健康診断書は開封せずに郵送するの? 提出先・提出方法のマナーについて解説

2022/05/26

入社準備

<目次・お困りごとの解決策>

1.企業へ健康診断書を郵送するときのポイント 

2.インターンでも健康診断書は必要?

3.健康診断書の提出が遅れる!そんなときの対処法 

4.大学卒業後すぐ就職しなかった既卒でも健康診断書は必要?

5.健康診断書と健康診断証明書の違いについて 

▼<ほかの内容が気になる方は・・・>入社準備に関する記事はこちら

企業へ健康診断書を郵送するときのポイント


病院から健康診断書が送られてきた場合、 原則として封は閉じたままにします。

そして、 送付状と健康診断書をクリアファイルにはさんで、封筒に入れましょう

封筒の色は白色や茶色など、派手でない色を選択してください。

多少お金はかかりますが、特定記録サービスを使ってもよいかもしれません。

特定記録サービスとは、郵便物の引き受けを記録するサービスです。

お金がかかる点がデメリットですが、記録をしっかりと取っている人物だと企業側に信頼させる点では、メリットとなります。

<健康診断書を送る際のポイント>

  • ・開封せずに封筒へ
  • ・送付状とともにクリアファイルに挟む
  • ・封筒の色は茶色か白などの無難な色

健康診断書の送り方【送付状の書き方】

健康診断書を郵送するときは、送付状を添えると丁寧でしょう。

基本的には、履歴書や成績証明書などを郵送するときと書き方は同じです。

送付書類の箇所は「健康診断書」と書きます

健康診断書の送り方【封筒の書き方】

封筒は、表面に相手先の住所や宛名を書きます。 住所は、省略せずに正式名称で記入しましょう。

宛名は、わかっていれば氏名に「様」を付けて書きます。


<例>「〇〇株式会社人事部 △△様」


このとき、 名前間違いはしないように気をつけましょう

たとえば、「わたなべ」でも「渡辺」「渡部」「渡邊」「渡邉」など、複数あります。

もし、 氏名がわからなければ「人事部 ご担当者様」と記載すると良いです。

また、 「健康診断書在中」と朱書きで書くようにします。

郵便局員や会社の担当者に中に何が入っているか伝えるためです。

朱書きだけではなく赤色のマーカーで囲むなどして、目立たせることも可です。

裏面には、自分の住所と氏名を記入します。

何かトラブルになったときに、自分の元へ返ってくることもあるためきちんと書きましょう。

健康診断書は折らずに封筒に入ること

健康診断書の提出先・提出方法

健康診断書の提出の仕方は、 基本的に病院や健診センターなどから送られてきたままの形で郵送するのが好ましいです。

もし、封筒に入っていたらそのまま開封せずに別の封筒に入れます。

封筒に入ってない場合は、A4サイズのクリアファイルにはさんで封筒に入れるのがベターでしょう。

三つ折りにすることがNGというわけではありませんが、原則として書類は折らないほうが良いです。

ただし、病院や健診センターから三つ折りになって渡されたときは三つ折りのままでも問題ありません。

医療関係の書類は、中身が透けて見えないように三つ折りで送られてくることが多いため、 たとえ三つ折りでも失礼にはなりません

厳封されているものは封を開けずに郵送がマナー

健康診断書や成績証明書など厳封されている書類に関しては、 わざわざ封を開けて入れ替えるのではなく、そのまま送るのがマナーになっています。

封を開けないことによって、偽装をしていない証明にもなるからです。

健康診断書のコピーは原則NG

健康診断書は原本を提出します。

会社によってはコピーでも問題ない場合もありますが、何も指定がなければ原本を提出しましょう。

インターンでも健康診断書は必要?

インターンでも健康診断書の提出が必要な会社もあります

その場合は、どの項目の診断を受ける必要があるのか、いつまでに提出すればよいのか、などを確認しましょう。

健康診断書の発行には1週間ほどかかることもあるので、余裕をもった行動を心がけましょう。

健康診断書の提出が遅れる!そんなときの対処法

健康診断書の提出が遅れることがわかったときは、速やかに会社の担当者に連絡しましょう。

遅れてからの事後報告は印象がよくありません

先に連絡をして、いつまでに提出できるかを伝えるとよいです。

健康診断書が遅れることについて問題はありません。

大切なのは、そのあとの行動です。

健康診断書が間に合わない場合は電話連絡するべき?

健康診断書が期日までに間に合わない場合は、 メールではなく電話で連絡するのが好ましいでしょう。

メールより電話のほうが早く伝わります。

電話で報告したあとに、メールでも同じことを伝えると担当者の頭にも残りますので、丁寧な態度であるといえるかもしれません。

提出日に間に合わないことを報告するのは、社会人になるにあたってあまりよい印象を与えません。

速やかに報告することを心がけましょう。

大学卒業後すぐ就職しなかった既卒でも健康診断書は必要?

既卒で就職をする場合も健康診断書は必要になります。

健康診断は定期的に受けておき健康診断書を発行しておくと、スムーズに提出できるでしょう。

健康診断書と健康診断証明書の違いについて

「健康診断書」と混同しやすいものとして「健康診断証明書」があります。

「健康診断書」とは、医療施設で受けた所見・結果をもとに、医者が診察のうえ医師の捺印で証明するものです。

一方、「健康診断証明書」は、定期健康診断で得られた所見を電子印で印刷して証明するもの、という違いがあります。

まとめ

就職活動中、または転職活動中は会社から健康診断書を郵送で提出するように、連絡が来ることも想定されます。

その際は、以下のポイントについて確認しましょう。

  • ・開封しない
  • ・クリアファイルにはさむ
  • ・白色、茶色の封筒にいれる
  • ・「健康診断書在中」と朱書き

健康診断書が遅れるときは、あらかじめ早めに連絡しましょう。

会社に提出するときは、 気配りを忘れずに対応するように心がけてください

こういった対応が、企業への信頼へとつながります。

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