電話を上手に取り次ぐにはどうしたらいい？

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2015/06/15

今オフィス事務のバイトをしています。そこで電話受けも任されているのですが、聞きなれない社名と相手の名前を一気に言われるとどちらかがわからなくなり、上手く取次げません。実際働き始めてからも電話受けは必須だと思うのですが、上手く対応するにはどうしたらようのでしょうか？

★楢木さんからのアドバイス

電話の聞き取りは、時間が解決してくれます。聞き慣れた社名が多くなり、聞き慣れた名前も多くなるからです。聞き取れない部分を補えるような耳もできてきます。
しかし新人の頃はそうはいきません。そこで２つのことを心がけるとよいと思います。第１はいつもメモを持っていること。電話でも口頭の話でも、すぐにメモを構えることです。メモにすることで、聞き直す手がかりを確保できますし、連絡に誤解やミスがなくなります。
第２は、臆せずに聞き直すことです。どの会社でも新人は電話を受けることが下手なものです。聞き直していると、相手も新人だと気づいて、それなりに理解を示してくれるでしょう。相手からお叱りを受けてしまったら素直に謝ればいいことです。誰でも、一挙にベテランにはなれないのですから、こんな状態の自分を許してあげることが大事なのです。

■回答：楢木望（ならき　のぞむ）

1948年東京生まれ、千葉大学教育学部卒業。1971年リクルート入社。「月刊就職ジャーナル」編集長など歴任。1985年にライフマネジメント研究所設立。採用・教育・就職コンサルタント。ニューズレター「採用と人材の手帖」発行人。「内定者のための学習メールマガジン」開発。メールマガジン「キャリア・キッチン」発行。http://www.lmi-tokyo.com