企画書や卒論で使える、資料作りのテクニック

2011/12/17

ビジネス用語

仕事で使う資料や卒論を作るとき、書きたいことはしっかりあっても、パワーポイントに落とし込むとイマイチぱっとしない......なんて経験はありませんか? 見映えがイマイチだと、読んでもらえるかも不安になりそうです。センスのいい資料の作り方、誰か教えて〜!

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今回のちょいたつ(ちょい達人の略)は、広告代理店で営業として働く太田さん(仮名)。入社4年目にして30社のクライアントを持ち、毎年決算の時期には大量の報告書や提案書を作成しているそうです。今回はそんなプレゼンマスターの太田さんに「誰が作っても綺麗になる企画書のテクニック」を聞きました。

■使う色は3色だけ

「よくやる失敗としてあげられるのは、色を使いすぎて最終的にどこが大事なポイントなのか伝わらなくなってしまうこと。目立たせたいポイント=赤、グラフ=薄緑、見出し=青など、目的別に3色に分けると、全体の見た目がすっきりします」

−目的もなく色を多彩にしても、読み手の混乱を招くだけなんですね。

■図に縁取りを

「グラフを挿入するなら、図に枠を付けることで一気にスマートな印象になります。枠の淵のサイズは0.75pt、色は薄めの灰色がベスト。やるとやらないとでは見た目にかなり違いが出てくるので、ぜひ取り入れてみてください」

−ひと手間かけるかかけないかで、差がつくのですね!

■フォントサイズを細かく設定

「出来るだけメリハリをつけるため、『見出し』、『本文』、『まとめ』の一文は文字の大きさをそれぞれ変えて設定します」

1.『本文』の文字サイズは11に設定します。このサイズなら、割り付け印刷(1枚の用紙に複数ページを分けて印刷すること)でも十分読みやすくなります。

2.『大見出し』は本文の2倍〜3倍の大きさがベスト。この場合、28から36に設定します。

3.『小見出し』は本文よりわずかに目立つ程度でOK。16から20に設定しましょう。また、人は大きい文字の方が目で追いやすいので、『前年比○%増』などの目立たせたいワードや、興味を惹くフレーズは必ず見出しに入れましょう。

4.『まとめ文』は、フォントがあまりに大きくなるとかえってくどい印象になりがち。本文の文章と同じサイズか、やや大きめの13から14くらいが妥当です。

−読み手の視線を意識して、文字のサイズで企画書にメリハリをつけるとより読みやすくなるのですね。

■ひとことアドバイス

「女性向けの商品やイベントなどを企画書をつくるときにおすすめなのが、文字の色をすべて『灰色』に設定すること。ふんわり優しい印象になるので、女性のプレゼンターにも人気のテクニックです」

企画書作成だけでなく、学生なら卒論にも生かせるのではないでしょうか。見た目が綺麗だと、読み手の興味もより一層引けそうですよね! みんなが読みたくなるようなプレゼン資料作り、是非あなたも実践してみてください。

(山本莉会/プレスラボ)

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