございません。本日これから次の約束があるため、申し訳ございませんが、そろそろ失礼をさせていただいてもよろしいですか？」と自分から切り出して次の訪問先へと向かいましょう。