メールでアポイントを取る際の書き方と例文は?

2018/07/27

電話・メール

営業職でよく聞く「アポ取り」という言葉。営業ではアポイントが取れるか否かが業績に直接結びつくため、とても重要な工程です。アポ取りの手段は電話のみならず、最近はメールでのやり取りが増えています。そこで今回は、アポイントを取る際のメールについて、例文を交えながら書き方などを詳しく解説していきましょう。

メールでアポイントを取る際の書き方と例文

業績に結びつくアポイントの取り方

営業では、アポイントが取れた時点で商談の半分は成功しているといわれることがあります。お客様が貴重な時間を割いてまで話を聞いてくれるのですから、紹介する商品やサービスがお客様のニーズに合致さえすれば、商談はおのずと成功するはずです。

ただし、曖昧なアポイントメールでは貴重な時間を割いてくれません。
では、どのようなアポイントメールなら「時間を割いて聞いてみようかな」と思ってくれるのでしょうか。優れたアポイントメールを作成するには、ちょっとしたコツがあります。以下のようなポイントを押さえ、自社製品・サービスに応じてカスタマイズしながら作成してみてください。

<アポイントメールを作成する2つのポイント>

1.お客様との接点を作る

アポイントを取るためには、自己紹介を行って怪しまれないようにする必要があります。また、アポイントメールを作成する上で最初のハードルになるのは、読んでもらえるかもらえないかです。知らない宛先から来る、メールはほぼ読まれずに削除されてしまうでしょう。削除されないようにするためには、常日頃からご挨拶をするなどして顔なじみになっておくこと、あるいは保守サービスを通じて課題を伺うなど、接点を持っておくことがポイントになります。

また、要件がすぐにわかるように、メールの件名に工夫を加えることも大切なポイントです。件名を見てメールを開いてもらうことが、アポ取りの第一関門になります。

2.お客様が求めている商品またはサービスかどうか

お客様や取引企業が、購入を検討している商品であること。または、導入を検討しているサービスであるということも、アポ取りの成否を決定するポイントです。常日頃からこまめに訪問したり、他サービスの保守点検などで出入りしたりしながら、他に必要としている商品(サービス)はないかリサーチしておきましょう。

これらの要素が揃ってから、実際にアポイントメールの作成へ取りかかりましょう。

アポイントメールの例文

<既存のお客様へ新商品を紹介したい>


件名:
新商品のご紹介に関するご面談のお願い

本文:
○○株式会 ○○課
課長 ○○様

平素より格別のお引き立てをたまわり、誠にありがとうございます。
○○株式会社の○○と申します。
先日は、○○の件で貴重なお時間をいただきまして誠にありがとうございました。

本日は、先日のお話にもあがりました、○○の問題を解決するために弊社が開発した
新商品につきまして、改めてご説明の機会を頂きたくご連絡を差し上げました。
ご多忙の中誠に恐縮ではございますが、以下日程の中から
○○様のご都合のよい日程をお聞かせいただければ幸いです

第一希望:○○月○○日 10:00~11:30
第二希望:○○月○○日 14:00~15:30
第三希望:○○月○○日 15:00~16:30

・弊社訪問者
〇〇部 〇〇課 〇〇 他3名

上記にてご調整が難しいようでしたら、○○様がご対応可能な日程を
いくつか候補としてご返信くださいませ。


<新規のお客様へ新商品を紹介する面談のお願い>


件名:
業務を大幅に改善させる経理ソフトのご紹介

本文:
〇〇株式会社 〇〇部
〇〇様

貴社におかれましては、ますますご盛栄のことと拝察いたします。
この度は○○株式会社様からのご紹介に預かりまして、
当社の新商品をぜひ貴社のご担当者様へご紹介させていただきたく
連絡を差し上げました。

従来の当社の商品を大幅に改良させた新しい○○は、
経理の業務を大幅に削減させて貴社の業績アップに
必ず貢献できるものと考えております。
お忙しいこととは存じますが
ぜひ一度、ご紹介をさせていただけましたら幸いです。

ご多忙とは存じますが、担当者様のご都合のよろしいお時間を
以下の3つの中からお選びください。

第一希望:○○月○○日 11:00~11:45
第二希望:○○月○○日 14:00~14:45
第三希望:○○月○○日 15:00~15:45

・弊社訪問者
〇〇株式会社 〇〇部 〇〇 他2名


アポイント取りを成功させるためには、ただテンプレートのようなメールを送るのではいけません。相手との関係性や目的、タイミング等を考慮したうえで、読まれるメール文を作成しましょう。ここでご紹介したポイントを踏まえつつ、お客様が「会って話だけでも聞いてみようかな」と思えるようなメール文を検討してください。


・執筆:ヤマダ ユキマル
広告代理店を経て、求人サイトのコンテンツライター、ビジネス関連サイトのライターとして活動中。

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